Прием сотрудников |
При приеме на каждого сотрудника заводится карточка, которая в своем роде является архивом. В ней хранятся как общие сведения (дата рождения, пол, адрес, паспортные данные и т.д.), так и сведения, непосредственно участвующие в расчете заработной платы сотрудника или отчислений в бюджет РФ (должность сотрудника, постоянные начисления/удержания по этой должности и т.д.):
Рис. 11-14 – Так выглядит в программе карточка сотрудника
Для внесения в программу данных о новом сотруднике карточку необходимо создавать в том отделе, в котором он действительно будет числиться. То есть сначала нужно перейти в соответствующую папку в справочнике, а уж потом заняться его оформлением в программе.
Основные сведения о сотрудниках
1. "ФИО" - вводится фамилия, полное имя и отчество сотрудника.
2. "Таб. Номер" - за каждым сотрудником и отделом закрепляется номер. При создании новой карточки сотрудника программа уже предлагает по умолчанию следующий по порядку номер. Можно устанавливать номер вручную, но при этом он должен быть уникальным.
3. "ИНН" - идентификационный номер налогоплательщика.
4. "Принят" - указывается дата приема сотрудника. Если сотрудник на текущий момент работает, то поле "Уволен" должно быть соответственно пустым.
5. "Дата рождения и пол" – данные сведения влияют на размер страховых взносов в ПФ. По этим данным определяется группа ПФ, к которой относится сотрудник.
6. "Выдача в кассу", "Всегда выдавать копейки" - в кассу или банк, с копейками или без, влияет на расчет сумм к выдаче в ведомостях на выдачу заработной платы.
7. "Счет затрат", "Аналитика" – эти данные по умолчанию будут наследоваться на все вновь вводимые должности сотрудника, постоянные начисления/удержания. Аналитика в большинстве случаев определяется из справочника "Виды деятельности".
Должности сотрудника
Рис. 11-15 – Таблица должностей сотрудника
В этой таблице указываются должности сотрудника (можно завести несколько должностей, тогда на сотрудника будет формироваться несколько табелей: по одному для каждой должности). Занесение в таблицу сведений о должности происходит любым удобным для пользователя способом, например, по клавише <Ins>:
Рис. 11-16 – Сведения о должности сотрудника
• "Должность" – из справочника "Должности" выбирается должность сотрудника.
• "Принят" – указывается дата принятия на должность.
• "Снят" – поле заполняется только в случае увольнения, перевода на новую должность или изменения оклада.
• "Штат" – используется в штатном расписании для подсчета сотрудников на должности. Если сотрудник работает на полную ставку нужно поставить "1", на полставки - соответственно "0.5".
• "Характер работы" и "Категория" – из предложенного списка выбирается необходимый характер работы (постоянный, сезонный и т.д.). Данная характеристика полезна для получения статистических справок, прямого влияния на расчеты не оказывает.
• Флаг "Основная должность" – основная должность сотрудника в этой организации. Если сотрудник является внешним совместителем в данной организации, и это его единственная должность - данная "галочка" должна быть поставлена. На любой момент времени работы в организации у сотрудника должна быть одна основная должность. Данная должность используется при построении отчетов, в печатных формах документов других задач и т.д. Обратите внимание, основная должность сотрудника в таблице будет выделена жирным шрифтом.
• Флаг "Основное место работы" – "галочка" должна быть установлена у всех сотрудников, данное место работы для которых является основным местом. Соответственно, для внешних совместителей "галочка" стоять не должна.
• Флаг "Договор подряда" – установка "галочки" в этом поле означает, что данный сотрудник работает в вашей организации по договору подряда.
• Флаг "Свободный график" – используется для расчета среднесписочной численности. Если данный флаг установлен, то расчет среднесписочной численности для данного человека усложняется за счет анализа табелей и т.п.
• "В отделе" – указывается отдел, в котором числится данный сотрудник. В этом отделе будет сформирован табель учета рабочего времени. Если сотрудник работает на нескольких должностях в разных отделах, то для каждой должности можно указать свой отдел, тогда и табели будут находиться там, где нужно.
