Регистрация документов из MS Word

Для осуществления прямой регистрации документов из MS Word документы должны быть созданы с использованием специальных шаблонов.

Каждому виду документа (приказу, письму и т.д.) соответствует свой шаблон, созданный по типовой форме:

  • ПисьмоУглБлШаблон890.dot – используется для писем с угловым расположением реквизитов;
  • ПисьмоШаблон890.dot – для писем с прямым расположением реквизитов;
  • ПриказШаблон890.dot – для приказов.

Все перечисленные файлы шаблонов входят в стандартный пакет поставки и при инсталляции системы автоматически помещаются в папку Shablons, в которой хранятся все шаблоны, поставляемые с системой «ДЕЛО».

Внимание. Шаблоны документов содержат макросы, поэтому для корректной работы шаблонов в приложении MS Word требуется установить либо низкий, либо средний уровень безопасности.

В зависимости от того, к какой группе отнесен документ, шаблон его электронной формы будет содержать различный состав реквизитов. Название и назначение того или иного реквизита в шаблоне можно узнать, вызвав подсказку.

Чтобы вызвать подсказку, щелчком мыши установите курсор в поле реквизита шаблона и нажмите клавишу F1. На экране появится окно Справка с нужной информацией.

Каждый шаблон имеет дополнительную панель инструментов «Дело».

В шаблонах писем панель инструментов «Дело» содержит следующие кнопки:

Кнопка

Название или действие

Заполнение регистрационных реквизитов. Вызывает окно Реквизиты РК для сохранения в системе «Дело»;

Регистрация исходящего документа в системе «ДЕЛО». Запускает процесс регистрации исходящего документа в системе «ДЕЛО».

Регистрация входящего документа в системе «ДЕЛО». Запускает процесс регистрации входящего документа в системе «ДЕЛО».

 

Замечание: На панели инструментов шаблона приказа кнопка  отсутствует,  поскольку приказы относятся к группе исходящих документов.

Системный технолог настраивает шаблоны и размещает их в соответствующей папке (например, в папке, в которой хранятся стандартные шаблоны MS Word).