Заполнение регистрационных реквизитов

Регистрационные реквизиты документа можно заполнить как при настройке шаблона, так и в дальнейшем, при оформлении документа, созданного на основе шаблона.

Ввод регистрационных реквизитов документа:

  1. Откройте файл шаблона или создайте документ на основе соответствующего шаблона.
  2. Щелкните кнопку  на панели инструментов «Дело». Откроется соответствующее окно.

В шаблонах писем данное окно имеет 4 закладки. В шаблоне приказа закладка Реквизиты РК (письма), на которой указываются регистрационные реквизиты входящих документов, отсутствует, поскольку приказы относятся к группе исходящих документов. 

Для перехода от одной закладки к другой следует щелкнуть мышью на наименовании нужной закладки. 

  1. В полях закладок окна укажите следующие реквизиты документа:

На закладке Реквизиты РК (общ):

  • Группа документов;
  • Содержание;
  • Должность подписавшего;
  • ФИО подписавшего;
  • Исполнитель;
  • Описание файла.

Значения, указанные в полях Содержание, Должность подписавшего и ФИО подписавшего, автоматически записываются в соответствующие поля электронной формы документа.

В полях закладки Внешние адресаты указываются:

  • Название организации;
  • Кому (кому адресован документ).

Данные первого внешнего адресата автоматически записываются в соответствующее поле электронной формы документа.

  • Закладка Внутренние адресаты заполняется только для исходящих документов. В полях этой закладки указывают ФИО должностных лиц, которым адресован документ или подразделение, в которое адресован документ. 
  • Закладка Реквизиты РК (письма) заполняется только для входящих документов. В ее полях можно указать следующие реквизиты:
    • Исходящий № – исходящий номер поступившего документа. В поле  от, расположенном справа, вводится дата документа;
    • Ответ на № –  номер исходящего связанного документа, зарегистрированного в системе «ДЕЛО». В поле от, расположенном справа, вводится дата этого документа;
    • Тип связки – тип связки, по которой регистрируемый входящий документ свяжется с исходящим (или исходящий документ с входящим). При этом наименование типа связки должно полностью совпадать с наименованием связки, указанным в справочнике Типы связок. Обратная связка устанавливается автоматически;

Внимание. Для того чтобы при регистрации входящего документа в РК автоматически заполнилось поле Связки, в шаблоне в обязательном порядке должны быть заполнены: поле Ответ на №, соответствующее ему поле от и поле Тип связки.

Организация-отправитель – наименование организации, приславшей документ. Если данная организация заведена в справочнике Организации системы «ДЕЛО», то данная информация попадет в поле Корреспондент регистрируемой РК (при полном соответствии введенной организации в шаблоне и в справочнике).

  1. Указав все необходимые регистрационные реквизиты документа, щелкните на кнопке Записать. 

 

Замечание. При заполнении полей регистрационных реквизитов рекомендуется использовать соответствующие значения, содержащиеся в справочниках системы «ДЕЛО» (т.е. значения реквизитов следует указывать в точно таком виде, в котором они находятся в справочниках).

Такие реквизиты, как Содержание, Должность подписавшего, ФИО подписавшего, Исходящий №, Ответ на №, а также данные первого из внешних адресатов можно ввести не только в специальном окне Реквизиты РК для сохранения в системе «Дело», но и в соответствующих полях самого документа. 

Реквизиты Группа документов, Исполнитель, Описание файлов, Организация-отправитель, Тип связки, данные о внутренних адресатах, а также данные внешних адресатов (кроме первого внешнего адресата) можно указать только в полях окна Реквизиты РК для сохранения в системе «Дело».