Добавление элемента

Добавление заголовка дела в номенклатуру дел подразделения:

  1. В левой части окна справочника выделите название подразделения, в номенклатуру дел которого требуется добавить заголовок дела.
  2. Выберите из меню Управление команду Добавить или щелкните кнопку  на панели инструментов. Откроется соответствующее окно.
  3. Вводом с клавиатуры заполните поля:
  • Заголовок дела – наименование заголовка дела;
  • Индекс – индекс дела (по умолчанию, в качестве первого элемента индекса дела отображается индекс подразделения, который, при необходимости, можно удалить);
  • Срок хранения – период времени, в течение которого должно храниться дело;

 

Замечание.  При заполнении поля Срок хранения нужное значение можно выбрать из списка значений, заданных ранее в этом поле для других элементов справочника. Для этого введите в поле Срок хранения первые символы (буквы или цифры, характеризующие срок хранения дела) и нажмите клавишу Enter. Откроется окно, содержащее список ранее введенных значений. Щелчком мыши выделите нужное значение и щелкните на кнопке Записать. Произойдет возврат в окно элемента справочника. В поле Срок хранения будет установлено выбранное значение. 

  1. Установите флажок Закрыто, если дело закрывается и, в дальнейшем, не будет использоваться ни при формировании регистрационного номера РК, ни при списании документов в дело.
  2. Установите переключатель Переходящее, если дело будет открыто для работы в течение нескольких лет. По умолчанию, установлен переключатель Текущее (т.е. год ввода дела в действие равен году его завершения).

Если установлен переключатель Текущее, в полях Ввод в действие и Завершение автоматически устанавливается текущий год. При необходимости измените эти значения. 

Если поле Завершение не заполнено, то при сохранении элемента справочника переключатель Текущее - Переходящее автоматически будет установлен на значение Переходящее.

Внимание.  Заполнение полей Заголовок дела, Индекс и Ввод в действие является обязательным.

  • Гриф – гриф доступа дела. Поле заполняется автоматически при синхронизации номенклатуры, ведущейся в системе «Архивное дело», с номенклатурой, ведущейся в системе «ДЕЛО».
  • Статьи – номера статей, регламентирующих срок хранения дела.

В поле Передано в архив указывается дата сдачи дела на архивное хранение. Данное поле заполняется автоматически при передаче дела в архив в системе «Архивное дело». 

Если дело подлежит сдаче в архив, рекомендуется установить соответствующий флажок. 

При групповом удалении РК документов, списанных в данное дело, проводится проверка дел с установленным флажком Подлежит сдаче в архив на наличие значения в поле Передано в архив. Если дата передачи дела в архив не введена (т.е. дело в архив не передано), система не позволит удалить РК документов, списанных в это дело.

При необходимости введите дополнительную информацию в поле Примечание.

Если требуется добавить еще один заголовок дела в номенклатуру дел того же подразделения, щелкните на кнопке Добавить. При этом будет произведена запись введенной информации, и откроется новое окно для добавления элементов. Повторите процедуру заполнения полей.

  1. Завершите ввод нового элемента, щелкнув на кнопке Записать.