Регистрация проектов документов из приложения MS Word

Для осуществления прямой регистрации проектов документов из MS Word эти проекты должны быть созданы с использованием специальных шаблонов. 

Каждому виду проекта (письмо или приказу) соответствует свой шаблон:

  • ПроектПисьмоУглБлШаблон890.dot – используется для проектов писем с угловым расположением реквизитов;
  • ПроектПисьмоШаблон890.dot – для проектов писем с прямым расположением реквизитов;
  • ПроектПриказШаблон890.dot – для проектов приказов.

Все перечисленные файлы шаблонов входят в стандартный пакет поставки и при инсталляции системы автоматически помещаются в папку Shablons, в которой хранятся все шаблоны, поставляемые с системой «ДЕЛО».

Внимание. Шаблоны документов содержат макросы, поэтому для корректной работы шаблонов в приложении MS Word требуется установить либо низкий, либо средний уровень безопасности.

Шаблон содержит электронную форму проекта документа и дополнительную панель инструментов «Дело». 

На панели инструментов «Дело» находятся следующие кнопки.

Кнопка

Название или действие

Заполнение регистрационных реквизитов. Вызывает окно Реквизиты РК для сохранения в системе «Дело»;

Регистрация проекта документа в системе «ДЕЛО». Запускает процесс регистрации проекта в системе «ДЕЛО».


Название и назначение того или иного реквизита в шаблоне можно узнать, вызвав подсказку.

Чтобы вызвать подсказку, щелчком мыши установите курсор в поле реквизита шаблона и нажмите клавишу F1. На экране появится окно Справка с нужной информацией.

Системный технолог настраивает шаблон проекта документа и размещает его в соответствующей папке (например, в папке, в которой хранятся стандартные шаблоны MS Word).

Настройка шаблона для создания проекта документа:

  1. Поместите файл шаблона в нужную папку (например, в папку Шаблоны, в которой находятся стандартные шаблоны приложения). 
  2. Щелкните на наименовании файла шаблона правой кнопкой мыши и в раскрывшемся контекстном меню выберите команду Открыть. Откроется файл выбранного шаблона.
  3. Заполните поля электронной формы проекта документа, указав необходимые реквизиты (наименование организации, название отдела, адрес организации и т.д.).
  4. Щелкните на кнопке , расположенной на панели инструментов шаблона. Откроется окно  Реквизиты РК для сохранения в системе «Дело». 
  5. Укажите нужные значения реквизитов РКПД. 

Внимание. В связи с тем, что закладка Реквизиты РК (письма) предназначена для входящих документов, а проекты относятся к исходящим документам, на этой закладке рекомендуется заполнять только поле Ответ на № и соответствующее ему поле от. Значения, указанные в этих полях, не передаются в систему «ДЕЛО», но автоматически записываются в одноименные поля электронной формы проекта документа.

  1. Сохраните внесенные изменения и закройте файл. Шаблон готов для использования. 

Внимание. При сохранении файла шаблона можно изменить имя файла, но при этом следует помнить, что имя файла шаблона должно быть уникальным. 

Создание проекта документа на основе шаблона и его регистрация в системе «ДЕЛО»:

  1. Создайте проект документа на основе шаблона, подготовленного системным технологом.
  2. Чтобы запустить процесс регистрации проекта в системе «ДЕЛО», щелкните на кнопке , расположенной на панели инструментов. В модуле «Документы» откроется окно РК проекта документа, той группы документов, что была указана в шаблоне.

Внимание. Если перед началом регистрации модуль «Документы» не запускался, его запуск будет инициирован автоматически. На экране появится окно Вход в систему ДЕЛО. Введите имя и пароль пользователя на вход в систему и щелкните на кнопке Ввод. Откроется окно РКПД соответствующей группы документов.

Если группа проекта документа в шаблоне не указана или указана неверно, откроется окно Выбор группы нового проекта документа, в котором следует выбрать группу документа для регистрации.

  1. Если при оформлении проекта документа были заданы все возможные значения регистрационных реквизитов, то в РКПД автоматически заполнятся следующие поля:
  • Содержание;
  • Исполнитель;
  • Адресаты;
  • Файлы.

В разделе «Управление проектом» появится запись о подписывающем должностном лице (информация копируется из поля Подписал шаблона проекта документа).

Файл с электронной копией проекта документа будет автоматически прикреплен к РКПД.

Соответствие реквизитов, указанных в шаблоне проекта документа, и полей РКПД приведено в следующей таблице:


Поля окна «Реквизиты РК для      сохранения в системе ДЕЛО»

Поля РКПД

Закладка Реквизиты РК (общ)


Содержание

Содерж.

Должность подписавшего

Поле ФИО раздела «Управление проектом» 

ФИО подписавшего

Исполнитель

Исполн.

Описание прикрепленного файла

Раздел Файлы

Закладка Внешние адресаты


Название организации

Поле Адресат раздела Адресаты

Кому

Поле Кому раздела Адресаты

Закладка Внутренние адресаты


ФИО должностного лица

Поле Адресат раздела Адресаты