Настройка задачи "Склад и калькуляция" |
Диалог "Конфигурация задачи"
Из задачи "Склад и калькуляция" выполните "Главное меню/ Услуги/ Конфигурация задачи". В результате открывается диалог конфигурации данной задачи.
Конфигурация задачи
В конфигурации задачи определяются общие параметры, которые "по умолчанию" применяются для всех операций, выполняемых из данной задачи. Иными словами, значения, которые вы определите в конфигурации задачи, будут общими для всех складов и всех реестров документов задачи "Склад и калькуляция".
Ниже дадим рекомендации по тем настройкам, которые являются обязательными при списании товаров по средней себестоимости (рекомендуется для учета в общественном питании). Остальные настройки оставьте на тех значениях, которые программа предлагает по умолчанию. Описание настроек для партионного учета см. в руководстве к базовому комплексу СБиС++.
Вкладка "Общие"
Цена 1, 2, 3, Плановая себестоимость
СБиС++ может одновременно работать с несколькими ценами на один и тот же товар. Для работы с ценами служат поля "Цена 1", "Цена 2", "Цена 3" , "Плановая себестоимость
Поле "Цена 1" используется в качестве основной цены. Из этого поля СБиС++ будет брать цену при расчете скидок и печати расходных чеков. Поле "Плановая себестоимость" служит для расчета примерной себестоимости товара, если по нему еще не было прихода. Например, вы хотите рассчитать примерную себестоимость блюда без оформления прихода ингредиентов.
Для каждого товара помимо основной цены (Цена 1) можно задать еще две (Цена 2, Цена 3).
Все цены могут быть как рублевыми, так и валютными. Обычно для работы в программе достаточно одной Цены 1.
Подробнее организация работы с ценами для разных категорий ТМЦ общепита описана в Главе 8."Складской учет" раздел "Номенклатура" параграф "Заполнение карточки номенклатуры".
Округление цен до…
Масштаб округления цен. По умолчанию цены округляются до копеек, то есть до второго знака после запятой. Согласно данному масштабу округляются цены при вводе товаров. Итоговые суммы всегда округляются до копеек.
Оплата через…
Если вы будете оформлять в СБиС++ расходные документы и хотите отслеживать их оплату, укажите срок оплаты в этом поле.
По умолчанию выбран срок "З дня". В этом случае при выписке расходной накладной 06.08.05 срок ее оплаты будет автоматически установлен на 09.08.05. Допустимо оставить это поле пустым (не задавать значение). В этом случае при выписке расходных накладных срок оплаты устанавливаться не будет, но когда требуется, вы сможете его задать вручную.
Выдаваемые предупреждения и запросы
Настройка выдаваемых предупреждений
Выбор предупреждений и запросов, которые будут выдаваться при формировании расходных накладных. Данная настройка не является обязательной и служит лишь для удобства работы:
• Реальное отсутствие на складе – предупреждение об отсутствии товара на складе.
• Отсутствие с учетом резерва – проверка наличия товара на складе с учетом количества, зарезервированного в счетах (счет выписан, а отгрузки еще не было).
• Цена расхода ниже себестоимости – предупреждение в ситуации, когда в расходной накладной продажная цена товара окажется ниже текущей себестоимости.
• Отсутствие при закрытии документа – предупреждение об отсутствии на складе нужного количества товара.
• Создание наименований на складе – согласно общей логике работы в СБиС++, картотека складов формируется на основании картотеки номенклатуры, оба справочника ведутся параллельно. При создании наименования на складе оно автоматически создается и в справочнике номенклатуры. Если вам требуется, чтобы всякий раз при создании наименования на складе выводился запрос на создание его в номенклатуре, поставьте флажок у этой настройки.
Количество упаковок (мест)
Настройка учета упаковок
Механизм учета товара упаковками удобен в тех случаях, когда вы закупаете товар, например, бутылками, продаете порциями по 100 и 150 г, а учитываете литрами.
В этом случае в складских документах удобнее указывать количество бутылок (мест) товара, а программа уже сама рассчитает общее количество товара в литрах. То же самое при закупке товара коробками, а учете штуками.
По умолчанию программа не использует упаковки при ведении складского учета, но вы можете изменить значение данного поля на любое из двух предлагаемых "Выравнивается до целых" или "Округляется до сотых" (оставьте значение, предлагаемое по умолчанию).
Вкладка "Ввод наименований"
СБиС++ позволяет заносить товары в накладные при помощи сканера штрих-кодов. На этой вкладке определяется порядок ввода наименований в накладные со сканера.
Порядок подключения и настройки сканера описан в главе "Подключение оборудования". Если к данному рабочему месту подключен сканер штрих-кода, он должен быть в списке оборудования в конфигурации рабочего места ("Главное меню/ Настройки/ Конфигурация рабочего места"). Сканеры штрих-кода в списке оборудования находятся в папке "Устройства идентификации".
