Оформление акта инвентаризации

Как было сказано ранее, при проведении инвентаризации необходимо сформировать инвентаризационные описи, проверить фактическое наличие ТМЦ, отразить результаты проверки в инвентаризационных описях, оформить сличительные ведомости по наименованиям, по которым обнаружены расхождения. В программе для этих целей используется документ "Акт инвентаризации".

Акт инвентаризации оформляется в одноименном реестре документов в папке, соответствующей типу материальных ценностей.

Рис. 7-107 – Экранная форма документа "Акт инвентаризации"

При оформлении документа нужно заполнить следующие реквизиты:

•  "Дата" – указывается дата проведения инвентаризации.

•  "Операция" – выбирается операция "Инвентаризация".

•  "Склад" – указывается инвентаризируемый склад. Подставляется автоматически, если определен на папке документов.

•  "МОЛ". Если инвентаризация проводится на складе именного списания, то ее можно провести по конкретному материально ответственному лицу. Для этого в поле "МОЛ" нужно указать материально ответственное лицо, в результате при заполнении табличной части документа в нее попадут ТМЦ, которые числятся за указанным материально ответственным лицом. В противном случае поле заполнять не нужно.

•  "Раздел склада" – указывается раздел инвентаризируемого склада. Если инвентаризация проводится по всему складу – нужно выбрать раздел "Корневая папка".

•  Кнопка "Заполнить и настроить…" – вызывает диалоговое окно "Заполнить и настроить", которое позволяет настроить основные параметры инвентаризации и сформировать список наименований инвентаризации.

Рис. 7-108 – Настройка параметров инвентаризации

При настройке параметров инвентаризации заполняются поля:

•  "По документам". В этом поле можно указать счета или накладные, при этом наименования из этих документов скопируются в табличную часть акта инвентаризации. Поле заполнять необязательно.

•  Флаг "Фиксировать остатки" – устанавливает режим фиксации остатков на время, установленное в поле "Заполнить и/или фиксировать остатки на время". После закрытия акта инвентаризации программа установит запрет на редактирование всех складских документов, оформленных ранее акта инвентаризации. Изменение таких документов станет возможным только после открытия акта инвентаризации. Флаг ставится по умолчанию при создании документа.

Флаг "Фиксировать остатки" следует установить, если инвентаризация оформляется в конце отчетного периода с целью фиксации периода.

•  "Заполнить и/или фиксировать остатки на время" – указывается время, на которое будут рассчитаны и зафиксированы остатки.

•  Флаг "Заполнять поле "В наличии"" – устанавливается для того, чтобы в наименованиях инвентаризации поле, отражающее фактическое наличие ТМЦ на складе, заполнялось автоматически по данным программы (колонка "По документам" в табличной части акта инвентаризации будет равна колонке "В наличии"). Для наименований, по которым будет выявлено расхождение, значение поля нужно будет изменить вручную.

Если флаг снять, программа не будет заполнять фактическое наличие ТМЦ (колонка "По документам" в табличной части акта инвентаризации будет не заполнена), и для каждой позиции нужно будет заполнить его вручную.

•  Флаг "Инвентаризировать каждую партию в отдельности" – флаг устанавливается, если на складе ведется партионный учет, для других складов он не доступен. Подробнее об особенностях заполнения документа при партионном учете см. раздел "Особенности партионного учета".

•  "Формирование себестоимости". Для того, чтобы себестоимость остатков рассчитывалась программой с выполнением пересчета себестоимости в данном поле нужно выбрать значение "Автоматически". Для того, чтобы себестоимость остатков не пересчитывалась и оставалась такой, какой ее ввели, нужно выбрать значение "Вручную".

Формирование себестоимости "Вручную" можно использовать, если в результате инвентаризации были обнаружены наименования ТМЦ, которые по документам не числятся, и для их оприходования на склад нужно указать себестоимость, по которой они будут учитываться.

•  "Вид отгрузки". Если требуется строить отчеты по складу в разрезе определенных видов отгрузки, то в поле "Вид отгрузки" следует указать нужный вид отгрузки из справочника "Виды прихода и расхода". В противном случае следует оставить значение по умолчанию "Расход/Приход". Если по результатам инвентаризации будут выявлены расхождения, то списание или оприходование ТМЦ на склад будет оформлено с указанным видом отгрузки.

После настройки параметров инвентаризации можно заполнить табличную часть документа. Это можно сделать автоматически или вручную.

Для того, чтобы программа автоматически заполнила табличную часть документа наименованиями из указанного раздела склада нужно нажать кнопку "Заполнить и сохранить". В результате в табличную часть документа попадут наименования из указанного раздела склада, по которым есть остатки на дату инвентаризации.

