Регистрация документов, поступивших по электронной почте

После регистрации документа в системе «ДЕЛО», его электронная копия и реквизиты РК могут быть отправлены по электронной почте внешнему адресату (сторонней организации или гражданину). Если система «ДЕЛО» установлена и там, то поступивший документ может быть зарегистрирован в системе, при этом значения некоторых полей РК будут заполнены на основании данных, полученных вместе с электронным документом. Таким образом, сокращается время регистрации документа.

В данном разделе рассматривается методика регистрации документов, поступивших по электронной почте.

Если документ не требуется регистрировать, существует возможность автоматически сформировать отказ от регистрации, который будет отправлен отправителю документа по электронной почте. Эта операция описана в гл. «Работа с сообщениями, поступившими по электронной почте».

Чтобы зарегистрировать документ, поступивший по электронной почте:

  1. Закройте все специальные и рабочие окна, которые были открыты при работе с функцией Регистрация документов (в частности, окно Выбор группы документов). Останется окно, содержащее перечень документов, зарегистрированных в текущий день.
  2. Выберите пункт меню Эл. почта. 

При определенных настройках электронной почты и файла Office.ini может открыться соответсвующему окно.

В поле Имя конфигурации установите название конфигурации электронной почты и щелкните на кнопке ОК (нужное значение выбирается из раскрывающегося списка). 

Если соответствующих настроек нет, то окно выбора конфигурации не открывается.

  1. Откроется окно Входящие сообщения со списком документов, находящихся в данный момент в почтовом ящике пользователя. Описание элементов окна приведено в разделе «Обмен документами по электронной почте» настоящего руководства.
  2. Найдите в списке поступивших сообщений документ, подлежащий регистрации, и дважды щелкните в его строке. Или выделите строку нужного документа и выберите из меню Файл команду Открыть сообщение (или щелкните кнопку  на панели инструментов). Откроется окно с реквизитами выбранного сообщения.

Если поступивший документ зашифрован (в графе Тема зашифрованных сообщений находится слово «Зашифровано»), вставьте в дисковод дискету со своим закрытым ключом и дважды щелкните на строке, соответствующей регистрируемому документу. Откроется окно выбора ключевого носителя.

  1. Укажите, если это необходимо, пароль доступа к ключу и щелкните на кнопке ОК. Откроется окно Сообщение.

Если при расшифровке произойдет какой-либо сбой, система выведен на экран извещение: «Сообщение не удалось расшифровать» и предложит послать отправителю уведомление об ошибке.

Окно Сообщение содержит две закладки – Сообщение (открыта по умолчанию) и Параметры. На закладке Сообщение указываются следующие реквизиты:

  • От – электронный адрес корреспондента сообщения;
  • Кому – электронный адрес почтового ящика пользователя;
  • Тема – текст, определяющий тему сообщения. Если обмен сообщениями осуществляется между двумя системами «ДЕЛО», то, по умолчанию, поле содержит регистрационный номер, присвоенный документу отправителем (исходящий номер) и наименование группы документов, к которой был отнесен документ при регистрации в организации-отправителе;
  • Электронная подпись. В данной строке указывается информация об ЭЦП сообщения (об отсутствии подписи, или результатах ее проверки). Подробнее о проверке ЭЦП сообщения см. гл.  «Работа с сообщениями, поступившими по электронной почте».
  • Сопроводительный текст (располагается под полем Электронная подпись);
  • Прикрепленные файлы – перечень файлов, прикрепленных к сообщению. В случае, когда документ прислан из системы «ДЕЛО» корреспондента, среди прикрепленных файлов обязательно будет присутствовать служебный файл Паспорт РК, содержащий значения реквизитов РК, сформированные отправителем. Формат паспорта зависит от настроек отправки по e-mail, сделанных в РК адресата в системе «ДЕЛО» отправителя.

В случае если была выполнена автоматическая проверка ЭЦП файлов, результаты этой проверки могут отображаться в виде определенных значков возле иконок файлов. Подробнее о проверке ЭЦП вложенных файлов см.гл.  «Работа с сообщениями, поступившими по электронной почте».

