Номенклатура

В справочнике "Номенклатура" содержатся сведения о номенклатуре товаров, материалов, продукции и услуг. На каждое номенклатурное наименование оформляется своя карточка.

В данном параграфе рассмотрим общие принципы организации справочника, структуру справочника в стандартной поставке программы, создание папки номенклатуры и оформление номенклатурной карточки.

Формирование структуры номенклатуры

Для того чтобы правильно организовать учет, упростить поиск нужной карточки множества других, справочник должен быть правильно организован. Все карточки справочника объединяются в папки по определенному признаку. В результате таких группировок выстраивается иерархическая структура справочника.

В стандартной поставке программы основная структура справочника уже сформирована. В целом, она подходит для большинства организаций, так как организована в соответствии с положениями ПБУ и налогового кодекса.

Рис. 7-5 – Структура справочника "Номенклатура"

На верхний уровень иерархии справочника выведены основные виды материально-производственных запасов и услуг, такие как "Материалы", "Продаваемые изделия", "Услуги" и т.п. Каждая из этих папок, в свою очередь, разбита на папки по принципу назначения для использования в организации и способу учета.

Чтобы лучше понять принцип формирования структуры справочника, рассмотрим, как организована в стандартной поставке номенклатура товаров и готовой продукции.

В соответствие с "ПБУ 5/01" товары относятся к материально-производственным запасам, предназначенным для продажи. К этой группе относятся также изделия собственного изготовления. Поэтому, на верхнем уровне иерархии целесообразно было создать папку "Продаваемые изделия". Внутри этой папки созданы подпапки: "Товары" и "Готовая продукция". Для каждой из них определен свой способ учета. Все виды товаров подразделяются на три группы по признаку ставки обложения НДС. По этому признаку внутри папки "Товары" созданы подпапки "НДС 18%", "НДС 10%", "НДС 0%". Для каждой подпапки установлено свое значение ставки НДС.

Вот как, например, выглядит структура папки "Товары":

Рис. 7-6 – Номенклатура. Организация папки "Товары"

Внутри каждой из этих папок пользователь, при необходимости, может создать свои подпапки, например, для объединения товаров одного вида: "Молочные продукты", "Крупы", "Масло" и т.п., – или любых других целей.

Настройка папки номенклатуры

Создадим, например, группу для товаров типа "Макаронные изделия" облагаемых 10% ставкой НДС. Для этого нужно зайти в группу "Товар НДС 10%" нужно создать в ней папку. При создании папки открывается диалоговое окно "Папка номенклатуры":

Рис. 7-7 – Настройка папки справочника "Номенклатура". Закладка "Общие"

Здесь определим название группы и зададим настройки "по умолчанию" для всех карточек, которые будут в ней создаваться.

Закладка "Общие"

• "Название" – название группы товаров (материалов).

• "НомНомер" – можно указать начальные символы (префикс) номенклатурного номера, с которых будет начинаться нумерация всех карточек, принадлежащих данному разделу.

• "Тип номенклатуры" – определяет способ учета для всех наименований группы. Назначение этого поля мы рассмотрим более подробно в параграфе "Формирование карточки номенклатуры". Тип номенклатуры в нашем примере определен на уровне папки "Товары" и будет унаследован всеми папками внутри этой папки, в том числе и созданной. При необходимости, значение "по умолчанию" можно переопределить. Для этого, нужно выбрать новое значение из открывающегося списка типов номенклатуры. В результате, все карточки и подпапки данной папки "по умолчанию" будут иметь новый тип номенклатуры.

• "Ед. измерения" - весовая единица, в которой программа будет вести учет товара и ее код по общероссийскому классификатору единиц измерения (ОКЕИ). Данное поле можно заполнить, если у всех наименований раздела одна и та же единица измерения.

• "Используется" - флаг, установленный в поле, означает, что все наименования группы будут участвовать в складском документообороте. Если убрать флажок – данная папка товаров не будет отображаться при вводе наименований в документ. Подробнее назначение этого поля рассмотрено в параграфе "Формирование карточки номенклатуры" и "Параметры выбора карточек".

• "Разрешена печать" - этот флаг регламентирует печать группы товаров или отдельного товара в общем списке товаров. Если флаг установлен, то при распечатке общего списка товаров по складу данная группа или товар будут выводиться на экран и на печать. В противном случае товар будет только на экране, а на печать выводиться не будет.

• "Поставщики" – здесь можно указать список поставщиков для данной группы товаров. Эта дополнительная информация будет удобна для оформления заказа поставщику. Выбор производится из справочника "Организации и ЧП" или "Частные лица".

• "Модификаторы" – здесь можно указать перечень модификаторов для данной группы товаров. О назначении и способе использования модификаторов мы расскажем ниже в описании карточки номенклатуры и операций реализации товара.

