Управление электронными документами

 

Типы карточек электронных документов

 

Общие положения о типах карточек электронных документов

Каждый документ в системе DIRECTUM имеет карточку, которая содержит основные реквизиты документа, например, номер и дата документа, тема, автор. Всего существует несколько типов карточек электронных документов, каждый тип карточки имеет свои набор реквизитов.

Тип карточки определяется на этапе создания документа и может быть изменен в окне состояния документа.

Для разных видов документов в системе разработаны свои типы карточек. При этом несколько видов документов могут быть описаны с помощью одного типа карточки. Например, виды документов: Заявления сотрудников, Служебные записки, описываются с помощью карточки Заявления.

Зависимость типов карточек от видов документов задается администратором на этапе настройки системы в справочнике Виды электронных документов. При необходимости в системе могут добавляться новые виды документов и типы карточек. В типовую поставку системы входят следующие настроенные типы карточек электронных документов:

·         договорные документы;

·         документы произвольной формы;

·         заявления;

·         письма входящие (официальные);

·         письма исходящие (официальные);

·         приказы кадровые;

·         приказы по основной деятельности;

·         шаблоны электронных документов.

В карточке документа любого типа кроме стандартных кнопок, есть следующие кнопки:

Кнопка Права доступа предназначена для назначения прав доступа к документу.

Кнопка Подписи предназначена для печати списка ЭЦП документа (исключение тип карточки «Шаблоны электронных документов»).

Кнопка РКК предназначена для создания или просмотра регистрационно-контрольной карточки (исключение — тип карточки «Шаблоны электронных документов»). При нажатии этой кнопки если для документа нет ни одной регистрационно-контрольной карточки, то создастся новая РКК. В случае существования регистрационно–контрольной карточки на данный электронный документ при нажатии на кнопку РКК, она откроется. Если по документу заведено несколько РКК, откроется список всех РКК, относящихся к данному документу. При этом если в этом списке нет ни одной РКК по месту регистрации пользователя, то будет сообщение:

Кнопка Создать предназначена для создания РКК по новому месту регистрации. При нажатии на кнопку создастся новая РКК по месту регистрации, к которому относится пользователь.

Кнопка Посмотреть предназначена для просмотра существующих РКК. При нажатии на кнопку откроется список всех РКК, относящихся к данному документу.

Кнопка Штрих-код предназначена для формирования RTF-отчета со штрих-кодом документа. При нажатии этой кнопки формируется документ вместе со своим штрих-кодом.

 

 

 

См. также:

·         Документы произвольной формы;

·         Заявления;

·         Письма входящие (официальные);

·         Письма исходящие (официальные);

·         Приказы кадровые;

·         Приказы по основной деятельности;

·         Шаблоны электронных документов.