Складская картотека

Программа позволяет вести учет товаров на нескольких складах одновременно. Под складом может пониматься склад как таковой, а может – розничная торговая точка, например, магазин, аптека, киоск, также в качестве склада можно определить цеха предприятия. Склад может быть и условным, то есть несуществующим, как какое-то единое место хранения товаров, например, склад для учета инвентаря в эксплуатации. Кроме того, склады можно объединять в группы. Это удобно, например, если имеется несколько складов одинакового назначения, но с разным способом учета или разным местом размещения.

В данном разделе мы рассмотрим принципы организации складской картотеки, создания складов, разделов складской картотеки и учетных карточек ТМЦ.

Формирование структуры складской картотеки

В стандартной поставке программы уже создан минимальный набор складов, которые могут потребоваться в дальнейшей работе – это оптовый и розничный склады, склады для учета инвентаря, материалов и продукции собственного производства и т.п.

Чтобы просмотреть список складов, имеющихся в программе, нужно открыть справочник "Складская картотека".

Рис. 7-23 – Справочник "Складская картотека". Склады.

На верхнем уровне справочника представлен список складов организации. Можно заметить, что помимо складов в списке есть и группы. Как мы уже говорили, группы складов можно использовать для объединения складов общего назначения, но чем-то различающихся, например, видом учета или месторасположением. В стандартной поставке так сконфигурирована, например, папка "Инвентарь, спецодежда в эксплуатации". Если раскрыть группу, внутри будут два склада "Инвентарь, спецодежда в эксплуатации": один склад используется для учета на балансовых счетах, другой - для учета на забалансовых счетах.

Рис. 7-24 – Справочник "Складская картотека". Группа складов.

Внешне, каждый склад или группа складов представляют собой папку, в корневом каталоге справочника. Внутри этой папки - склада будут храниться учетные карточки всех наименований склада, иначе говоря - картотека склада. Все карточки склада группируются по определенным признакам в папки. В целом структура картотеки склада повторяет структуру соответствующих разделов справочника номенклатуры.

Рис. 7-25 – Структура складской картотеки

Рассмотрим процесс создания склада, организации и заполнения склада на конкретном примере.

Допустим, нужно создать два склада для хранения продовольственных товаров. Так как назначение складов одно, для удобства работы создадим сначала группу складов и в ней разместим нужные нам склады.

Как мы уже говорили, склады и группы складов создаются в корневом каталоге справочника.

Рис. 7-26 – Создание складов

При этом программа предлагает выбрать из предложенного меню нужную опцию: "Создание склада" или "Создание группы складов".

Создание группы складов

Выбираем опцию "Создать группу складов". В открывшемся диалоговом окне выполняем настройки.

Закладка "Общие"

Рис. 7-27 – Диалог "Папка складов". Закладка "Общие".

В поле "Название" укажите название группы складов. Назначение остальных полей: "Разрешена печать", "Разрешены скидки", "Есть ценник", "Используется", "Подбор партий", "Шаблон для ввода кода партии" мы рассмотрим далее при описании настроек склада, раздела складской картотеки и номенклатурной карточки. Значения, указанные на папке складов будут значениями по умолчанию для складов, папок и карточек в текущей папке складов.

Закладка "Параметры"

Рис. 7-28 – Параметры папки склада

Здесь можно задать любые необходимые вам для работы с группой складов параметры. Обратите внимание на указание параметров:

•  "Вид деятельности " – вид деятельности.

•  "Ставка НДС" – ставка НДС.

•  "Преобладает ЕНВД" ­­­­– на складе хранятся ТМЦ, используемые преимущественно для видов деятельности на ЕНВД.

Подробнее о назначении этих параметров и о принципах работы с ними далее по тексту.

Создание склада

Итак, в списке складов организации появилась новая группа "Продовольственные товары". Следующий шаг – создание складов. Для этого заходим в группу и, при создании, выбираем опцию "Создать склад" . При этом откроется диалоговое окно настройки склада.

