Формирование шаблона регистрационного номера документов

Шаблон регистрационного номера документов используется для автоматического формирования номера РК при регистрации документов.

Порядок формирования шаблона:

1. Находясь в окне элемента справочника, войдите в режим формирования шаблона регистрационного номера, щелкнув на кнопке Шаблон. Откроется окно Шаблон индекса документа.

Окно состоит из следующих элементов:

> – добавить элемент в итоговый список;

<</span> – удалить элемент из итогового списка.

2. Чтобы сформировать шаблон, выделяйте поочередно нужные элементы в поле Исходный список  и щелкайте на  верхней вертикальной кнопке (>).  Выбранные элементы будут скопированы в поле Итоговый список.
3. Завершив формирование шаблона регистрационного номера, щелкните на кнопке Закрыть. Произойдет возврат к окну элемента справочника.  Полученный шаблон номера будет автоматически записан в поле Шаблон. 

Шаблон регистрационного номера документов может быть составлен из следующих элементов:

{1} Индекс группы документов;        

{2} Порядковый номер –  порядковый номер документа в пределах групп документов, для которых установлено единое номерообразование; 

{3} Индекс дела по номенклатуре. Если в шаблоне регистрационного номера был выбран этот элемент, то до момента сохранения РК необходимо выбрать номенклатуру дел;

{4} Индекс лица, подписавшего документ. Элемент может быть добавлен в шаблон только для групп исходящих документов;

{5} Индекс подразделения исполнителя. Элемент может быть добавлен в шаблон только для групп исходящих документов;

{6} Префикс обращений граждан – начальная буква фамилии гражданина в письме или обращении;

{7} – Индекс грифа доступа;

{8} – Год регистрации документа – последняя цифра года регистрации РК;

{9} – Индекс связки – индекс, определяющий наличие у  документа связок определенного типа на момент регистрации. Если в шаблоне выбран этот элемент, то при регистрации РК в регистрационный номер в качестве значения будет проставлен индекс типа связки, стоящего первым в списке связок этой РК;

{А} – Рег.№ связанного документа – если в шаблоне выбирается этот элемент, то в номер регистрируемой РК заносится регистрационный номер связанного документа;

{B} – Порядковый номер связанного документа – если в шаблоне выбирается этот элемент, то в номер регистрируемого документа заносится порядковый номер связанного документа;

{С} – Порядковый номер в пределах связанной РК – если в шаблоне выбирается этот элемент, то в номер регистрируемого документа, заносится число, соответствующее количеству связок у данной РК, включая и саму данную РК;

– – Разделитель – знак, разделяющий элементы шаблона (знак «минус);

/ – Разделитель – знак, разделяющий элементы шаблона (косая черта);

{@} – Свободный номер. При выборе данного элемента отменяется автоматическое формирование номера. В процессе регистрации документов, соответствующих группе документов со свободным номерообразованием, номер РК задается вручную вводом с клавиатуры. При этом возможна проверка на уникальность введенного номера (если установлен флажок Проверка уникальности номера). Флажок Проверка уникальности номера устанавливается на нижнем уровне иерархии – в листах. 

Сочетание элемента Свободный номер с другими элементами шаблона не допускается. При попытке добавить этот элемент в непустое поле Итоговый список будет выведено соответствующее предупреждение;

{@2} – Свободный + порядковый номер. При выборе этого элемента, шаблон номера может состоять только из данного элемента, выбирать его в комбинации с другими элементами не разрешается. 

Элемент {@2} объединяет в себе свойства элементов {@} и {2}. При регистрации документов с таким номерообразованием, автоматически формируется порядковый номер документа в пределах области номерообразования. Регистрационный номер может быть отредактирован как при создании РК, так и в дальнейшем, в режиме редактирования РК (если пользователь обладает правом Редактирование регистрационного номера РК). 

В отличие от документов, шаблон номера которых включает элемент {2}, для документов с номерообразованием Свободный + порядковый номер можно проводить проверку на уникальность введенного номера (если установлен флажок Проверка уникальности номера);

{1#} – Спец. элемент первичного документа – при включении данного элемента в шаблон в конец регистрационного номера добавляется суффикс -(0)-0, являющийся признаком первичности документа;

{2#} – Спец. элемент повторного документа – при выборе данного элемента в шаблон номера, шаблон будет состоять только из этого элемента, выбирать его в комбинации с другими элементами невозможно. РК документов этой группы при регистрации обязательно должны иметь связку с РК, содержащей в шаблоне элемент {1#} (РК первичного документа). 

