АРХИВИРОВАНИЕ ДАННЫХ

Архив DocsVision предназначен для хранения данных, представляющих интерес для организации, но не используемых в ее повседневной деятельности. В Docsvision 4.1 в архив могут быть помещены карточки всех типов, входящих в приложения Делопроизводство и Управление процессами, и карточки тех созданных пользователями типов, для которох предусмотрена архивация.

Архивирование данных является административной задачей, рядовой пользователь не имеет прав на выполнение этой операции. Работать с архивом могут только пользователи, включенные в следующие группы:

• DocsVision Archive Operators: включенный в эту группу пользователь может архивировать, разархивировать и находить в архиве только те карточки, на работу с которыми у него есть права (минимальные требования — права на чтение);
• DocsVision Administrators: пользователь, входящий в эту группу может работать со всеми карточками архива.

Внимание

С находящимися в архиве карточками невозможны любые действия, включая просмотр. Для просмотра содержимого такой карточки ее необходимо разархивировать.

Поместить карточку в архив можно двумя способами:

1. Выполнив следующие действия в Навигаторе:
   • Выделить карточку в Навигаторе.
   • Выбрать из контекстного меню опцию Свойства.
   • На вкладке Общие установить флажок Архивирована (рис. 8.1).

   

   Рис. 8.1. Вкладка Общие свойств карточки

2. С помощью универсальной функции бизнес-процесса, указав при настройке ее параметров в качестве типа карточку DV, а в качестве функции — архивировать карточку. Этим способом можно поместить в архив не только единичную карточку, но и коллекцию.

Для извлечения карточки из архива достаточно снять флажок Архивирована на вкладке Общие свойств карточки.

Карточки, помещенные в архив, могут отображаться в области просмотра содержимого папки или быть скрыты. Чтобы отобразить (скрыть) в общем списке архивированные карточки, нужно выбрать в меню Навигатора команду Вид > Показывать архивированные объекты (присутствует только у тех пользователей, которым разрешена работа с архивом); иконка такой карточки в правом нижнем углу помечается буквой А: .

Пользователь, которому разрешена работа с архивом, может найти находящуюся там карточку, используя атрибутивный поиск и указав в качестве значения статус архивации Не архивирован или Архивирован (предварительно необходимо установить флажок Искать в архивированных карточках на вкладке полнотекстового поиска). Подробнее о составлении запросов для поиска архивированных карточек можно прочитать в документе «Руководство администратора Docsvision».

Примечание

Карточка, никогда не помещавшаяся в архив, ищется с применением условия Значение не задано.

Пользователи, не имеющие прав на работу с архивом, могут составить запрос на поиск находящихся в нем карточек, но поиск по их запросу не даст результатов.