Рис. 7-29 – Диалоговое окно настройки склада

Диалоговое окно состоит из нескольких закладок. Рассмотрим назначение основных полей.

Закладка "Общие"

•  "Номер" – уникальный номер, который система присваивает вновь созданному складу. Служит для идентификации склада в системе. При необходимости можно изменить присвоенный системой номер на любой другой уникальный номер в диапазоне от 1 до 256. Однако если на складе была создана хотя бы одна карточка, изменить номер склада уже нельзя.

•  "Ответственное лицо" – указывается материально ответственное лицо на складе. Выбор производится из справочника сотрудников.

•  "Схема учета"  – указывается способ хранения (использования) ТМЦ на складе. Схема учета в сочетании с типом ТМЦ, установленным в номенклатурной карточке, будет определять счет (субсчет) учета конкретного вида ТМЦ на данном складе. Наиболее часто используемые схемы: в производстве – для ТМЦ, отданных в производство; в рознице – для товаров, переданных на реализацию в розничную сеть; хранение на складе – для товаров и материалов, хранящихся на складе. Подробнее про схемы учета рассказано в разделе "Настройка счетов учета".

•  "Склад реализации / именного списания" – флажок в данном поле устанавливает режим, при котором все ТМЦ на данном складе закрепляются за конкретными материально ответственными лицами. В этом случае, в накладных помимо склада указывается лицо, ответственное за товар. Соответственно, при списании товара со склада будет проверяться не только наличие этого товара, но и его принадлежность лицу, указанному в накладной. Обычно этот флаг устанавливается для склада "Инвентарь в эксплуатации".

•  "Склад хранения" – определяет правила построения ведомости остатков. Если флаг установлен, то остатки по МЦ текущего склада отображаются в сводных остатках по номенклатуре, если снят, то нет. Настройка со снятым флагом "Склад хранения" используется, например, для складов, на которых учитывают не свои МЦ.

•  "Учет по продажной цене" – определяет способ формирования учетной цены на складе. Если флажок установлен, товар на складе учитывается по продажной цене и торговая наценка рассчитывается в момент формирования приходной накладной. При таком учете разрешается изменять цену товара только через акты переоценки, а пересчет цен и ручное изменение запрещено. Если флажок снят, товар учитывается по фактической себестоимости, а торговая наценка рассчитывается в момент формирования расходной накладной.

•  "Используется" – флаг устанавливает для всех разделов и карточек склада признак "Используется". Этот признак имеет здесь такое же значение, как и в номенклатуре. Все карточки, помеченные флажком, будут отображаться в складской картотеке, и использоваться в складском документообороте.

В блоке "Принцип списания"  определяется способ оценки материалов при выбытии их со склада:

•  "Средняя себестоимость" – рассчитывается средняя себестоимость номенклатурного наименования;

•  "Первый пришел – первый ушел (FIFO)" – при данной политике предпочтение при списании отдается товару, который раньше других поступил на склад.

•  "Последний пришел – первый ушел (LIFO)" – предпочтение на списание отдается товару, поступившему на склад позже других. Учтите, что данный способ отменен с 2008 года.

•  "Минимальная себестоимость" – для списания выбирается партия товара с минимальной себестоимостью. При равных себестоимостях выбирается более ранняя партия.

•  "Максимальная себестоимость" – в первую очередь списываются наиболее дорогие товары. При равных себестоимостях выбирается более ранняя партия прихода.

•  "В алфавитном порядке по теме прихода" – для списания выбирается первая партия в списке партий товара, отсортированных в алфавитном порядке по темам соответствующих приходных накладных. В случае если темы прихода одинаковы, будет выбрана партия с более высокой себестоимостью.

•  "В обратном порядке по теме прихода" – алгоритм, обратный предыдущему – для списания выбирается партия товара, стоящая в отсортированном по темам прихода списке последней.