Регистрационный номер будет состоять из следующих значений: 

• регистрационный номер первичного документа без суффикса;
• порядковый номер регистрируемого документа, среди всех РК, имеющих шаблон {2#}, связанных с данным первичным документом;
• 0.

В регистрационном номере значения будут разделяться дефисом.

Пример: В системе зарегистрирован первичный документ (с элементом шаблона {1#}) за рег. номером Вх/6-(0)-0. С ним связано 3 документа с элементом шаблона {2#} в рег. номерах. При регистрации новой РК с элементом шаблона {2#} в рег. номере, ее номер будет следующий: Вх/6-(4)-0.

{3#} – Спец. элемент ответов – при выборе данного элемента в шаблон номера шаблон будет состоять только из этого элемента, выбирать его в комбинации с другими элементами невозможно. РК документов этой группы при регистрации обязательно должны иметь связку с РК, содержащей в шаблоне элемент {1#} (РК первичного документа) или с РК, содержащей в шаблоне элемент {2#} (РК повторного документа).

Если имеется связка с РК первичного документа, то регистрационный номер будет состоять из следующих значений: 

• регистрационный номер первичного документа;
• порядковый номер регистрируемого документа, среди всех РК, имеющих шаблон {3#}, связанных с данным первичным документом.

Пример: В системе зарегистрирован первичный документ (с элементом шаблона {1#}) за рег. номером Вх/6-(0)-0. С ним связано 2 документа с элементом шаблона {3#} в рег. номерах. При регистрации новой РК с элементом шаблона {3#} в рег. номере, ее номер будет следующий: Вх/6-(0)-3.

Если имеется связка с РК повторного документа, то регистрационный номер будет состоять из следующих значений: 

• регистрационный номер повторного документа без суффикса;
• порядковый номер регистрируемого документа, среди всех РК, имеющих шаблон {3#}, связанных с данным повторным документом.

Пример: В системе зарегистрирован повторный документ (с элементом шаблона {2#}) за рег. номером Вх/6-(4)-0. С ним связано 2 документа с элементом шаблона {3#} в рег. номерах. При регистрации новой РК с элементом шаблона {3#} в рег.номере, ее номер будет следующий: Вх/6-(4)-3.

Если в шаблоне номера РК используются такие элементы, как {9}, {А}, {В} и {С}, то для каждого из них можно задать ограничение по типам связок. В этом случае, при формировании регистрационного номера будут учитываться только те документы, тип связки которых совпадает с типом связки, указанным в шаблоне.

Для установки ограничения по типам связок элемент шаблона нужно перенести в поле Итоговый список и выделить его, щелкнув на нем мышкой. Под полем Шаблон появится дополнительное поле Связки. Щелкнув на кнопке , примыкающей к правой границе поля, откройте справочник Типы связок и выберите из него нужные значения. Элемент, для которого установлено ограничение по типам связок, в полях Итоговый список и Шаблон будет помечен значком «звездочка», располагающимся справа (например, {А*}). 

Для элементов: {А}, {В}, и {С} можно установить признак обязательности наличия связок на момент регистрации РК данной группы документов. Для этого элемент шаблона нужно перенести в поле Итоговый список и выделить его, щелкнув на нем мышкой. Рядом с полем Шаблон появится дополнительный флажок Признак обязат. При установке этого флажка элемент в полях Шаблон и Итоговый список будет помечен значком «звездочка», располагающимся слева (например, {*А}). 

По умолчанию в системе установлено 2 вида разделителей элементов регистрационного номера -  знак «минус» и косая черта. При формировании шаблона системный технолог может ввести в качестве разделителя другой символ (или набор символов).

Для изменения значения разделителя необходимо выделить в поле Итоговый список один из разделителей, щелкнув на нем мышкой и, в появившемся рядом с полем Шаблон безымянном поле ввести нужные символы-разделители. При установке курсора на другой элемент в поле Итоговый список или при нажатии кнопки Закрыть в поле Шаблон сформируется новое значение разделителя

При редактировании разделителя следует учитывать следующие ограничения:

• разделитель не может быть пустым (то есть не содержать ни одного значения);
• разделитель не может содержать символы фигурных скобок, символ «звездочка» (*) и знак диеза («решетку» – #) – это специальные символы шаблона;
• длина разделителя не должна превышать 10 символов.

Удаление элемента шаблона:

1. Находясь в окне Шаблон индекса документа, выделите в Итоговом списке элемент, подлежащий удалению;
2. Щелкните на вертикальной кнопке <</span>. Выделенный элемент будет удален из поля Итоговый список, а также из поля Шаблон.
3. Завершите формирование шаблона, щелкнув на кнопке Закрыть. Произойдет возврат к окну элемента справочника.