Закладка "Характеристики"

Рис. 7-8 – Настройка папки справочника "Номенклатура". Закладка "Характеристики"

Здесь указываются любые дополнительные характеристики группы товаров (например, цвет, размер и др.).

Закладка "Параметры"

Рис. 7-9 – Настройка папки справочника "Номенклатура". Закладка "Параметры"

Здесь устанавливаются любые необходимые параметры папки номенклатуры. Обратите внимание на обязательный параметр – "Ставка НДС" . Параметр определяет ставку НДС для группы (папки) материальных ценностей. Эта ставка будет применяться при оформлении операций с ТМЦ.

В нашем примере сам параметр и его значение наследуется с родительской папки "Товар НДС 10%", поэтому его установка и корректировка не требуется.

При необходимости, значение "по умолчанию" можно переопределить. Для этого нужно открыть параметр для редактирования и в поле "Значение" поставить нужное.

Закладка "Изображение"

Рис. 7-10 – Настройка папки справочника "Номенклатура". Закладка "Изображение"

Здесь можно поместить любую картинку, загрузив ее из внешнего файла. Подробнее чуть ниже при описании карточки номенклатуры.

Закладка "Описание"

Рис. 7-11 – Настройка папки справочника "Номенклатура". Закладка "Описание"

На этой закладке можно указать любую дополнительную информацию или описание группы товаров.

Итак, мы рассмотрели, как создать и сконфигурировать папку (подпапку) в справочнике номенклатуры. После создания всех необходимых папок, структура папки "Товары" может выглядеть, например, так:

Рис. 7-12 – Номенклатура. Пример организации группы "Товары".

Формирование карточки номенклатуры

После того, как структура справочника сформирована, можно заполнять его карточками товаров и материалов. Каждый вид ТМЦ, должен создаваться в папке, предназначенной для хранения ТМЦ этого вида.

Например, сформируем карточку для товара "Лапша", который облагается 10% ставкой НДС. Карточку будем формировать в созданной нами группе "Макаронные изделия". При создании карточки открывается диалоговое окно "Карточка номенклатуры".

Рис. 7-13 – Карточка номенклатуры. Закладка "Общие"

Карточка содержит несколько закладок. Рассмотрим основные реквизиты номенклатурного наименования.

Закладка "Общие"

• "Наименование" – указывается название номенклатурного наименования. Данное поле используется для вывода в списках и печатных формах документов.

• "НомНомер" – уникальный идентификатор номенклатурного наименования. Именно он отличает один товар от другого. Номенклатурный номер товара формируется программой автоматически, начало номера берется из номера группы, окончание номера – следующий порядковый номер товара в папке. При необходимости значение можно изменить на любое другое, главное, чтобы номер был уникальным. Недопустимо оставлять это поле пустым.

• "Короткое название ценника (свертка)" - указывается краткое название товара для печати ценника.

• "Ед.измерения" – весовая единица, в которой программа будет вести учет товара и ее код по общероссийскому классификатору единиц измерения (ОКЕИ). Выбирается из справочника "Ед.измерения".

• "Тип номенклатуры" – тип номенклатуры, к которому относится наименование. Тип номенклатуры определяет назначение (сырье, ГСМ, инвентарь и спецодежда, товары для перепродажи и т.п.), тип складского учета (суммовой, количественно-суммовой) и счета учета для различных способов хранения (на складе хранения, в рознице, в производстве и т.п.). В соответствии с указанным типом номенклатуры ТМЦ будет учитываться на складах и счетах бухгалтерского учета. По умолчанию устанавливается тип, определенный в свойствах папки. При необходимости значение может быть изменено. Подробнее про типы номенклатуры рассмотрено в разделе "Настройка счетов учета".

• "Используется" – флажок установленный в поле, означает, что карточка используется в складском документообороте. Если карточка наименования занесена в справочник, но работать с ней пока не планируется или уже не планируется - снимите флажок в этом поле. В результате, карточка будет удалена из окна просмотра справочника. Эта опция позволяет освободить список карточек от ненужных и неиспользуемых карточек, не удаляя их физически из базы. Подробнее о возможностях использования этого свойства карточки см. параграф "Параметры выбора карточек". Обратите внимание, что до тех пор, пока по карточке есть текущий остаток или резерв на каком либо из складов, она будет отображаться в справочнике, даже если она отнесена к категории неиспользуемых.

• "Разрешена печать" – если флаг установлен, то при распечатке общего списка товаров данное наименование будет выведено и на экран, и на печать. Иначе - будет отображаться только на экране.

• "Фото товара" – в этом поле можно поместить фотографию или картинку товара. Для этого, установите курсор на поле и по правой кнопке мыши откройте контекстное меню и загрузите фото из файла или со сканера/web камеры.

