Особенности оформления некоторых начислений |
Рассмотрим ситуации, когда оформление некоторых начислений в программе требует особого подхода.
Пособия по временной нетрудоспособности
Ситуация: "сотрудник принес больничный лист в следующем месяце"
Как поступать с больничными листами в простейшем случае, когда больничный лист сдается сотрудником в текущем месяце, все понятно. А что делать, если сотрудник приносит больничный лист уже в следующем месяце?
Итак, 20 августа сотрудник не вышел на работу, позвонил на предприятие и сообщил, что болен, и ему выписан больничный лист. Месяц закончился, наступила осень, а сотрудник все еще болеет. Оформляем в программе "Больничный лист":
• с периодом от 20 августа до конца месяца;
• с видом начислений "Больничный";
• с суммой "0";
• с меткой "б" (то есть не заглавную букву "Б", как для обычного больничного, а маленькую "б").
Закрываем (по <Ctrl+Z>) созданный документ. В текущем месяце дни болезни в табеле сотрудника будут помечены буквой "б", деньги по больничному листу в текущем месяце начисляться не будут. Можно поступить по-другому: просто вручную указать в табеле сотрудника метки "б" в дни неявки на работу. Когда в сентябре сотрудник выздоровел и принес больничный, необходимо выполнить следующее:
• находясь в программе в месяце расчета "сентябрь", формируем "Больничный лист", указывая фактические (из бумажного документа) даты начала и окончания болезни, вид начисления "Больничный". Осталось рассчитать сотрудника и выдать ему в сентябре деньги за весь период болезни.
Оформление отпуска по беременности и родам
Отпуск по беременности и родам оформляется в программе не обычным приказом на отпуск, а переводом на новую должность.
Для этого в карточке сотрудника нужно снять сотрудника с текущей должности, указав в качестве даты снятия с должности дату, предшествующую началу отпуска. Затем нужно завести новую должность в таблицу должностей сотрудника (<Ins>):
Рис. 11-36 – Оформление отпуска по беременности и родам
Обратите внимание на заполнение следующих полей:
• "Должность" – текущая должность.
• "Принят" – дата начала отпуска.
• "Штат" – ставится равным нулю, чтобы можно было на данную должность принять другого человека.
• "График работы" – указывается "Отпуск по беременности и родам".
• "Характер работы" – указывается "Временный".
• "Вид начисления/удержания" – выбирается "Пособие по беременности и родам".
Также необходимо поставить флаги "Основная должность" и "Основное место работы".
Если у вас установлен модуль "Управление персоналом", то перевод на новую должность можно оформить документом "Приказ на перевод". При этом в качестве даты перевода указывается дата начала отпуска, а в качестве причины перевода – "отпуск по уходу за ребенком".
Пособие при рождении ребенка
Единовременное пособие при рождении ребенка оформляется в реестре документов "Приказы по зарплате". В создаваемый приказ следует выбрать вид начисления из группы "ПОСОБИЯ" справочника "Виды начислений удержаний": "Пособие при рождении ребенка". Сумма пособия будет указана программой при расчете заработной платы. Сумму пособия можно указать в приказе вручную, но в этом случае необходимо обязательно закрыть приказ.
Единовременное пособие женщинам, вставшим на учет в ранние сроки беременности
Для оформления данного пособия в программе предназначен документ "Приказ по зарплате". В приказ следует выбрать вид начисления "Пособие при постановке на учет в ранние сроки беременности". Сумма пособия будет указана программой при расчете заработной платы. Сумму пособия можно указать в приказе вручную, но в этом случае необходимо закрыть приказ.
Отпуск по уходу за ребенком до 1.5 лет
В справочнике "Графики рабочего времени" для этого случая предназначен график "Отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет". Это циклически заполненный график, с нулевым количеством рабочих часов и днями, помеченными буквой "Р":
Рис. 11-37 – Типовой график по уходу за ребенком до 1,5 лет
При уходе сотрудника в такой отпуск в его личную карточку следует внести следующие изменения:
• Создать документ больничный с видом начисления/удержания "Расчет 40% среднего заработка для пособия по уходу за детьми до 1.5 лет (по дням)", пустым графиком и пустой меткой. В поле "с" указать дату начала выплаты пособия по уходу за детьми до 1.5 лет. Этот документ является вспомогательным и помогает определить 40% среднедневной заработок, который после расчета документа можно посмотреть в поле "Сумма". Построив справку по среднему, можно посмотреть, каким именно образом она была посчитана. Рассчитанный 40% среднедневной заработок необходимо запомнить.
• Заполнить поле "Снять" у текущей должности. Дата снятия должна предшествовать дате начала отпуска.
• Принять сотрудника на ту же должность (в карточке сотрудника), но с видом начисления "Пособие по уходу за первым ребенком до 1,5 лет" или "Пособие по уходу за вторым и последующими детьми до 1.5 лет", графиком "Отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет", штатом 0. В поле оклад необходимо ввести размер 40% среднедневного заработка, который мы определили в первом пункте. Дата принятия на должность совпадает с датой начала отпуска.
• В случае если сотрудник ухаживает за несколькими детьми, ей открывается несколько должностей.
При расчетах в табеле сотрудника будут указываться нерабочие дни, и станет начисляться соответствующее пособие. Стаж работы при этом не прерывается.
