Создание документов

Напомним, что все отправленные документы с отчётностью формируются в реестре автоматически.

При необходимости создать исходящий документ с отчётностью можно и в этом реестре. При этом в соответствующем реестре отчётности необходимо сформировать файлы с отчётами.

Формирование прочих документов происходит непосредственно в этом реестре. Рассмотрим подробнее, как это происходит.

Для создания нового документа воспользуйтесь клавишей <Ins> и выберите (с помощью кнопки <Enter>) необходимый тип (в нашем случае, это "Прочее") из предложенного списка (рис. 15-2).

 Тип исходящего документа должен обязательно соответствовать типу отправляемого документа. Напомним, что тип "Отчет" служит для отправки налоговой и бухгалтерской отчётности, тип "Запрос" – для отправки формализованного запроса, и т.д. В случае возникновения несоответствия программа обязательно выдаст предупреждение подобного вида:

Рис. 15-3 – Предупреждение о возникновении несоответствия

Как только выбран тип исходящего документа, открывается диалоговое окно документа:

Рис. 15-4 – Предупреждение о возникновении несоответствия

Обратите внимание на заполнение следующих полей в диалоге:

1.  "Дата" и "Номер" - заполняются автоматически при создании исходящего документа в реестре. Дата отправки отчёта фиксируется в фазе "Отчет" после отправки отчёта (подробности в разделе "Фазы обработки писем").

2.   "Получатель" - из справочника организаций указывается получатель исходящего документа (налоговая инспекция, пенсионный фонд или прочая организация).

В карточке получателя на вкладке "Сертификаты" должен присутствовать действительный сертификат. Иначе при отправке возникнут ошибки, и документ не будет доставлен получателю.

3.  "Файл" - выбирается файл с информацией (отчётом, запросом и т.д.) для отправки. Вложенный файл можно сохранить, нажав кнопку рядом с этим полем.

В зависимости от типа исходящего документа название поля меняется: "Файл с отчетом", "Файл с запросом" и т.д. В связи с этим могут быть кнопки: "Просмотреть отчет" (просмотреть отчётную форму, записанную в данный файл), "Просмотреть файл" (просмотреть файл отчётности), "Проверить" (проверить файл с отчётностью на соответствие формату представления данных в электронном виде).

4.  "Примечание" - можно указать любую дополнительную информацию. Она не отправляется с документом, а хранится только в реестре исходящих документов.

5.  "По документам" - в этой таблице можно указать документ, который послужил основанием для отправки данного документа. Например, указать отчёт, по которому вы отправляете разъяснения. При автоматическом создании исходящих документов, в этой таблице уже будет указан необходимый отчёт.

После заполнения необходимых реквизитов, подготовьте документ к отправке, нажав соответствующую кнопку в диалоге (подробности в главе "Отправка отчётности"). После этого сохраните документ в реестре ("Сохранить"). Такой документ будет иметь значок  "Готов к отправке".