  1. При необходимости, ознакомьтесь с текстом прикрепленных файлов. Для этого дважды щелкните на значке нужного файла. Откроется окно приложения, с помощью которого данный файл может быть просмотрен. 
  2. Если требуется удалить прикрепленный файл, выделите его щелчком мыши и нажмите клавишу Del.
  3. Измените, если это необходимо, параметры, определяющие правила приема и регистрации сообщения. Для перехода к установке параметров щелкните на закладке Параметры.

Настройка параметров регистрации сообщений описана в гл. «Установка параметров группы «Электронная почта».

  1. Чтобы приступить к регистрации документа, щелкните кнопку  на панели инструментов окна Сообщение или выберите команды Сообщение, Регистрировать. Откроется окно Выбор группы нового документа.

По умолчанию, в перечне групп документов будут находиться только разрешенные пользователю для регистрации в текущей картотеке группы, которые, в соответствии с данными, указанными в паспорте РК, являются наиболее подходящими для регистрации текущего документа.

Если регистрируемый документ должен быть отнесен к другому виду документов, установите флажок Показать все доступные группы документов, расположенный в нижней части окна.

В окне отобразится список всех групп документов, разрешенных пользователю для регистрации в текущей картотеке.

  1. Выберите нужную группу документов. Откроется окно РК выбранной группы. 

Значения некоторых реквизитов РК будут установлены по умолчанию в соответствии со значениями, указанными в паспорте РК. В поле Доставка будет установлено значение «E-mail». Если к регистрируемому сообщению были прикреплены файлы с текстом документа, эти файлы будут автоматически прикреплены к РК документа.

Перечень реквизитов, значения которых передаются по электронной почте, определяется при настройке параметров отправки сообщений отправителем документа, см. гл. «Установка параметров группы «Электронная почта».

При заполнении полей реквизитов, значения которых должны быть выбраны из справочников Список организаций, Граждане и Подразделения проводится проверка на соответствие данных, указанных в паспорте РК, и данных, содержащихся в справочниках Вашей системы. Если в справочниках отсутствуют сведения об указанных в паспорте РК организациях, гражданах или должностных лицах, установленные значения реквизитов РК будут окрашены синим цветом. Если подобные несоответствия будут обнаружены хотя бы в одном из поручений документа, то название раздела Поручения будет выделено красным цветом, а в самом поручении – значения, не подтвержденные справочником, – синим.

 

Замечание.  Если в параметрах регистрации установлен флаг Автоматически добавлять организации и представителей и у регистрирующего документ пользователя имеется абсолютное право Добавление организаций и граждан, то при создании поручений  отсутствующие фигуранты автоматически добавляются в справочник Список организаций и их записи, а также название раздела Поручения не подсвечиваются.

Кроме того, система сформирует текстовый файл Протокол регистрации, в котором будут перечислены значения паспорта РК, отсутствующие в справочниках Вашей системы. Файл Протокол регистрации автоматически прикрепляется к РК регистрируемого документа.

Если пользователь, регистрирующий документ, обладает правом Добавление организаций и граждан, он может внести сведения об организациях и гражданах, содержащиеся в паспорте РК, в справочники Список организаций и Граждане. 

Если при настройке параметров пользователя на закладке Корр./адресаты была указана вершина справочника Список организаций, в которую должны помещаться все организации, добавляемые этим пользователем, справочник будет обновлен автоматически, и значение, установленное в поле реквизита РК, будет черного цвета. В этом случае данные о несоответствии содержимого паспорта РК и справочника Список организации не заносятся в Протокол регистрации.

Если же пользователь, регистрирующий документ, не обладает правом Добавление организаций и граждан, ему следует выбрать из соответствующего справочника (Список организаций или Граждане) другое подходящее значение или обратиться за помощью к системному технологу. То же самое следует сделать, если поле реквизита РК заполняется выбором значений из справочника Подразделения.

Если при настройке параметров пользователя на закладке Электронная почта/Параметры регистрации установлен флажок Автоматически добавлять организации и представителей и пользователь имеет абсолютное право Добавление организаций и граждан, то отсутствующий в справочнике реквизит - организация (или ее представители), указанный в РК, будет автоматически добавлен в справочник. Это касается таких реквизитов, как «Корреспонденты» (РК входящих), «Соисполнители» (РК исходящих), «Адресаты», «Автор резолюции», «Исполнители поручения».

10. Отредактируйте реквизиты, установленные по умолчанию, введите недостающие реквизиты РК и завершите регистрацию документа.