Заполнение остальных полей необходимо для расчета зарплаты и будет рассмотрено чуть позже в разделе "Исходные данные для расчета зарплаты/ Должность и основные виды начислений".
Постоянные начисления/удержания сотрудника
Рис. 11-17 – Таблица постоянных начислений/удержаний сотрудника
В эту таблицу для сотрудника вводятся всевозможные постоянные начисления/удержания. Это могут быть постоянные надбавки и премии, алименты и т.д. Здесь же необходимо указать льготы по НДФЛ на самого сотрудника, на его детей. Подробнее об этом рассказывается в разделе "Исходные данные для расчета сотрудников/ Постоянные доплаты, надбавки, премии".
Дополнительные сведения и анкетные данные
На закладке "Дополнительные сведения" необходимо внести:
1. Всю контактную информацию о сотруднике - адрес (по прописке), адрес (факт.), домашний телефон, рабочий телефон и т.д.
2. Паспортные данные – серию, номер, кем и когда выдан;
3. Сведения о пенсионном и медицинском страховании – номер, серия свидетельства, вид пенсии и другие сведения.
4. Если сотрудник состоит в профсоюзе, нужно указать значение "Да".
5. По кнопке "Инвалидности", если необходимо, вносятся сведения об инвалидности сотрудника. Эти сведения влияют на размер отчислений в ЕСН. Если сотрудник является инвалидом – ему предоставляется льгота по уплате ЕСН.
6. По кнопке "Нерезидент", если необходимо, вносятся сведения о сотруднике иностранном гражданине. Эти сведения влияют на размер отчислений в ПФ и размер ставки НДФЛ.
Информация вводится только в том случае, если сотрудник является иностранным гражданином.
В поле "Состояние на" указывается состояние сотрудника, рассчитанное на основе внесенных данных о нахождении в РФ, на текущую дату или на дату месяца расчета.
Если сотрудник имеет статус "временно пребывающий", то отчислений в ПФ по нему нет. Если сотрудник фактически находился в РФ менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев, то ставка НДФЛ у него 30%.
7. По кнопке "Лицевые счета" вносятся сведения обо всех имеющихся у сотрудника расчетных счетах. Они необходимы для перечисления заработной платы на пластиковые карточки. Благодаря встроенным механизмам выгрузки данных о выданной зарплате в электронном формате, можно передавать данные из программы напрямую в банк (подробности в разделе "Выдача заработной платы/ Экспорт ведомостей на выдачу заработной платы в системы "Клиент-банк").
8. По кнопке "Состав семьи" вносятся сведения о составе семьи. Сведения используются, например, при оформлении больничного по уходу за ребенком.
Сведения о стаже и начальные данные
1. "Начальные данные" – вводится информация о совокупном доходе сотрудника и льготах, учитываемых при исчислении налога. При приеме нового сотрудника на работу в вашу организацию он должен представить вам справку о доходах с предыдущего места работы, на основании которой вы и будете формировать начальные данные в программе (подробности в разделе "НДФЛ"). Благодаря этому, программа знает - имеет ли сотрудник право на использование стандартных вычетов, или его доход уже превысил допустимый. Кроме того, в этой таблице могут указываться любые другие начисления/удержания, необходимые для расчета зарплаты. Например, если организация начинает работать в программе с середины года, то здесь должны быть указаны данные о налогах, и налоговых базах, остатках и т.п., рассчитанные до начала работы в СБиС++ (об этом рассказывалось чуть выше в разделе "Ввод начальных остатков").
2. "Сведения о трудовой деятельности" – здесь хранится история трудовой деятельности сотрудника. На основании этих сведений могут быть определены различные виды стажа сотрудников (общий, непрерывный, страховой).
3. "Сведения о стаже" – страховой стаж влияет на определение процента оплаты больничного (60, 80 или 100%). Также стаж может использоваться в специальных начислениях – "Выслуга лет" и т.д.