Реквизиты элемента-листа

Лист справочника имеет следующие реквизиты:

  • Индекс – индекс текущей группы документов. По умолчанию в этом поле устанавливается индекс вышестоящей вершины, если такой индекс задан;
  • Номерообразование – признак собственного номерообразования. Флажок устанавливается в том случае, если документы данной группы должны иметь собственную нумерацию. 

Если признак собственного номерообразования не установлен, нумерация документов этой группы будет осуществляться с использованием значения счетчика вышестоящей вершины.

Листья с установленным флажком Номерообразование отмечены в списке элементов справочника синей галочкой ;

Внимание.  Если флажки Номерообразование у данного листа и всех вышестоящих вершин не установлены, номерообразование будет определяться счетчиком корневой вершины. Если ни у одного из элементов справочника (как вершин, так и листьев) не будет установлен этот признак, то все группы документов будут иметь общую сквозную нумерацию.

  • Наименование – название группы документов. Заполнение этого поля является обязательным;
  • Проверка уникальности номера – флажок устанавливается в том случае, если при регистрации документов данной группы требуется проводить проверку уникальности регистрационного номера. Такая проверка проводится при записи РК в БД среди других РК данной группы документов, зарегистрированных в текущем календарном году. 

Установка этого флажка допускается только для тех групп документов, в шаблоне регистрационного номера которых отсутствует элемент {2} («Порядковый номер»); 

  • Нумерация копий – флажок устанавливается в случае, если копии документов в текущей группе должны нумероваться. Установка этого флажка приводит к тому, что при регистрации РК данной группы в журнал передачи документов добавляется дополнительная графа для ввода номера копии документа.
  • Шаблон – шаблон регистрационного номера. Если у вышестоящей вершины был сформирован шаблон регистрационного номера, он будет отображен в данном поле при добавлении нового листа в эту вершину (его можно отредактировать). Если у вышестоящей вершины шаблон сформирован не был, его требуется создать;
  • Шаблон проекта – шаблон регистрационного номера проектов документов. Если у вышестоящей вершины был сформирован шаблон регистрационного номера проектов документов, он будет отображен в данном поле при добавлении нового листа в эту вершину (при необходимости его можно отредактировать). Если у вышестоящей вершины такой шаблон сформирован не был, его следует создать;

Внимание.  При редактировании уже существующих элементов справочника не рекомендуется изменять шаблон номера документа.

  • Примечание – текст комментария;
  • Вид РК – вид РК документов данной группы, определяющий состав ее основных реквизитов. Нужное значение выбирается из раскрывающегося списка, содержащего следующие элементы:
  • «Входящие»;
  • «Исходящие»;
  • «Письма граждан».

Если текущий элемент справочника создается для регистрации внутренних документов, следует установить значение «Исходящие».

  • ЭЦПШифрование – данные флажки устанавливаются в том случае, если документы текущей группы при отправке по электронной почте должны защищаться ЭЦП (электронной цифровой подписью) и/или шифрованием.
  • Проекты документов – флажок устанавливается, если документы данной группы могут быть зарегистрированы как проекты документов. 

Внимание.  Флажок Проекты документов появляется только в случае, если в поле Вид РК установлено значение «Исходящие».

При установке флажка Проекты документов под ним появляются 3 дополнительных флага, установка которых приводит к автоматизации отдельных операций при работе с проектами документов:

  • Удалять РКПД после регистрации – установка этого флажка приведет к тому, что после регистрации документов, созданных на основе проектов данной группы, сами проекты документов будут автоматически удаляться из БД системы;
  • Автоматическая регистрация – установка данного флажка приведет к тому, что после утверждения проекта документа (после ввода информации о последней подписи проекта) автоматически будет зарегистрирован документ, созданный на основе данного проекта документа. 

Внимание.  Автоматическая регистрация возможна только для тех групп документов, шаблон номера которых не содержит элементов: {9}, {А}, {B}, {C}, {@}, {@2}, {1#}, {2#}, {3#}. В противном случае флажок Автоматическая регистрация будет недоступен для установки.

  • Применять ЭЦП – установка флажка приведет к тому, что при визировании и подписании проектов документов данной группы система будет требовать защиты с помощью ЭЦП файлов, прикрепленных к РКПД исполнителем проекта, а также визирующими и подписывающими должностными лицами. 

 

Замечание.  Флажки Удалять РКПД после регистрацииАвтоматическая регистрация и Применять ЭЦП могут быть, также, установлены/сняты исполнителем проекта документа при работе с РКПД (см. Руководство пользователя, раздел «Проекты документов», п. «Параметры РКПД»).

  • Проверка уникальности номера проекта – установка флажка приведет к тому, что при регистрации РКПД будет проверяться уникальность его.