При применении УСН, где в качестве объекта налогообложения выбраны "Доходы, уменьшенные на величину расходов", для складов хранения товаров или материалов выбираются только "партионные" принципы списания!

При партионном учете нужно заполнить поле "Подбор партий" . Значение поля определяет порядок подбора партий на списание:

•  "Автоматический" – подходящая партия будет выбираться программой автоматически.

•  "Вручную" – пользователь сам определяет партию прихода для списания. В этом случае, для каждого наименования документа расхода из предлагаемого списка партий прихода выбирается требуемая.

•  "По коду партии" – для каждого наименования документа указывается код партии прихода. Если указывается неверный (несуществующий) код партии, программа выдает сообщение об отсутствии на складе наименования.

•  "Автоматически, если не установлена" – если партия товара не выбрана, она будет подобрана программой автоматически.

Закладка "Доп. данные"

Рис. 7-30 – Конфигурирование склада. Закладка "Доп.данные"

Назначение полей "Разрешена печать", "Есть ценник" мы рассмотрим далее в параграфе "Формирование карточки складского учета". Установка значений этих полей для папки будет определять значения "по умолчанию" для всех карточек папки. Также обратите внимание на следующие поля:

•  "Разрешены скидки" – установленный флаг разрешает применение к группе товаров или отдельному товару скидок, установленных в специальном справочнике "Виды цен". Если флаг не установлен, то все скидки справочника для данных товаров будут игнорироваться.

•  "Шаблон кода партии"  – шаблон штрих-кода, которым маркируется партия товара. При отборе наименований в документ с помощью сканера штрих-кода, в соответствии с этим шаблоном определяется партия и из нее выбирается товар. Этот способ используется на складах с партионным учетом и отбором наименований в документ "По коду партии". Принципы формирования шаблона штрих-кода рассмотрены нами в разделе "Конфигурация задачи".

Закладка "Параметры"

Рис. 7-31 – Конфигурирование склада. Закладка "Параметры"

Здесь устанавливаются любые необходимые параметры склада. Обратите внимание на параметры:

•  "Вид деятельности"  - предназначен для определения аналитики по счету 90 при формировании проводок по реализации. Установленный на папке, этот параметр определяет вид деятельности "по умолчанию" для всех наименований склада. Указанный вид деятельности может быть переопределен в документе, в который будет выбрано наименование. Более подробно про виды деятельности см. раздел "Настройка видов деятельности".

Рис. 7-32 – Установка значения параметра "Вид деятельности" на папке склада

•  "Ставка НДС" . Это параметр определяет ставку НДС "по умолчанию" для всех наименований склада. Чтобы установить ставку, раскройте параметр и введите процент ставки в поле "Значение".

Рис. 7-33 – Установка значения параметра "Ставка НДС".

Если на складе будут учитываться товары с разными ставками НДС, можно оставить параметр незаполненным. В этом случае для каждой группы товаров склада нужно будет установить свое значение ставки НДС.

•  "Преобладает ЕНВД". Этот параметр определяет, для каких целей используются ТМЦ: для видов деятельности на ЕНВД или нет. Данный параметр устанавливается, только если у организации некоторые виды деятельности переведены на ЕНВД. Если на складе хранятся ТМЦ, используемые преимущественно для видов деятельности на ЕНВД, значение параметра нужно установить "Да". По умолчанию значение параметра установлено "Нет". Параметр влияет на учет НДС по приобретенным ТМЦ (подробней см. главу "Учет налогов" раздел "Налог на добавленную стоимость").

Закладка "Характеристики"

Рис. 7-34 – Конфигурирование склада. Закладка "Характеристики"

Здесь указываются любые дополнительные характеристики склада. Эти характеристики будут унаследованы всеми наименованиями склада.

Итак, первый склад создан. Таким же способом следует создать и второй склад в нашей группе. В результате у нас имеется группа складов "Продовольственные товары", состоящая из двух складов "Склад на ул. Таговщинская" и "Склад на ул. Чкалова".