• "Характеристики" – здесь можно указать значения характеристик товара. Набор характеристик задается на папке номенклатуры.

Закладка "Поставка и продажа"

Рис. 7-14 – Карточка номенклатуры. Закладка "Поставка и продажа"

• "Цена1, Цена2,Цена3" – в этих полях вы можете указать три независимые цены на данный товар. Именно эти цены будут указываться в расходных документах, оформляемых вами. Несколько цен на товар необходимы при организации гибкой ценовой политики. В этом случае, цены продажи в расходном документе будут формироваться автоматически, в зависимости от выбранного вами вида цены. Подробнее о механизме ценообразования см. раздел "Виды цен".

• "Плановая себестоимость" - служит для указания примерной себестоимости товара, если по нему еще не было прихода.

• "История цен" – содержит архив данных об изменениях отпускных цен на товар.

Рис. 7-15 – Карточка номенклатуры. Диалог "История цен…"

Изменения попадают в историю автоматически при корректировке цены в полях "Цена1", "Цена2", "Цена3", "ПланСебест" и последующем сохранении карточки. Допускается также ручное формирование архива. Программа использует историю цен при работе с документами других периодов. В каждом случае, проверяется цена, актуальная на дату документа. В случае несоответствия цены наименования в документе цене, установленной для данного периода, программа выдаст предупреждение и запрос на пересчет цен. Для того, чтобы программа смогла выполнить автоматический пересчет цен, в поле "Пересчет цен" должен быть установлен флажок.

• "Норма отклонения" – указывается допустимое отклонение остатка товара на складе. Допустимое отклонение указывается в процентах от расхода между инвентаризациями. Если отклонение в акте инвентаризации превышает допустимое, оно выводится в акте инвентаризации в поле "Откл. сверх нормы".

• "Точность учета" - в этом поле указывается допустимая величина отклонения количества списываемого товара (материала), от количества, указанного в расходном документе. Эта величина будет учитываться программой в случаях, когда при списании товара остаток товара на складе чуть больше или чуть меньше количества, указанного в расходном документе. Если расхождение между остатком товара на складе и количеством товара в расходном документе не превышает величины, указанной в поле, программа спишет остаток полностью. Использование этого поля позволяет предотвратить появление отрицательных остатков на складе.

• "Гарантия (мес.)" – указывается гарантийный срок товара. Используется для выписки гарантийных талонов покупателям.

• "НТД" – номер грузовой таможенной декларации. Программа проставляет в этом поле номер их последнего прихода. Можно заполнить поле вручную. При формировании расходных документов программа проставляет в документ номер из этого поля, если нет возможности взять номер из партии прихода или связанного документа.

• "Страна-производитель" – страна-производитель товара. Программа работает с этим полем так же, как и с полем "НТД".

• "Длина", "Ширина", "Высота", "Объем" – в этих полях, при необходимости указываются габариты товара (материала).

• "Вес" – вес товара. При печати товарных и товарно-транспортных накладных этот вес будет выведен в одноименном поле.

• "Конкуренты" – многим организациям требуется сравнивать цены реализации с ценами на аналогичные товары в фирмах-конкурентах. В данной таблице формируется список конкурентов. Для каждого из них можно вести историю изменения цен на товар. Данные о конкуренте вводятся в диалоговом окне "Конкурент".

Рис. 7-16 – Фрагмент карточки номенклатуры. Диалог "Конкурент".

Здесь указывается:

• "Наименование" – название конкурента. Выбирается из справочника "Организации и ЧП" или "Частные лица".

• "Код у конкурента" – код товара у конкурента.

• "Основной конкурент" – установите флажок, если конкурент основной – эта запись будет отображаться первой в списке конкурентов.

• "История цен" - в таблице ведется история изменений цен. Данные о цене заполняются вручную в диалоговом окне "Новые цены", которое открывается при создании новой записи в таблице.

• "Поставщики" – здесь можно учитывать цены поставщиков, чтобы определить – у какой фирмы наиболее выгодно закупать товар. Таблица заполняется аналогично таблице "Конкуренты".

Закладка "Замены и модификаторы"

Рис. 7-17 – Карточка номенклатуры. Закладка "Замен и модификаторы".

Таблица "Замены" используется для указания возможных замен данного товара или материала другими. Находясь в наименовании накладной или счета можно нажать <Ctrl+H> для выбора замен данного товара. Чтобы вести замену, создайте в таблице запись – откроется диалоговое окно "Возможная замена":

• "Наименование замены" - наименование, которым можно заменить товар или материал. Выбирается из справочника "Номенклатура".

