Общие правила регистрации документов

Внимание. Выполнять регистрацию документов в той или иной картотеке могут только те пользователи, которые в данной картотеке обладают правом Регистрация документов. Данное право может быть ограничено перечнем групп документов, доступных пользователю для регистрации.   

Регистрация документа:

  1. Запустите модуль «Документы. Откроется начальное окно модуля.
  2. Если Вы имеете право работать в нескольких картотеках, в поле Картотека установите название нужной картотеки.
  3. Если в выбранной картотеке вы имеете право работать в нескольких кабинетах, выберите требуемый кабинет.
  4. Щелкните на названии функции Регистрация документов. Откроется 2 окна: окно Документы, зарегистрированные [текущая дата], содержащее список записей об РК документов, зарегистрированных данным пользователем в определенный период времени, и окно Выбор группы нового документа. 

Внимание.  При вызове функции Регистрация документов возможно появления сообщений об ошибках. Эти ошибки вызываются неверными настройками параметров данного пользователя. При возникновении такого запрета следует войти в режим настройки параметров пользователя (см. раздел «Настройка параметров пользователя») и изменить соответствующие параметры либо обратиться к системному технологу.

  1. Выберите группу, к которой относится регистрируемый документ. Откроется окно РК выбранной группы документов.
  2. В полях окна укажите значения основных реквизитов документа. 

Часть реквизитов РК являются обязательными для заполнения, например, реквизиты, заполнение которых определено бизнес-правилами системы (Рег. №, от (дата регистрации), Экз. №, Доступ).

Если шаблон регистрационного номера выбранной группы документов включает в себя такие элементы, как индекс подразделения исполнителя, индекс связки (индекс, определяющий наличие у документа связок определенного типа), регистрационный номер связанного документа и т.п., обязательными для заполнения становятся и поля, содержащие эти данные.

Кроме того, в обязательном порядке требуется указать значения тех реквизитов, обязательность заполнения которых, установил системный технолог при формировании справочника Группы документов.

  1. Если группа документов, к которой относится текущая РК, помимо основных, имеет набор дополнительных реквизитов, перейдите на страницу Дополнительные реквизиты и укажите их значения.
  2. При необходимости внесите в Журнал передачи документа информацию о движении бумажного документа внутри организации (см. гл. «Журнал передачи документа») и заполните другие дополнительные разделы РК (Соисполнители, Адресаты, Сопр. документ и т.п.).
  3. Если текст документа (или какая-то его часть) представлены в электронном виде и у Вас в текущей картотеке есть право Добавлять файлы, прикрепите к РК файлы, содержащие электронные образы документа (см. раздел «Прикрепление файлов к регистрационным карточкам. Сканирование»).
  4. Если требуется, сформируйте поручение-пункт. Если Вы обладаете абсолютным правом Ввод резолюций за соответствующих должностных лиц, при необходимости, введите резолюцию к данному документу (проект резолюции) (см. раздел «Работа с поручениями»).
  5. Если в Вашей системе «ДЕЛО» для определения контрольности документов используется Правило 2 (контрольность документов устанавливается вручную) и Вы имеете абсолютное право Постановка на контроль, при необходимости, поставьте регистрируемый документ на контроль. 
  6. Если в текущей картотеке Вы обладаете правом Пересылка РК, при необходимости, перешлите регистрируемую РК внутренним адресатам.
  7. Завершите регистрацию. 

Внимание.  При формировании справочника Группы документов системный технолог может для каких-либо групп документов установить обязательные умолчательные значения тех или иных реквизитов (см. Руководство системного технолога). Если пользователь в процессе регистрации по каким-либо причинам не указал данные значения, то при записи РК этих групп документов в БД системы обязательные значения, заданные технологом, автоматически будут добавлены к тем значениям реквизитов, которые ввел пользователь.

  1. Если в настройках пользователя системы на закладке Регистрация – Доп. операции установлен флажок Автоматическая печать регистрационного штампа (см. гл. «Установка параметров группы «Доп. операции»»), то в момент завершения регистрации (сохранения РК) в очередь заданий к принтеру добавляется задание на печать регистрационного штампа. Вставьте первую страницу документа в подающий лоток принтера, и в ее правом нижнем углу будет напечатан регистрационный штамп.     

Если этот флажок не установлен, для печати регистрационного штампа выберите команды Файл → Печать штампа или щелкните кнопку  на панели инструментов. Расположение штампа на листе может быть изменено технологом системы.

  1. При необходимости, распечатайте РК зарегистрированного документа.

После регистрации записи о данной РК поступают в различные картотеки системы в соответствии с правилами, установленными технологом для той группы документов, к которой эта РК относится. Правила распределения РК по картотекам и кабинетам системы устанавливаются при формировании обязательных умолчательных реквизитов РК в справочнике Группы документов (см. Руководство технолога) и при настройке параметров пользователя (см. раздел «Настройка параметров пользователя»). 

Если в процессе регистрации документа выполнялась пересылка РК, запись об этой РК будет помещена в картотеки, которым принадлежат должностные лица (подразделения), указанные при пересылке.