Установка параметров группы «Адресаты документа»
Параметры данной группы определяют правила передачи документа внутренним адресатам документа, а если установлен соответствующий флажок, то и порядок добавления новых записей в журнал передачи документа.
Чтобы перейти к установке этих параметров, последовательно щелкните на закладке Прочие, расположенной в верхнем ряду закладок, и на подзакладке Адресаты док-та. Откроется соответствующее окно.
В верхней части закладки находится группа переключателей, с помощью которых определяется правило отметки передачи документов адресатам. Возможны следующие установки переключателя:
- Оригинал(ы) – при добавлении в раздел Адресаты РК внутренних адресатов, в реквизитах этих адресатов по умолчанию будет проставляться признак передачи им оригинала документа.
Если у документа существует несколько экземпляров оригинала и в РК добавляется одновременно несколько внутренних адресатов, то первому адресату проставляется передача оригинала с минимальным номером, следующим адресатам – очередные номера оригинала документа. Если количество одновременно добавляемых внутренних адресатов больше количества существующих у документа экземпляров оригинала, то для последних адресатов признак передачи оригинала не проставляется.
- Копию(и) – при добавлении в список внутренних адресатов какого-либо должностного лица в реквизитах адресата проставляется признак передачи ему копии.
Если в список добавляется одновременно несколько должностных лиц, то для каждого из них формируется признак передачи копии. Если копии нумерованы, первому из списка должностных лиц предназначается первая копия с первого существующего оригинала документа, №1/1 (первый оригинал / первая копия), второму – копия 1/2 и т. д.
- Первым оригинал(ы), остальным копии – если в список добавляются одновременно несколько должностных лиц, то для первого по списку формируется признак передачи оригинала, для остальных – копий.
Если оригиналы и копии нумерованы, то первым по списку должностным лицам предназначаются оригиналы с указанием их номеров экземпляров, остальным – копии первого оригинала.
- Вручную – реквизиты передачи документа каждому должностному лицу, находящемуся в списке внутренних адресатов, устанавливаются вручную.
|
|
Внимание. При выполнении команды Отметить отправку документа внутренним адресатам, происходит автоматическое добавление фамилий адресатов в журнал передачи документа с указанием номеров экземпляров оригиналов и копий, установленных в соответствии с указанными правилами. |
Если требуется, чтобы установленные правила передачи документов применялись и в тех случаях, когда при работе с журналом передачи в список получателей вручную добавляются должностные лица, установите флажок Использовать это правило в Журнале передачи документов.
Если флажок Заполнять информацию о томах не установлен – новые поля Журнала передачи документов Том №, Стр. №, Листов при создании записи о списании документа не будут отображаться на экране.
Если флажок установлен – новые поля заполняются значениями по умолчанию, которые рассчитываются на основе аналогичных данных предыдущих документов, списанных в данное дело.
Флажок также регламентирует заполнение аналогичных полей при групповом списании документов в дело.