Отметка о списании документа в дело 

 

Замечание.  Для списания документов в дело, пользователь должен иметь в текущей картотеке соответствующее право.

Проставление отметки о списании документа в дело:

  1. Откройте окно журнала передачи документа в режиме редактирования. 
  2. Если требуется сделать отметку о списании в дело определенного оригинала или копии, выделите требуемую запись и щелкните кнопку  на панели инструментов окна журнала. Откроется окно справочника Номенклатура дел. 
  3. Если же поиск соответствующей записи в журнале займет много времени, то независимо от того, какая запись выделена – оригинал или копия документа, нажмите кнопку . Откроется окно справочника Номенклатура дел.
  4. Выберите открытое дело, в которое требуется списать документ. Списать документ в закрытое дело нельзя.

В ЖПД появится запись о списании документа. При этом:

  • если при списании документа в дело использовалась кнопка , это будет запись о списании в дело определенного оригинала/копии;
  • если же использовалась кнопка  – запись о списании в дело первого оригинала документа.
  1. При использовании кнопки  в нижней части окна журнала, в полях Списан в дело… в… отредактируйте дату и время списания документа в дело (по умолчанию устанавливаются текущие дата и время), а также укажите оригинал или копия документа, были списаны в дело. 

Если оригиналов несколько, укажите номер экземпляра в поле № (если указан несуществующий номер оригинала, будет выдано предупреждающее сообщение). 

Если копии пронумерованы, укажите номер копии, списываемой в дело.

  1. Если в настройках пользователя на подзакладке Прочие → Адресаты док-та установлен флажок Заполнять информацию о томах, в нижней части окна ЖПД при списании документа в дело появляются дополнительные поля, позволяющие определить расположение документа в деле:
  • Том № – номер тома дела, в который подшит документ (если введенный номер стал красного цвета – значит, тома с таким номером еще не существует);
  • Стр. № – номер страницы; определяет местоположение документа внутри тома;
  • Листов – количество листов документа.
  1. Если требуется, введите в поле Примечание текст комментария. По умолчанию в этом поле устанавливается индекс, год и гриф дела, в которое был списан документ.
  2. Установите флажок Удалять записи из папки «В дело», если необходимо, чтобы запись о данном документе была удалена из папки В дело. 
  3. Если отметка о списании документа в дело сделана ошибочно, удалите ее. Для этого выделите строку ошибочной записи и щелкните кнопку  на панели инструментов окна.

10. Завершив ввод данных, щелкните на кнопке Записать (ОК), чтобы сохранить введенную информацию.

В случае если списываемая РК является контрольной или имеет контрольные поручения (при 2-м правиле контрольности), на экран будут выведены соответствующие предупреждения.

Если списанный в дело документ вновь будет использован для работы, система выведет диалоговое окно с предупреждением и в зависимости от ответа либо продолжит передачу документа, либо прервет ее.