КАРТОЧКИ ДОКУМЕНТОВ

Карточки документов предназначены, как следует из названия, для описания документов. В состав приложения «Делопроизводство» включены карточки для регистрации входящего, внутреннего, исходящего, универсального и архивного документов, каждая из которых, за исключением универсального документа, содержит определенные по умолчанию поля, набор которых нельзя изменить. Однако администратор или пользователь, обладающий достаточными правами, может на их основе создавать новые виды документов, из которых могут быть исключены заведомо ненужные поля и даже целые вкладки, а вместо этого добавлены поля, которых нет в изначальном документе, но которые необходимы для регистрации документа такого вида.

Просмотр формы карточки может производиться:

• в области предварительного просмотра в правой нижней части окна Навигатора. Отобразить (скрыть) область предварительного просмотра можно нажатием соответствующей кнопки на панели инструментов Навигатора или путем выбора в главном меню команд Вид >  Область предварительного просмотра;
• непосредственно в окне формы карточки, вызвать которое можно двойным щелчком левой кнопкой мыши по названию карточки в области просмотра содержимого папки или выбором соответствующего пункта из контекстного меню, раскрывающегося при нажатии правой кнопкой на названии карточки.

Редактирование карточки возможно только в окне формы карточки и недоступно в области предварительного просмотра. Кроме того, карточка может быть недоступной для редактирования, если в настоящий момент редактируется каким-либо другим пользователем (заблокирована) или если у пользователя недостаточно прав для редактирования данной карточки.

Нумерация документов производится согласно принятому в организации (и определенному в справочнике нумераторов) способу нумерации (по типам документов или по подразделениям); номера присваиваются в соответствии с правилами, определенными в справочнике нумераторов.

При создании карточки документа генерируется штрих-код, который можно распечатать на первой странице бумажного документа; после потокового сканирования документов штрих-код будет распознан, а к карточке документа автоматически присоединен файл, содержащий изображение и/или текст бумажного документа.

Карточки документов можно связывать в цепочки; один и тот же документ может находиться в различных цепочках связанных документов, в общем случае — иерархических и доступных для просмотра.