Фиксация периода |
Общий порядок действий при закрытии отчетного периода сводится к выполнению следующих операций:
1. Выверка документов рядовыми бухгалтерами.
2. Подготовка к закрытию периода путем ограничения возможности рядовым пользователям изменять проводки в выверенных документах.
3. Построение отчетов и оформление завершающих бухгалтерских операций (таких как закрытие счетов, реформация баланса).
4. Фиксация остатков на счетах. Данная операция подбивает остатки на счетах, в результате чего ускоряется построение стандартных бухгалтерских отчетов.
5. Корректировка остатков на счетах, при необходимости.
Для ограничения возможности изменения проводок за период, а также для фиксации и корректировки остатков на счетах в программе предназначен документ "Фиксация остатков на счетах". Необходимо также, чтобы рядовые пользователи не имели прав на работу в закрытом периоде. Настройку прав нужно выполнить один раз в задаче "Администратор".
Настройка прав пользователей
Для ограничения работы в закрытом периоде в программе должны быть заведены пользователи, у которых настроены права.
За работу в закрытом периоде отвечает зона доступа "Работа в закрытом периоде". В стандартной поставке данная зона доступа есть только у группы пользователей "Главный бухгалтер", а у рядовых бухгалтеров ее нет.
Рис. 14-12 – Зона доступа "Работа в закрытом периоде"
Подготовка к закрытию периода
Перед построением отчетов и выполнением завершающих операций нужно подготовить период к закрытию, для того, чтобы рядовые пользователи случайно не смогли изменить проводки в выверенных документах.
Для подготовки к закрытию периода в программе используется документ "Фиксация остатков на счетах". Этот документ необходимо оформить на каждый используемый план счетов.
Программа позволяет подготовить к закрытию как все счета плана счетов, так и несколько. Это может потребоваться, если в программе работает несколько бухгалтеров, и каждый из них отвечает за конкретные счета.
Рис. 14-13 – Экранная форма документа "Фиксация остатков на счетах"
При оформлении документа заполняются реквизиты:
• "На утро" – следующий день после отчетного периода (1 число);
• "План счетов" – план счетов, по которому фиксируются остатки по счетам.
• "Номер счета" – счета, по которым готовится закрытие периода. Счета выбираются из плана счетов, указанного в поле "План счетов". При этом можно указать один счет, несколько счетов или все счета из плана счетов.
Для выбора нескольких счетов их можно отметить пробелом, а для выбора сразу всех счетов нужно использовать комбинацию клавиш <Ctrl+A> или <*> на цифровой клавиатуре. При нажатии <Enter> все отмеченные счета попадут в табличную часть документа.
При выборе счета программа задает вопрос:
Рис. 14-14 – Вопрос, задаваемый при выборе счета в документе
Так как период только подготавливается к закрытию, на этот вопрос можно ответить "Нет".
Оформленный документ нужно сохранить, но пока не закрывать.
После подготовки периода к закрытию рядовые пользователи не смогут открывать и закрывать документы, в которых сформированы проводки по счетам, готовящимся к закрытию, но смогут эти документы просматривать и распечатывать. При попытке открыть или закрыть такой документ им будет выдаваться сообщение об ошибке:
Рис. 14-15 – Сообщение об ошибке, выдаваемое при
попытке изменить
документ за период, который готовится к закрытию
При этом пользователи смогут открывать и закрывать документы, в которых нет проводок по счетам, подготовленным к закрытию. Например, если подготовлен к закрытию только счет 51, то рядовые пользователи не смогут открывать платежные документы, но смогут открывать накладные.
После подготовки периода к закрытию можно подготавливать отчеты и не бояться, что кто-то изменит проводки в отчетном периоде.
Пользователи, у которых есть права на работу в закрытом периоде (например, главный бухгалтер) смогут открывать и закрывать документы в периоде, который подготовлен к закрытию, при открытии/закрытии таких документов им будет выдаваться предупреждение:
Рис. 14-16 – Предупреждение, выдаваемое при открытии/закрытии документа за период, который готовится к закрытию
При выполнении завершающих бухгалтерских операций на такой вопрос нужно ответить "Да" или "Да для всех". Если же пользователь случайно попытается открыть или перепровести документ, то он сможет отменить эту команду, ответив на этот вопрос "Нет" или "Нет для всех", при этом документ не будет открыт.
Если требуется отменить закрытие периода для внесения изменений, то документ "Фиксация остатков на счетах" нужно удалить.
Фиксация остатков на счетах
Поле построения всех отчетов и выполнения всех завершающих операций можно зафиксировать остатки на счетах. Это позволит ускорить построение стандартных бухгалтерских отчетов.
Для фиксации остатков в ранее созданном документе "Фиксация остатков на счетах" нужно сначала рассчитать остатки по счетам. Для этого можно воспользоваться кнопкой "Рассчитать остатки", при нажатии которой будет задан вопрос:
Рис. 14-17 – Вопрос, задаваемый при нажатии кнопки "Рассчитать остатки"
На него нужно ответить "Да", и тогда автоматически рассчитаются остатки по всем счетам, указанным в табличной части документа:
Рис. 14-18 – Рассчитанные остатки по счетам
Если рассчитанные остатки корректировать не требуется, то документ нужно закрыть (<Ctrl+Z> на документе). В результате сальдо на начало следующего периода будет зафиксировано, и бухгалтерские отчеты за последующие периоды будут строиться быстрее.
