Справочник Граждане содержит информацию о гражданах, с которыми производится обмен документами. Элементами в данном справочнике являются записи о гражданах – корреспондентах и адресатах. Чтобы перейти к работе с данным справочником, в окне Ведение справочников выберите из меню Справочники команды Справочники Делопроизводства, Граждане. Откроется соответствующее окно. Справочник Граждане является линейным справочником. Помимо стандартных для линейных справочников команд, в меню Управление справочника Граждане находятся команды, позволяющие выполнять групповые операции с элементами (вырезать, соединить), а также команда Снять признак «Новая запись». На панели инструментов окна справочника находятся дополнительные кнопки, дублирующие эти команды:
Перечень элементов справочника представлен в виде таблицы, каждая строка которой соответствует одной записи о гражданине. В графах таблицы содержится следующая информация:
Заголовки граф таблицы одновременно являются кнопками сортировки. Щелчок на заголовке-кнопке приводит к сортировке записей таблицы в соответствии со значениями данной графы. При этом сортировка производится по алфавиту (от А до Я) для буквенных значений и в порядке возрастания для числовых. Повторный щелчок на заголовке меняет порядок сортировки на противоположный текущему. В нижней части окна справочника располагается область фильтра, с помощью которого можно отобрать для показа только те элементы, реквизиты которых имеют определенные значения. Для этого укажите нужные значения в соответствующих полях фильтра (достаточно указать несколько идущих подряд букв) и щелкните на кнопке Найти. В рабочей области окна отобразится список элементов, отвечающих заданным критериям. Чтобы вернуться к полному списку элементов справочника, щелкните на кнопке Возврат. Заполняя поля фильтра, помните, что при поиске учитываются только реквизиты, в полях которых указано конкретное значение (например, если не введено значение поля ФИО, но установлено значение в поле Регион, в результате отбора в списке элементов будут представлены все записи о гражданах из указанного региона). Кроме того, следует учитывать, что поиск по реквизиту Индекс происходит только при полном совпадении индекса с заданным поисковым значением, поэтому рекомендуется индекс указывается полностью. Поле Регион можно заполнять выбором нужного значения из справочника Регионы или с помощью функции автопоиска. Правила, по которым проводится поиск элементов, задаются при настройке параметров пользователей на закладке Автопоиск.
|