Наименования с нулевыми остатками будут выведены на закладке "Нулевые остатки":

Рис. 7-109 – Нулевые остатки

Данные на этой закладке редактировать нельзя. Она нужна, чтобы зафиксировать нулевые остатки.

Для ручного заполнения нужно сохранить параметры инвентаризации по нажатию кнопки "Сохранить". Затем указать наименования из указанного раздела складской картотеки.

После того, как составлен список остатков ТМЦ на складе по данным учета, акт инвентаризации сохраняется и распечатывается в форме:

•  "Акта инвентаризации (пустой)" – нетиповая упрощенная форма.

•  "Инвентаризационной описи ИНВ-3" – при инвентаризации собственных ТМЦ.

•  "Инвентаризационной описи ИНВ-5" – при инвентаризации ТМЦ, принятых на ответственное хранение или переработку.

В печатных формах отображается список всех наименований, указанных в акте инвентаризации, причем графа "Фактическое наличие" у них пустая. Кроме того, в печатных формах предусмотрены пустые строки, для указания наименований вручную.

После того, как акт инвентаризации распечатан, следует провести проверку фактического наличия ТМЦ на складе. При этом фактическое наличие указывается вручную в распечатанном акте инвентаризации в поле "Фактическое наличие". При обнаружении ТМЦ, которых нет в списке, их следует отразить в пустой строке акта инвентаризации.

После поверки фактического наличия распечатанные акты инвентаризации с заполненной графой "Фактическое наличие" подписываются ответственными лицами.

Результаты проверки нужно отразить в программе. Для этого в сформированном акте инвентаризации по каждому наименованию следует указать фактическое наличие ТМЦ в поле "В наличии":

Рис. 7-110 – Заполнение данных о фактическом наличии ТМЦ на складе

При указании фактического наличия ТМЦ программа рассчитывает разницу между фактическим и документальным количеством остатка (недостачу или излишек) и выводит ее в поле "Отклонение".

Кроме того, в поле "Откл. сверх нормы" справочно выводится величина отклонения сверх нормы, которая рассчитывается следующим образом:

1.  Рассчитывается расход за период, начиная с момента последнего оформленного акта инвентаризации.

            Определяется отклонение в пределах нормы путем умножения расхода за период на норму перерасхода, которая указана в карточке наименования.

            Определяется отклонение сверх нормы как разница между отклонением, указанным в поле "Отклонение" и рассчитанным отклонением в пределах нормы.

Если при проверке фактического наличия ТМЦ на складе были обнаружены ТМЦ, которых нет в акте инвентаризации, их нужно указать в табличной части документа. При этом у наименования инвентаризации следует указать фактическое наличие ТМЦ, а также себестоимость.

После того, как фактическое наличие указано у всех наименований инвентаризации, общая сумма недостачи (излишка), выявленная в результате инвентаризации, отражается в документе в поле "Сумма откл.".

Оформленный акт инвентаризации нужно сохранить и закрыть. При закрытии документа автоматически пересчитывается себестоимость за отчетный период по наименованиям, указанным в акте инвентаризации. Результат пересчета себестоимости можно посмотреть в акте инвентаризации в "Протоколе расчета себестоимости", который после закрытия документа появляется в поле "Внешние документы" (кнопка "Заполнить и настроить").

В случае выявления расхождений фактического наличия ТМЦ с данными бухгалтерского учета (излишков, недостач) сформированный акт инвентаризации нужно распечатать в форме "Сличительной ведомости ИНВ-19".

В печатной форме сличительной ведомости отображаются наименования, по которым были выявлены расхождения. Распечатанную сличительную ведомость следует заполнить вручную.

На основании сличительной ведомости производится зачет недостач одних ТМЦ излишками других в результате пересортицы, если таковая обнаружена. Согласно нормативным актам по инвентаризации зачет недостач в результате пересортицы допускается за один и тот же проверяемый период, у одного материально ответственного лица, в отношении ценностей из одной и той же группы товаров, имеющих сходство по внешнему виду. Для оформления такой пересортицы в программе не требуется создавать отдельный документ, так как все излишки приходуются, а недостачи списываются при закрытии акта инвентаризации:

•  Излишки ТМЦ приходуются на склад, а сумма излишка зачисляется на финансовые результаты.

•  Недостачи и порча ТМЦ списываются со склада, а сумма недостачи и порчи относится на счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

В дальнейшем сумма недостачи и порчи ТМЦ в пределах норм естественной убыли должна быть отнесена на издержки производства или обращения (расходы), а сумма недостачи и порчи ТМЦ сверх норм естественной убыли должна быть возмещена за счет виновных лиц. Если виновные лица не будут установлены или суд откажет во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи и порчи ТМЦ должны быть списаны на финансовые результаты.