Возникают ситуации, когда требуется изменить документ в закрытом периоде, не изменив обороты и остатки по счетам за период. Производимые изменения могут быть двух видов:
• не влияющие на проводки (например, изменение номера, даты документа и др.);
• влияющие на проводки (например, изменение суммы документа, контрагента и др.).
В последней ситуации система позволяет переформировать проводки по документу таким образом, что все изменения проводок записываются по документу началом периода, следующего после закрытого.
Открывать и закрывать документы, в которых есть проводки по закрытым счетам, могут только пользователи, у которых есть права на работу в закрытом периоде (например, главный бухгалтер). При открытии документа будет выдаваться предупреждение:
Рис. 14-19 – Предупреждение, выдаваемое при
открытии документа
закрытого периода
При открытии документа закрытого периода проводки по нему не удалятся.
Рис. 14-20 – Проводка по документу, попадающая в закрытый период
В реестре документов у такого документа
появится знак 
:
Рис. 14-21 – Отметка открытого документа, проводки которого попадают в закрытый период
При последующем закрытии такого документа будет выдаваться предупреждение:
Рис. 14-22 – Предупреждение, выдаваемое при
закрытии документа
закрытого периода
Если внесенные в документ изменения влияют на проводки (например, изменение суммы документа), то после закрытия документа формируются корректирующие проводки датой закрытия периода:
Рис. 14-23 – Корректирующая проводка,
сформированная датой
закрытия периода
Для того, чтобы посмотреть все такие изменения, которые были сделаны по счетам после фиксации периода, можно построить отчет "Изменения в зафиксированном периоде" (главное меню "Отчеты" в задаче "Бухгалтерия").
Рис. 14-24 – Параметры отчета "Изменения в зафиксированном периоде"
Для построения отчета необходимо установить параметры:
• "С... по …" - период формирования отчета.
• "Фильтрация" – в первой
строке этой таблички выбирается счет или субсчет, по которому
необходимо построить отчет. В последующих строках указываются
аналитики для фильтрации отчета. "Сделки",
"Документы" - эти параметры показываются в табличке
фильтрации только для возможности единообразно добавить их в
следующую табличку "Детализация" кнопкой 
, фильтрация по ним
невозможна.
• "Детализация" – указываются виды аналитик выбранного счета, по которым требуется развернуть отчет.
• "Раскрывать субсчета (дебета, кредита)" - эти флаги служат для построения отчета в разрезе субсчетов счета и наоборот.
• "Корреспонденция (дебета, кредита)" - при установке этих флагов в отчете будут указаны корреспонденции счета по дебету и кредиту соответственно, иначе только итоговые суммы оборотов по дебету и кредиту.
• "Рассчитывать остатки" – при снятии этой галочки в отчете не будут выведены остатки, при этом отчет строится заметно быстрее. При установленной галочке выводятся остатки и обороты.
• "Строить в" – выбирается валюта отчета.
• "Форма отображения" - этот параметр позволяет выбрать форму построения отчета: стандартная или узкая.
Для определения документов, в которых после закрытия периода были скорректированы проводки, нужно построить данный отчет с детализацией по документам.
Рис. 14-25 – Экранная форма отчета
"Изменения
в зафиксированном периоде"
Если в зафиксированном периоде нужно внести много изменений (например, забыли начислить амортизацию) и переформировать отчеты за данный период, то документ фиксации остатков можно удалить. После внесения изменений нужно будет заново оформить подготовку к закрытию, сформировать отчеты и зафиксировать остатки на счетах.
Корректировка остатков по счетам
Иногда требуется скорректировать остатки на счетах. При этом корректировка может быть двух видов:
• Корректировка суммы сальдо на счете. В данном случае при изменении сальдо на одном счете нужно изменить сумму сальдо на других, связанных с ним счетах. Иначе баланс может не сойтись.
• Корректировка аналитик на счете без корректировки суммы сальдо. Например, при переходе с учета по одной аналитике на учет по двум аналитикам. В данном случае нужно просто добавить или удалить требуемые аналитики по счету.
Для корректировки остатков в документе "Фиксация остатков на счетах" можно изменять рассчитанные остатки по счетам.
Рис. 14-26 – Корректировка остатков по счету
Если на счете ведется аналитический учет, то нужно указать сумму дебетового или кредитового сальдо по счету в разрезе аналитик, определенных в плане счетов. Дебетовое сальдо указывается в поле "Дебет", кредитовое сальдо – в поле "Кредит", а аналитики указываются в поля "Аналитики" путем выбора из различных справочников и реестров документов.
Если же аналитический учет на счете не ведется, то нужно просто указать общую сумму сальдо по счету без указания аналитик.
Измененные пользователем остатки по счету отображаются в документе синим цветом.
После корректировки остатков документ нужно закрыть (<Ctrl+Z> на документе).
Для просмотра сумм корректировок остатков по счетам можно построить отчет "Развернутый журнал-ордер". При этом в параметрах выборки дата начала периода должна быть меньше даты документа фиксации остатков, а дата окончания – больше.
Суммы, на которые были скорректированы остатки, попадают в отчет в колонку "<фиксация>":
Рис. 14-27 – Суммы, на которые были скорректированы остатки
Если в закрытом периоде нужно внести много изменений и переформировать отчеты, то документ "Фиксация остатков на счетах" можно удалить, при этом все созданные вручную корректировки остатков будут безвозвратно удалены и при создании нового документа фиксации их нужно будет внести заново.