Рис. 7-35 – Пример создания складов

Разбиение на группы товаров

Пока склады пусты, т.е. нет разбиения на группы товаров и нет самих карточек. Нужно сформировать структуру складской картотеки. Мы рекомендуем формировать складскую картотеку путем копирования соответствующих разделов и карточек из уже сформированного справочника "Номенклатура".

 Для этого зайдите в папку склада и нажмите комбинацию клавиш <Alt+Ins>. Программа спросит вас, откуда вы хотите добавлять наименования. Выберите пункт "Из номенклатуры". Теперь программа развернет на экране весь номенклатурный перечень товаров и материалов, упорядоченный по разделам и группам.

Рис. 7-36 – Формирование групп в складской картотеке

Сначала вы должны пометить те группы товаров, которые будут у вас на данном складе.

Рис. 7-37 – Перенос групп товаров из справочника "Номенклатура"

Затем нажать клавишу <Ctrl+Enter>. Программа спросит вас: "Вставлять узел со всем содержимым?".

Если вы ответите "Да", то программа поместит в складскую картотеку отмеченные вами папки со всем их содержимым (со всеми подпапками и со всеми карточками в них). Впоследствии ненужные на данном складе подпапки и карточки можно будет удалить.

Если же вы ответите на запрос "Нет", то программа сформирует в складской картотеке только сами группы товаров, без их содержимого. Затем вам придется заходить в каждую группу и опять по клавише <Alt+Ins> выбирать в нее подгруппы, а затем карточки товаров.

Таким образом, структура складской картотеки будет у вас соответствовать структуре справочника номенклатуры.

Можно, конечно, создать на каждом складе свою структуру папок, но тогда затруднится поиск карточек, к примеру, постоянно нужно будет объяснять, что на складе "Серомолка" краску "ПФ" нужно искать в папке "Такая-то", а на складе "Беломолка" ту же краску "ПФ" нужно искать в папке "Другая".

Поэтому, любое пополнение перечня товаров и материалов рекомендуем производить только на основании справочника "Номенклатура", и уже из него, затем, выбирать карточки на любой из складов. Одна и та же карточка товара из номенклатуры может быть выбрана на любое количество складов справочника "Складская картотека". Только при такой организации работы можно быть уверенным, что один и тот же товар не учитывается на разных складах на разных карточках.

В итоге, структура созданной нами картотеки будет выглядеть примерно так:

Рис. 7-38 – Пример формирования структуры складской картотеки

Настройка группы

Перенесенные в картотеку группы, следует немного откорректировать. Настройка свойств группы производится в диалоговом окне "Папка склада". Большинство полей папки аналогичны рассмотренным нами при настройке папки номенклатуры.

Рис. 7-39 – Диалог "Папка склада". Закладка "Общие"

Закладка "Общие"

При заполнении следует обратить внимание на следующие поля в диалоге:

•  "Пересчет цен" - установленный флаг разрешает для данной группы товаров выполнение операции пересчета цен.

•  "Используется" - значение поля то же, что и для номенклатуры. Отличие лишь в том, что как только по такой неиспользуемой карточке будет создан хоть один документ (счет, накладная), программа автоматически выставит флаг "Используется".

•  "Только на складе" – означает, что карточка не видна в справочнике номенклатуры.

•  "Шаблон для ввода кода партии, Подбор партии" – значения этих полей мы рассмотрели при описании настройки склада. При необходимости, здесь их можно переопределить.

Закладка "Параметры"

Рис. 7-40 – Диалог "Папка склада". Закладка "Параметры"

Здесь должны быть заданы значения параметров "Вид деятельности" и "Ставка НДС". Назначение и настройка этих параметров рассмотрены нами в параграфе "Создание склада". По умолчанию, значения параметров наследуются с папки склада, но при необходимости могут быть переопределены.

Закладка "Характеристики"

Рис. 7-41 – Диалог "Папка склада". Закладка "Характеристики"

Здесь можно указать любые дополнительные характеристики группы товаров. По умолчанию здесь отображаются характеристики, установленные на папке склада или группы складов. При необходимости, список можно дополнить, а нужные значения "по умолчанию" переопределить.

