Проведение предпроектного обследования

Предпроектное обследование начинается с ознакомительных бесед с руководством компании, начальниками отделов, технологами на производстве. Перед каждым визитом составляется план беседы с определением основных целей визитов. Полученная информация фиксируется в опросных листах и, дополнительная информация записывается в произвольной форме.

Опросный лист для типового внедрения содержится в "Комплекте документов для внедрения".

Сначала выявляются основные проблемы предприятия, описываются текущие технологические процессы в производстве. Руководство определяет основные структурные единицы предприятия, а так же выделяет первоочередные, наиболее важные и менее важные задачи, которые необходимо достигнуть в процессе реализации проекта.

Руководители отделов объясняют структуру своего отдела, основные документы и основные потоки документооборота в отделе, а так же взаимосвязи между другими отделами. Например, вместе с начальником склада составляется схема движения документов через склад, по каким документам происходит отгрузка продукции, по каким её оприходование, как организовано взаимодействие с поставщиками и покупателями, каким образом происходит отпуск материалов в производство и т.д. Вместе с начальником отдела продаж, составляется схема работы его отдела, каким образом собираются заявки, какие отчеты ему необходимы для принятия решения, какие отчеты он предоставляет руководству и т.д. Составление подобных схем работы отделов может оказаться достаточно трудоемкой задачей, но без этой работы успешная реализация всего проекта может быть поставлена под вопрос. Составление схем работы отделов и схем документооборота, проходят при непосредственном участии, как сотрудников внедренческого центра, так и сотрудниками предприятия. Руководитель отдела может поручить работу по взаимодействию с внедренческим центром одному из работников отдела.

Для изучения специфики организации производится заполнение опросных листов (см. ниже). Он позволяет консультанту задать сотрудникам заказчика все необходимые вопросы, связанные с основными направлениями деятельности автоматизируемых подразделений, ничего при этом не забыв.

В поле "Особенности" опросного листа вписываются особенности предприятия по каждому вопросу. Например, по вопросу "Получение товаров от поставщика" можно написать: "товар приходуется кладовщиком (рабочее место не автоматизировано), составляется приходный ордер в двух экземплярах, один из которых передаётся в бухгалтерию". Если особенностей много и не вмещаются на лист – данный вопрос описывается отдельно (на отдельном листе).