Обработка квитков о регистрации

Обмен квитками о регистрации и их обработка возможны только в том случае, если обмен документами по электронной почте осуществляется между организациями, использующими систему «ДЕЛО».

Получив по электронной почте документ и зарегистрировав его в своей системе «ДЕЛО», адресат возвращает отправителю документа уведомление о факте регистрации. Данное уведомление формируется в системе «ДЕЛО» адресата автоматически и включает в себя прикрепленный файл (receipt.xml или receipt.txt) – квитанцию, содержащую информацию о номере, присвоенном документу при регистрации, и дате его регистрации. Если документ был подписан ЭЦП, тот в квитанции может содержаться информация о результате проверки этой ЭЦП адресатом. Такая проверка выполняется автоматически при регистрации документа адресатом в случае, если у него установлены определенные настройки (подробнее см. выше п. «Проверка ЭЦП сообщения и его вложенных файлов». Формат квитанции о регистрации, отправляемой отправителю, зависит от формата паспорта РК в присланном отправителем сообщении. В ответ на старый паспорт квитанция о регистрации формируется в формате .txt, в ответ на новый паспорт или пакет docx – в формате .xml.

После получения данного уведомления, отправитель документа запускает процесс обработки квитков о регистрации. При обработке квитков сведения о регистрационном номере и дате регистрации, присвоенные документу в системе «ДЕЛО» адресата, автоматически переносятся из квитков в РК соответствующих документов, в раздел Адресаты и устанавливаются в полях Рег. № и Рег. дата в записи этого адресата.

Для осуществления процесса обработки квитков о регистрации в системе «ДЕЛО» требуется сделать следующие установки при настройке параметров пользователя на закладке Эл. Почта:

на подзакладке Параметры отправки установить флажок Требуется уведомление о регистрации. При необходимости, в поле Адрес для квитанции о регистрации можно указать электронный адрес, по которому должны отправляться уведомления о регистрации документов. Если данное поле останется незаполненным, квитанции будут направляться на обратный электронный адрес отправителя;
на подзакладке Параметры регистрации установить флажок Вернуть отправителю квитанцию о регистрации и установить переключатель в одно из двух положений: Всегда (при этом квитанция будет возвращаться отправителю вне зависимости от его требования об уведомлении) либо По заказу корреспондента (при этом квитанция будет возвращаться отправителю только если у него в параметрах отправки установлен флажок Требуется уведомление о регистрации). Если флажок Вернуть отправителю квитанцию о регистрации не установлен, квитанции в системе формироваться не будут.

Чтобы выполнить обработку квитков:

Откройте окно Входящие сообщения.
Выберите из меню Файл команду Обработать квит. о регистрации или щелкните кнопку на панели инструментов (данная команда и соответствующая ей кнопка присутствуют в окне Входящие сообщения только в том случае, если в списке документов, полученных по электронной почте, находятся квитанции о регистрации). Откроется соответствующее окно.
Щелкните кнопку Начать.

После завершения процесса обработки квитков кнопка Начать будет заменена кнопкой Закрыть. Если обработка прошла успешно, в окне будет информация о количестве успешно обработанных квитков. Если обработка по какой-либо причине не смогла осуществиться, в окне появится сообщение о количестве необработанных квитков и предложение просмотреть протокол обработки (он появляется в виде записи в окне Входящие сообщения).

Закройте окно Обработка квит. о регистрации, щелкнув кнопку Закрыть.

После успешной обработки квитка от регистрации, он удалится из окна Входящие сообщения, а соответствующая РК удалится из списка «Контроль за квитками о регистрации».