Инвентаризация и ревизия складов.

Понятие инвентаризации

Поддержание склада в реальном состоянии – важнейшая задача кладовщика. Наличие товаров на реальном, физическом складе должно соответствовать состоянию склада по документам в СБиС++. Еще раз напоминаем, все приходно-расходные документы следует обязательно вводить в программу. Только в этом вы будете видеть реальную ситуацию на ваших складах.

Для поддержания складов в актуальном, соответствующем реальности, состоянии, необходимо регулярно проводить инвентаризации и ревизии.

В отличии от ревизии, которая  проводится по всему складу, при участии ревизионной комиссии, инвентаризация – операция, которая проводится кладовщиком регулярно, в текущем порядке (желательно не реже раза в неделю) и, как правило, по какому-то отдельному разделу склада.

В практике работы обычно используются две стратегии  инвентаризации:

•  Инвентаризация "вслепую" – когда проверяющий фиксирует физическое наличие наименований на реальном складе, но при этом не видит данные остатков по документам в программе. В этом случае проверяющий лишен соблазна подогнать количество под "нужное" значение и тем самым  исказить реальное положение дел.

•  Инвентаризация по документам – в этом случае проверяющий видит данные остатков по документам и исправляет их с учетом наличия наименований на реальном складе.

 Оформление и закрытие всех складских документов.

На момент проведение инвентаризации необходимо убедиться, что все документы прихода на склад и списания со склада сформированы и закрыты.

Перерасчет себестоимости (корректировка непросчитанных документов)

Для правильного расчета себестоимости товаров (продуктов) на складе , необходимо, чтобы по соответствующим продуктам были сформированы и последовательно закрыты все документы прихода и списания со склада. Если на момент создания документа программа не имеет данных для расчета себестоимости, (расходный документ оформляется раньше приходного) берется последняя себестоимость, которую удалось рассчитать. В этом случае накладная считается не просчитанной (с неправильно рассчитанной себестоимостью). Не просчитанные документы выделяются в реестре синим цветом. Если на момент формирования акта инвентаризации имеются непросчитанные документы , необходимо выполнить перерасчет себестоимости непросчитанных документов. Напомним, общий порядок (режим) расчета себестоимости списания при закрытии документов на отпуск (расходных накладных, накладных перемещения и т.п.) устанавливается во время конфигурирования в диалоговом окне "Конфигурирование задачи "Склад и калькуляция""на вкладке "Расчет себестоимости" см. главу "Общие сведения и настройки модуля "Бэк-офис"" раздел "Предварительные настройки" параграф "Конфигурирование задачи "Склад и калькуляция"". Для выполнения пересчета себестоимости служит регламентная процедура "Пересчет себестоимости" (см. Руководство бухгалтера). 

Формирование акта инвентаризации с документальными остатками продуктов.

В реестре актов инвентаризации создается акт инвентаризации . Работа с "Актом инвентаризации" рассмотрена в главе "Задача "Склад и калькуляция"" в разделе "Инвентаризация". В блоке  "По документам" каждого наименования акта инвентаризации автоматически рассчитываются  количественные остатки и себестоимость в соответствие с введенными приходно-расходными документами.

Проведение инвентаризации фактических остатков продуктов.

Для сверки данных бухгалтерского учета с фактическим количеством остатков на складе, для всех наименований акта инвентаризации определяется их фактическое количество. Фактическое количество каждого наименования проставляется в поле "В наличии". При этом ,разумеется, могут возникать расхождения между фактическим и документальным количеством остатков каждого наименования на складе, выраженные в виде излишка или недостачи. Расхождения в виде недостачи и излишка одновременно по разным сортам одного и того же наименования, например "Кофе "Якобс"" и "Кофе "Монарх" "  корректируется документом "Пересортица" см.параграф "Оформление пересортицы ".В остальных  случаях  излишек товара приходуется на склад, а недостача списывается . При этом способ списания недостачи, зависит от причины ее возникновения. При этом:

•  Недостача в пределах норм естественной убыли списывается на затраты организации.

•  недостачей, сверх норм естественной убыли , в случае установления виновного лица, списывается на виновное лицо. Виновное лицо обязывается возместить причиненный ущерб.

•  Недостача сверх норм естественной убыли ,в случае если виновное лицо не обнаружено, списывается на убытки предприятия.

                       Причиной возникновения недостачи может быть не только халатность или порча продуктов, но и неоформленные вовремя документы списания продуктов, с истекшим сроком годности, блюд, не подлежащих хранению, продуктов на питание сотрудников или представительские расходы и т.п. . В этом случае, необходимо сначала оформить списание этих продуктов и блюд, а затем сформировать и закрыть акт инвентаризации. Списание на затраты организации рассмотрено в разделе "Производство и списание блюд" и в разделе "Затраты организации".

Оформление пересортицы

Документ пересортицы оформляется датой более ранней (предыдущим днем) чем предварительно сформированный акт инвентаризации. После закрытия документа пересортицы снова производится инвентаризация наименований. Документ пересортицы изменяет количественные остатки на складских карточках без изменения себестоимости.

Важно помнить, что "пересортить" можно только однотипный товар, например, сигареты. А сигареты и пиво – нельзя даже при одинаковой себестоимости. Создание подобных документов не допускается.

 Закрытие акта инвентаризации.

При закрытии акта инвентаризации излишки приходуются на склад, недостача списывается на затраты организации с аналитикой "Недостача". В дальнейшем, по выяснении причин возникновения недостачи, она либо включается в состав затрат организации, либо списывается на виновное лицо, либо списывается на убытки организации.