Фиксация периода

Фиксация периода по учету ТМЦ производится в конце отчетного периода установленного в организации (день, неделя, месяц, квартал или год), и только в том случае если в конце данного периода не производится реальная инвентаризация с фиксацией остатков. Фиксация периода позволяет:

•  Ускорить работу программы. При расчете себестоимости и построении отчетов в периоде после инвентаризации будут анализироваться только операции совершенные после проведения указанной инвентаризации.

•  Зафиксировать данные по складскому движению. После закрытия акта инвентаризации по данному складу запрещается складское движение, то есть независимо от действий пользователей остатки на складе на момент инвентаризации останутся неизменными.

Если организация применяет упрощенную систему налогообложения, то в конце каждого квартала необходимо зафиксировать данные по складскому движению. Поэтому организациям, применяющим упрощенную систему налогообложения, необходимо оформлять фиксацию периода в конце каждого квартала по каждому складу.

Для ограничения возможности изменения движения по складу за период, а также для фиксации остатков по складу предназначен документ "Акт инвентаризации". Необходимо также, чтобы рядовые пользователи не имели прав на работу в закрытом периоде. Настройку прав нужно выполнить один раз в задаче "Администратор".

Настройка прав пользователей

Для ограничения работы в закрытом периоде в программе должны быть заведены пользователи, у которых настроены права.

За работу в закрытом периоде отвечает зона доступа "Работа в закрытом периоде". В стандартной поставке данная зона доступа есть только у группы пользователей "Главный бухгалтер", а у рядовых бухгалтеров ее нет.

Рис. 7-166 – Зона доступа "Работа в закрытом периоде"

Фиксация остатков по складу

Для фиксации остатков по складу оформляется акт инвентаризации с операцией "Фиксация остатков". Данные инвентаризации должны быть полностью рассчитаны программой, для этого в настройках инвентаризации (кнопка "Заполнить и настроить…" в документе) следует установить флаг "Заполнять поле "В наличии"" и заполнить табличную часть документа автоматически (кнопка "Заполнить и сохранить" в настройках инвентаризации).

Сформированный акт инвентаризации сохраняется и закрывается. После закрытия акта инвентаризации рядовые пользователи не смогут открывать и закрывать документы, оформленные по зафиксированному складу ранее акта инвентаризации, но смогут эти документы просматривать и распечатывать. При попытке открыть или закрыть такой документ им будет выдаваться сообщение об ошибке:

Рис. 7-167 – Сообщение об ошибке, выдаваемое при попытке изменить
документ, оформленный ранее акта инвентаризации

При этом пользователи смогут открывать и закрывать документы, оформленные по сладам, по которым не были зафиксированы остатки.

Пользователи, у которых есть права на работу в закрытом периоде (например, главный бухгалтер) смогут открывать и закрывать документы по складу в закрытом периоде, при открытии/закрытии таких документов им будет выдаваться предупреждение:

Рис. 7-168 – Предупреждение, выдаваемое при открытии/закрытии документа по складу в закрытом периоде

Если пользователь случайно попытается открыть документ, то он сможет отменить эту команду, ответив на этот вопрос "Нет", при этом документ не будет открыт. Если же пользователь откроет и изменит документ, ответив на вопрос "Да" или "Да для всех", то остатки по складу все равно изменены не будут.

Если требуется отменить закрытие периода для внесения изменений, то акт инвентаризации нужно открыть.