• "Количество" - необходимое количество товара-замены, равнозначное количеству основного товара. Например, 1 кг грецких орехов, может соответствовать 0,6 кг ядер грецких орехов. Следовательно, если мы вводим наименование замены - "Ядра грецких орехов", в поле "Количество" указываем 0.6.

• "Замена действует/ Замена не действует" – данное поле определяет включение и отключение режима замены.

• "Дата" – дата включения/отключения режима замены. Установленный в предыдущем поле режим будет действовать только для операций, оформленных после указанной даты. Если поле не заполнено, то установленный режим будет действовать всегда, независимо от даты.

• "Комментарий" – здесь указывается любая дополнительная информация.

• "История изменения" – здесь программа ведет историю корректировок товара-замены. Данные об изменениях будут учитываться при оформлении операций реализации в других периодах. Будут подбираться значения, актуальные на дату оформляемого документа. Поле может быть также откорректировано вручную.

Таблица "Модификаторы" используется для указания возможных модификаторов – разовых изменений в составе продаваемого товара. Например, можно по пожеланию покупателя, нарядно упаковать товар, можно не упаковывать. Подарочная упаковка, в этом случае, будет модификатором, который можно будет выбрать, находясь в наименовании накладной. Чтобы ввести модификатор, создайте в таблице запись – откроется диалоговое окно "Модификатор":

Рис. 7-18 – Фрагмент закладки "Замены и модификаторы". Создание модификатора.

• "Наименование" – наименование модификатора, выбирается из справочника "Номенклатура".

• "Количество" – количество модификатора.

• "Обязательный" – флажок в поле придает модификатору статус обязательного. Этот модификатор автоматически будет вставлен в накладную вместе с товаром.

• "Спрашивать при вводе" – если флажок в поле установлен, программа будет выводить список модификаторов, при выборе товара в накладную.

Закладка "Упаковки и штрих-коды"

Рис. 7-19 – Карточка номенклатуры. Закладка "Упаковки и штрих-коды"

Достаточно часто товар поступает в одной единице измерения, а отпускается в другой (например, приходуется в коробках, а отпускается в штуках). В этом случае необходимо организовать учет в двух единицах измерения. Для этих целей в программе используется механизм упаковок. Для того, чтобы им воспользоваться, нужно указать в конфигурации задачи, что вы будете работать с упаковками (см. параграф "Конфигурация задачи").

Рассмотрим, как можно работать с упаковками. Например, вы закупаете сок коробками, а продаете его поштучно или тоже коробками. При этом товар у вас должен списываться поштучно. В этом случае, в качестве основной (базовой) единицы измерения (закладка "Общие" поле "Ед.измерения"), вы выбираете штуки. Затем на закладке "Упаковки и штрих-коды" создаете упаковку. Параметры упаковки задаются в диалоге "Упаковка/штрих код":

• "Название упаковки" – укажите название упаковки, например коробка.

• "В упаковке" – укажите кратность упаковки по отношению к основной единице измерения. Допустим, в коробке содержится 12 штук бутылок сока, следовательно, в поле количество указываем 12.

• "Вес" – можно указать вес упаковки.

• "Штрих-код" – штрих-код данной упаковки, для автоматического считывания сканером штрих кода. При вводе товара в документ с помощью сканера штрих-кода, программа автоматически подставит в документ упаковки.

При выборе упаковки в документ, программа автоматически пересчитает товар в базовые единицы измерения. Например, если в нашем случае мы укажем 2 упаковки, программа оприходует на склад 24 бутылки (штуки) сока, если 0.5 – 6 штук сока и т.п.

Закладка "Входит в"

Рис. 7-20 – Карточка номенклатуры. Закладка "Входит в…"

В таблице приводится список карточек ТМЦ, в состав которых входит данное наименование. Здесь можно также ввести текущее наименование в состав любой другой карточки. Для этого создайте в таблице запись. В диалоговом окне "Входит в.." укажите:

• "Наименование" – карточка товара, в состав которой включаем наше наименование. Выбираем из справочника "Номенклатура".

• "Кол-во" – укажите, в каком количестве наименование входит в состав другого.

• "Входит в свертку комплекта…" – если флаг установлен, данное наименование, находясь в составе комплекта, не будет выводиться отдельной строкой в документах. Если флаг снят, при выборе карточки составного наименования в документ, данное наименование будет выведено отдельной строкой.

Закладка "Параметры"

Рис. 7-21 – Карточка номенклатуры. Закладка "Параметры"

Здесь должно быть задано значение параметра "Н1" - ставка НДС. Как правило, значение этого параметра устанавливается в свойствах папки и используется всеми карточками папки. В нашем примере значение параметра установлено на папке "Товар НДС 10%".

Закладка "Описание"

Рис. 7-22 – Карточка номенклатуры. Закладка "Описание"

Здесь можно указать любую дополнительную информацию по товару.