Настройка ввода наименований
Выбор наименований из…
Выберите справочник, из которого при вводе со сканера будут выбираться наименования в накладные. По умолчанию поиск наименований ведется по складской картотеке (рекомендуется). Но при необходимости можно выбирать наименования из справочника номенклатуры. Для перехода к этому варианту нажмите на стрелку, которая находится в этом поле.
Маска штрих-кода
СБиС++ позволяет формировать складские документы при помощи сканера штрих-кодов, что очень удобно и быстро. В считываемом штрих-коде должна быть заложена информация о номенклатурном номере и количестве (весе). Шаблон штрих-кода задается в данном поле при помощи букв "В", "Н", "Ц" и любых цифр, по следующим правилам:
• если в маске штрих-кода указана цифра, то в самом штрих-коде на этом месте должна быть именно эта цифра и никакая другая. Если это цифра, и она идет до номенклатурного номера, то она будет к нему добавлена спереди;
• если в маске указана буква "Ц", то в штрих-коде на этом месте должна находиться любая цифра;
• если в маске указана буква "Н", то соответствующий символ штрих-кода будет трактоваться, как часть номенклатурного номера товара;
• если в маске указана буква "В", то соответствующий символ штрих-кода будет трактоваться, как часть количества (веса) товара.
Предположим, ваши товары маркированы следующим образом: первые два символа кода – цифры, причем, первая всегда "4", вторая может меняться. Следующие пять символов – номенклатурный номер товара, следующие пять – количество (вес) товара, и последний символ – любая цифра. Маска штрих-кода в этом случае должна выглядеть так: "4ЦНННННВВВВВЦ". Тогда при считывании такого штрих-кода, как "4056001000155", программа будет искать в картотеке товар с номенклатурным номером "4056001" и подставит его в складской документ, например, накладную с количеством "00015", то есть 15 единиц.
Если окажется, что длина считываемого штрих-кода больше длины маски, или маска не указана вовсе, то весь штрих-код будет трактоваться программой как номенклатурный номер. Количество товара при этом придется вводить или настроить программу так, чтобы количество вводимого товара всегда принималось равным единице.
Вкладка "Расчёт себестоимости"
Под себестоимостью понимается закупочная цена, по которой товар хранится на складе. Любое движение товара по складу находит отражение и на счетах бухгалтерского учёта.
На вкладке "Расчет себестоимости" выбирается общий порядок (режим) расчета себестоимости списания при закрытии документов на отпуск (расходных накладных, накладных перемещения и т.п.). Выбранный порядок расчета себестоимости будет использоваться при расчете себестоимости списания во всех реестрах задачи "Склад и калькуляция". Конкретные параметры учетной политики (средняя себестоимость, определенная схема партионного учета) настраиваются для каждого склада отдельно (см. Главу 8."Складской учет" раздел "Склады").
Настройка расчета себестоимости
Рассчитывается в обычном порядке
По умолчанию себестоимость рассчитывается в обычном порядке на дату документа (т.е. на дату создания расходного документа).
Это значит, что при создании расходного документа себестоимость каждый раз рассчитывается заново. При расчете учитываются все приходно-расходные операции на дату создания документа.
Если на момент создания документа программа не имеет данных для расчета себестоимости, (расходный документ оформляется раньше приходного) берется последняя себестоимость, которую удалось рассчитать. В этом случае накладная считается не просчитанной (с неправильно рассчитанной себестоимостью). Не просчитанные документы выделяются в реестре синим цветом.
Реестр сводных продаж
Расчет себестоимости можно вести текущим днем. В этом случае себестоимость рассчитывается на текущую дату, но с учётом всех введённых документов, даже если они оформлены будущим числом.
Настройка расчета себестоимости
Не просчитывается (остается, как есть)
Режим "Не просчитывается (остается, как есть)" служит для тех случаев, когда не требуется просчитывать расходные документы непосредственно при их создании, а просчитывать сразу все документы, созданные за месяц или за год, или за произвольный период времени
В этом случае при создании расходных документов себестоимость рассчитываться не будет, и накладные останутся не просчитанными (будут выделены в реестре синим цветом). При этом если по наименованию на складе был приход, то в накладную будет браться последняя рассчитанная себестоимость, если прихода не было – будет ноль.
Если требуется, чтобы накладные автоматически просчитывались на конец месяца, поставьте переключатель в позицию "Конец месяца". В результате каждый расходный документ будет рассчитываться с учётом всех приходных и расходных операций на складе на конец того месяца, к которому относится данный документ. Аналогично работает признак "Конец года".
Настройка расчета себестоимости
Если требуется просчитывать накладные на произвольную дату, можно использовать массовые операции перерасчета себестоимости и перепроведения документов. Операция массового перерасчета себестоимости пересчитывает себестоимость всех наименований по указанному пользователем складу (или всей складской картотеки), или по движению за указанный пользователем период. Операция массового перепроведения документов заново проводит документы, сформированные в течение указанного периода в указанной задаче. Обе операции выполняются из задачи "Бухгалтер".