Настроив папки для группы товаров, можно переходить к работе с учетными карточками.

Формирование карточки складского учета

Как уже было сказано, рекомендуемый способ создания карточек в складской картотеке – это перенесение их из справочника "Номенклатура". Этот способ помогает избежать путаницы в учете товаров на карточках. Для выполнения переноса используется комбинация клавиш <Alt+Ins>. Подробное описание этой процедуры приводится в параграфе "Разбиение на группы товаров".

При перенесении карточки номенклатуры в складскую картотеку у нее появляются новые поля, назначение которых мы здесь рассмотрим.

Рис. 7-42 – Учетная карточка складской картотеки

Закладка "Общие"

•  "Учетная цена" – учетная цена товара на складе. В отличие от "Цены1","Цены2","Цена3" изменение которых на одном из складов автоматически вызывает соответствующие изменения на остальных складах и в карточке номенклатуры, "Учетная цена" товара на каждом складе может быть своя. Это объясняется тем, что "Учетная цена" хранится в карточке склада, а "Цена1","Цена2","Цена3" хранятся в карточке номенклатуры.

•  "Себестоимость фактическая" – текущая фактическая себестоимость, рассчитанная по данным приходно-расходных документов, заведенных в программу, в соответствии с установленной на складе политикой списания.

•  "Разрешены скидки" – установленный флаг разрешает применение скидок к данному товару. Порядок работы со скидками описан нами в параграфе "Виды цен". Если флаг не установлен, то все скидки справочника для данного товара будут игнорироваться.

•  "Есть ценник" – данный флаг учитывается при печати ценника. При формировании ценника программа отслеживает состояние флага "Есть ценник". Наличие флага означает, что с момента последней печати ценника для данного наименования изменение цены не произошло. При изменении цены флаг "Есть ценник" сбрасывается.

Остальные поля аналогичны соответствующим полям карточки номенклатуры. Они рассмотрены нами в параграфе "Формирование карточки номенклатуры".

Закладка "Доп. данные"

Рис. 7-43 – Учетная карточка складской картотеки. Закладка "Доп.данные"

•  "Входит в" – в блоке приводится список карточек, в состав которых входит данное наименование. Работа с этим списком производится в карточке номенклатуры (см. параграф "Карточка номенклатуры"). В учетной карточке склада список не редактируется, его можно только просмотреть.

•  "Замены"  – в блоке составляется список возможных замен данного наименования. Работа с заменами рассмотрена нами в параграфе "Формирование карточки номенклатуры". Здесь принципы те же. Все замены, указанные вами в этом блоке автоматически перенесутся в карточку номенклатуры и карточки наименования на других складах. Аналогично, замены, указанные вами в номенклатурной карточке наименования, также будут отображаться в карточке склада.

•  "Входит в свертку комплекта…" – если флаг установлен, данное наименование, находясь в составе комплекта, не будет выводиться отдельной строкой в документах. Если флаг снят, при выборе карточки составного наименования в документ, данное наименование будет выведено отдельной строкой.

•  "Допустимое отклонение при списании" – в этом поле указывается допустимая величина отклонения количества списываемого товара (материала), от количества, указанного в расходном документе. Эта величина будет учитываться программой в случаях, когда при списании товара остаток товара на складе чуть больше или чуть меньше количества, указанного в расходном документе. Если расхождение между остатком товара на складе и количеством товара в расходном документе не превышает величины, указанной в поле, программа спишет остаток полностью. Использование этого поля позволяет предотвратить появление отрицательных остатков на складе.

•  "Норма перерасхода за период (%)" – указывается допустимое отклонение остатка товара на складе. Допустимое отклонение указывается в % от расхода между инвентаризациями. Если отклонение в акте инвентаризации превышает допустимое, оно выводится в акте инвентаризации в поле "Откл. сверх нормы".

