Отметка о передаче документа

Отметка передачи бумажного документа:

  1. Откройте окно журнала передачи документа в режиме редактирования.

Если при формировании справочника Группы документов для документов текущей группы был задан список должностных лиц и подразделений, которым рекомендуется передавать документ, они будут по умолчанию записаны в ЖПД при регистрации документа этой группы. При этом порядок распределения копий и оригиналов между ними будет соответствовать порядку, заданному технологом в справочнике Группы документов. Если требуется, значения, установленные по умолчанию, можно отредактировать.

  1. Сформируйте список должностных лиц или подразделений, которым передается документ. Для этого щелкните кнопку  на панели инструментов.

Откроется окно выбора значений из справочника Подразделения. Выберите подразделения или должностных лиц, которым передается документ или его копии. Отметка о передаче оригинала(ов)/копии(й) отразится в ЖПД в соответствии с установленными параметрами пользователя, осуществляющего передачу документа.

Если окно журнала было открыто из режима редактирования поручения (пункта или резолюции), в списке выбранных значений окна справочника, по умолчанию, будут находиться имена автора резолюции, контролера и исполнителей поручения. 

  1. Если требуется, измените дату и время передачи документа. По умолчанию устанавливается текущее значение. 
  2. Сохраните введенные данные, щелкнув на кнопке ОК (Записать).

При формировании справочника Группы документов системный технолог может для какой-либо группы установить список должностных лиц и подразделений, которым документ, относящийся к данной группе, требуется передавать в обязательном порядке. Если пользователь в процессе регистрации документа этой группы по каким-либо причинам не указал данные значения в ЖПД, то при записи РК в БД системы обязательные значения, заданные технологом, автоматически будут добавлены к списку должностных лиц и подразделений, который создал пользователь. При этом порядок распределения копий и оригиналов между ними будет соответствовать порядку, заданному технологом для данной группы документов. 

Внимание.  В данном разделе используется понятие «Нумеруемые копии». Копии будет иметь нумерацию в группах документов, при создании которых системным технологом был установлен параметр «Нумерация копий». Номер копии записывается в виде дроби, у которой в числителе стоит номер оригинала (единственный или первый из указанных в поле Экз. № основного раздела РК, а в знаменателе – номер копии (например, 1/1). В качестве номера копии допустимы не только числа, но и слова (например, 1/выписка). 

Внимание.  Кандидатами в данном разделе будут именоваться должностные лица или подразделения, внесенные в журнал передачи документов, и не имеющие отметки о передачи им оригинала или копии документа.

Внимание.  При просмотре или редактировании журнала передачи документов список владельцев оригиналов/копий и кандидатов сортируется по графе Дата/время. Первыми в списке будут указаны кандидаты (отсутствует дата и время передачи документа). При необходимости, список можно отсортировать по другим колонкам таблицы.