Режим "Не просчитывается" удобно использовать в следующих случаях:
• Если база данных очень большая, а требуется быстро оформлять текущие документы.
• Если на вашем предприятии часты ситуации, когда расходные документы оформляются раньше приходных.
Поясним второй случай. Например, ваше заведение работает в режиме ресторана, т.е. повара готовят блюда на основе принятых заказов. В этом случае, сначала оформляются продажи блюд, а в конце дня, по итогам продаж за день, оформляется приход блюд в зал реализации и списание с кухни продуктов, затраченных на их приготовление. Таким образом, на момент формирования расходных документов программа не имеет реальных данных для расчета фактической себестоимости блюд (приход еще не оформлен!). Если себестоимость рассчитывается в обычном порядке, накладные останутся не просчитанными (суммы не просчитанных документов выделяются в реестре синим цветом). Фактическая себестоимость списания в накладных будет рассчитана только после оформления прихода. Подробнее см. в Главе 9. "Производство и калькуляция" раздел "Производство блюд"
Режимы расчета себестоимости при партионном учете
Настройка расчета себестоимости
Следующие три варианта формирования себестоимости списания различаются между собой лишь в том случае, если вы ведёте на складе партионный учёт. При партионном учете четко прослеживается движение каждой отдельной партии товара (такого-то числа по такому-то приходному документу партия поступила, такими-то расходными документами она была списана).
Если же товар на складе учитывается по средней себестоимости, т.е. нет различий между товарами из разных партий прихода, а себестоимость товара на складе формируется как средняя из всех закупочных цен данного товара, то все три следующие способа определения себестоимости списания будут работать одинаково.
Рассчитывается, если нужно
Данный режим предлагается по умолчанию. Его рекомендуем использовать, если в вашей организации приходные документы, как правило, оформляются раньше расходных.
В этом случае на момент закрытия расходной накладной проверяется партия прихода, которая уже была установлена до закрытия накладной, и правильно ли указана себестоимость этой партии.
Программа определяет, имеются ли по установленной партии остатки на дату выписываемой расходной накладной. Если по установленной партии имеется остаток на дату расходной накладной, то именно эта партия будет оставлена и установлена её себестоимость. Если по установленной партии нет остатков на дату расходного документа или партия до этого вообще не была установлена, то партия будет рассчитана заново.
Если при этом выяснится, что на дату оформления расходного документа на складе не было нужного количества товара, программа выдаст сообщение об ошибке и пометит закрываемую накладную белым цветом. Это напомнит бухгалтеру о нарушении принципа ввода документов – сначала приход, затем расход.
При партионном учёте следует помнить, что если выбранная в расходном документе партия прихода подходит по количеству, то именно она и останется в списании, даже если выбор её нарушает порядок списания (по методу FIFO, LIFO и т.п.). Такой режим даёт пользователю возможность вручную выбирать нужную приходную партию, из которой будет списан данный товар, а также даёт возможность не нарушать всю цепочку списания при изменении некоторых документов .
При учёте по средней себестоимости установленная ранее себестоимость будет проигнорирована, она рассчитается заново.
Всегда рассчитывается заново
В этом режиме расчёт себестоимости проводится программой заново (рассчитанная до этого себестоимость будет проигнорирована) в соответствии с выбранной учётной политикой. Если при этом выяснится, что на дату оформления расходного документа на складе не было нужного количества товара, программа выдаст сообщение об ошибке и пометит закрываемую накладную белым цветом.
Проверяется установленная
В этом режиме происходит проверка, правильно ли в расходном документе указана себестоимость товара и подобрана приходная партия. Если программа обнаружит ошибки (скажем, установленная приходная партия не соответствует по количеству требованиям расходной накладной), то выдаст сообщение об отсутствии товара на складе, но при этом (в отличие от режима "Рассчитывается, если нужно") установленная партия и её себестоимость будут сохранены. Если же партия подходит по количеству, то она будет нормально закрыта (помечена желтым цветом).
Этот режим подойдёт в том случае, если вы устанавливаете партии вручную и не хотите, чтобы они пересчитывались.
Вкладка "Сезоны"
На вкладке "Сезоны" определяются периоды применения коэффициентов сезонности для продуктов (зима, весна, лето, осень). Сами сезонные коэффициенты определяются в карточке наименования (см. Главу 8."Складской учет" раздел "Номенклатура" параграф "Заполнение карточки номенклатуры").
Отсутствие флажка "Использовать сезонность" означает, что сезонность не применяется. В этом случае поля настройки периодов сезонности и поля для задания коэффициентов сезонности в карточке наименования будут недоступны для ввода, затемнены.
Настройка сезонов
Как только флаг установлен, становятся доступны поля периодов сезонности и поля сезонных коэффициентов (в карточке номенклатуры).
Настройка сезонов