•  "Архив остатков" – здесь отображается история инвентаризаций товара.

Закладка "Описание"

Рис. 7-44 – Учетная карточка складской картотеки. Закладка "Описание"

Здесь можно указать любую дополнительную информацию по товару.

Закладка "Параметры"

Рис. 7-45 – Учетная карточка складской картотеки. Закладка "Параметры"

Здесь можно задать любые необходимые вам параметры карточки складского наименования. Обратите внимание на параметры:

•  "Ставка НДС"  - этот параметр определяется, как правило, на папке группы товаров или на папке склада. Карточка склада наследует это значение. При необходимости, можно переопределить значение параметра на карточке.

•  "Вид деятельности" – этот параметр также рекомендуется определять на папке группы товаров или папке склада. Установленное значение будет наследоваться карточкой склада.

Принципы работы с этими параметрами мы описали в параграфе "Создание склада".

Дополнительные возможности справочника

Находясь в справочнике "Складская картотека", вы можете, пользуясь контекстными меню или горячими клавишами, выполнять следующие операции:

•  Редактировать отдельные карточки или группы. При редактировании все изменения отражаются и на карточке, хранящейся в справочнике "Номенклатура".

•  Удалять (<Del>) отдельные карточки или группы. Запомните, удалить можно только те карточки, по которым еще не было совершено операций. Иначе программа выдаст сообщение "Удаление невозможно, имеются связанные записи". Поэтому, сначала надо удалить все документы, с которыми связана карточка, и уж только потом пытаться удалять саму карточку. Если на других складах такой карточки нет, программа спросит, хотите ли вы удалить карточку не только из складской картотеки, но и из номенклатуры тоже. При утвердительном ответе карточка будет удалена из программы совсем. При отрицательном – карточка будет удалена только из складской картотеки, в номенклатуре она останется, в любой момент ее можно будет "вытащить". Если сразу известно, что удалить карточку нужно только из склада, нужно нажать <Alt+Del> - программа поймет, что из номенклатуры ничего удалять не надо.

•  Распечатывать (<F4>) отдельные карточки или группы.

•  Формировать различные справки и отчеты по одной карточке, например "Учетную карточку", получать информацию о счетах и накладных по отдельному товару – меню "Справки по одной карточке". Подробнее о работе с отчетами рассказывается в разделе "Отчеты".

•  Формировать справки и отчеты по разделу складской картотеки, например "Оборотку" и "Остатки" – меню "Справки по разделу складской картотеки" (см. "Отчеты").

•  Добавить в картотеку товар из справочника "Номенклатура" - меню "Команды складской картотеки/ Вставить из номеклатуры или склада".

•  Переместить карточку товара из одной группы в другую (<Ctrl+M>).

•  Выбирать карточки для вывода на экран (<Ctrl+Q>). Установкой флагов можно регулировать вывод на экран карточек, отмеченных цветом (белым, зеленым, красным), используемых или не используемых. А также только карточек с ненулевыми остатками. Например, при правильно построенном учете в расходную накладную должен попадать только товар, который есть в наличии на текущий момент.

•  О важности и необходимости упорядочения складской картотеки в соответствии со структурой справочника "Номенклатура" сказано немало. Программа также позволяет выполнять процедуру, обратную команде "Упорядочить по номенклатуре". Эта обратная команда называется "Упорядочить номенклатуру" и приводит структуру номенклатуры в соответствии со структурой складской картотеки.

•  Пересчитывать себестоимость списания ("Команды складской картотеки/ Перерасчет себестоимости списания") – эта процедура будет рассмотрена нами в разделе "Пересчет себестоимости".

•  Изменять реквизит "Тип номенклатуры" учетной карточки наименования - меню "Команды складской картотеки/ Изменить тип номенклатуры".

•  Убирать неиспользуемые карточки из окна просмотра, не удаляя их - меню "Команды складской картотеки/ Перевести в неиспользуемые/используемые".