Настройка модулей системы DIRECTUM

Общая настройка

Рекомендации по настройке папки «Общая папка»

«Общая папка» предназначена для размещения ссылок на документы, которые должны быть доступны всем пользователям системы.

При первом входе в систему папка «Общая папка» имеет типовую структуру. В ней выделена папка «DIRECTUM» для документов, описывающих систему DIRECTUM, и папки для документов, связанных с работой различных подразделений.

В процессе внедрения структуру папки «Общая папка» можно доработать в соответствии с потребностями организации. Например, можно удалить те папки, которые есть по умолчанию, изменить их вложенность или создать новые папки (описание работы с папками см. в руководстве пользователя).

При этом рекомендуется придерживаться следующих правил:

·         название папки должно быть содержательным само по себе, а не только в контексте конкретной папки, например, «Бюджет закупок на 1 квартал 2007», а не просто «Бюджет закупок». Это позволит правильно оценить ее содержание при обращении к ней через поиск папок;

·         количество элементов в папке должно быть таким, чтобы помещаться на один экран проводника системы. Это сделает работу более удобной, т.к. не потребует использование скроллинга. Регулировать количество элементов можно выделением вложенных папок;

·         за каждую папку должен быть назначен один ответственный, который будет проводить контроль и оптимизацию размещенных в папке документов;

·         права на изменение папок должны иметь только ответственные и те пользователи, которым это действительно необходимо в процессе работы, а все пользователи должны иметь права только на просмотр. Это позволит избежать случайного изменения содержимого папки.

См. также:

·         Структура дерева папок;

·         Рекомендации по настройке папки «Компоненты».