Материальная выгода
Исчислять размер материальной выгоды, полученной работниками вашего предприятия, вам придется в случае:
• если ваша организация предоставила работнику заемные средства;
• в случае продажи работникам товаров (работ, услуг) по ценам ниже рыночных;
• в случае продажи работникам ценных бумаг по ценам ниже рыночных.
Материальная выгода, полученная от экономии на процентах
Данное начисление в программе оформляется постоянным начислением в карточке сотрудника в таблице "Постоянные начисления/удержания сотрудника":
• "Вид начисления/удержания" – выбирается начисление "Материальная выгода 35%" (папка "Налоги / НДФЛ / Аналитики для обложения ПН / Доходы 2610").
• "Начисление действует с… по…" – период действия начисления. Дату окончания заполнять не нужно, так как расчет будет производиться до тех пор, пока по данному сотруднику остается дебетовое сальдо на счете 73-01.
• "Кому/Лицо2" – договор займа, по которому рассчитывается материальная выгода.
• "Кол_во" - процент по договору. От разницы этого процента и ставки рефинансирования идет расчет материальной выгоды.
• "Шифр затрат, Процент, Сумма, Аналитика, Примечание" – оставьте данные поля не заполненными.
Материальная выгода в иных случаях
Если материальная выгода не связана с экономией на процентах, носит лишь разовый характер (например, вы продали сотрудникам предприятия свою продукцию по льготной цене), то рассчитать сумму выгоды (как разницу между ценой реализации и рыночной ценой) вам придется самим. Рассчитанные суммы по каждому сотруднику заносятся в "Приказ по зарплате", в качестве вида начисления выбирается "Материальная выгода 35%". Приказ следует закрыть (<Ctrl+Z>), чтобы при расчете заработной платы суммы в нем не изменились.
Материальная помощь
Начисление оформляется документом "Приказ по зарплате". При этом обратите внимание на заполнение следующих полей:
• "Дата начисления" – дата может быть любой, может отличаться от месяца расчета.
• "Вид начисления/удержания" – из папки "МАТЕРИАЛЬНАЯ ПОМОЩЬ" выбирается один из видов:
• "Материальная помощь / обл. с предоставлением льготы" (этот вид начисления используется при предоставлении материальной помощи большинству работников, неработающим пенсионерам, то есть, когда предоставляется льгота 4000 руб. при налогообложении);
• "Материальная помощь / не обл." (этот вид н/у используется, если материальная помощь не облагается налогами, например, при чрезвычайных ситуациях);
• "Материальная помощь / обл. без предоставления льготы" (данный вид н/у выбирается, если материальная помощь облагается налогами в полном объеме).
• "Счет затрат" – заполнится автоматически при выборе начисления.
• "Сумма" – при заполнении строк приказа необходимо указать сумму предоставляемой материальной помощи.
Далее по <Ctrl+Z> производится закрытие документа.
При указании вида начисления "Материальная помощь / обл. с предоставлением льготы", документ закрывать не надо! Иначе при расчете сотрудников не будет посчитана сумма льготы по налогам.
Подарки
Данное начисление в программе оформляется "Приказом по зарплате". Необходимо обратить внимание на заполнение следующих полей:
• "Дата начисления" – может быть любой, может отличаться от месяца расчета.
• "Вид начисления/удержания" – выбирается вид "Подарки" (из папки "ПОДАРКИ"), если деньги на подарки были взяты из собственных средств предприятия, или "Подарки необл. / из средств соцстраха" (из папки "ПОСОБИЯ"), если подарки были сделаны за счет средств социального страхования.
• "Счет затрат" – номер счета для отнесения затрат по подаркам будет указан программой автоматически при выборе соответствующего вида начисления.
• "Сумма" – при заполнении строк приказа необходимо указать сумму, потраченную на приобретение подарка.
Далее по <Ctrl+Z> производится закрытие документа.
Призы
Выдача призов в программе также оформляется "Приказом по зарплате". При этом обратите внимание на заполнение следующих полей:
• "Дата начисления" – может быть любой, может отличаться от месяца расчета.
• "Вид начисления/удержания" – выбирается вид "Призы / По решению правительства", "Призы / В целях рекламы" или "Призы / Прочие" (из папки "Призы") в зависимости от способа налогообложения.
• "Счет затрат" – номер счета для отнесения затрат по призам будет указан программой автоматически при выборе соответствующего вида начисления.
• "Сумма" – при заполнении строк приказа необходимо указать сумму, потраченную на приз.
Далее по <Ctrl+Z> производится закрытие документа.
При выборе вида начисления "Призы/ По решению правительства" или "Призы/ В целях рекламы" приказ закрывать не надо! Иначе при расчете сотрудников не будет посчитана сумма льготы по налогам.
Дивиденды
Выплаты дивидендов в программе (как и в предыдущих случаях) оформляются документом "Приказ по зарплате":
• "Вид начисления/удержания" - в качестве вида начисления указывается "Дивиденды и иные доходы от прироста капитала" из папки "ПРОЧИЕ НАЧИСЛЕНИЯ".
• "Сумма" – сумма дивидендов указывается вручную для каждого сотрудника, включенного в приказ.