Оформление авансового отчета в программе

Отчет сотрудника по израсходованным денежным средствам оформляется документом "Авансовый отчет".

Рис. 6-3 – Экранная форма документа "Авансовый отчет"

В поле "По документам (получен аванс)" указывается расходный ордер, по которому был выдан аванс. При заполнении поля открывается реестр расходных ордеров, в поле "КОплате" которого отражается остаток неизрасходованных денежных средств.

Рис. 6-4 – Реестр расходных ордеров, поле "КОплате"

После указания расходного кассового ордера в основании документа в поле "Сумма связи" необходимо указать сумму оплаты авансового отчета расходным ордером. Сумма связи не должна быть больше суммы авансового отчета.

Рис. 6-5 – Указание суммы связи

Указание расходного ордера на выдачу аванса в основании авансового отчета необходимо:

1.  Для правильного формирования печатной формы авансового отчета;

2.  Для контроля отчета подотчетного лица по выданным подотчетным суммам.

 Для организаций, применяющих упрощенную систему налогообложения указание расходных ордеров на выдачу подотчетных сумм обязательно, т.к. нужно отслеживать оплату произведенных расходов.

В поле "Назначение аванса (Примечание)" указывается целевое назначение денежных средств, выданных работнику под отчет. Текст выводится в одноименное поле печатной формы документа.

В табличной части документа отражаются произведенные расходы. Для ввода информации используется диалоговое окно "Наименование аванса", в котором заполняются следующие поля:

•  "По документам" – указывается документ - основание платежа. Поле заполняется только для расходов на приобретение ТМЦ.

•  "Операция" - выбирается операция для отражения произведенного расхода на счетах бухгалтерского учета;

•  "Сумма" - указывается сумма расхода.

В реквизитах "Название подтверждающего документа", "Дата", "Номер" – указывается, соответственно, название, дата, номер документа, подтверждающего произведенный расход.

В поле "НДС" устанавливается флажок, если сумма НДС в подтверждающем документе  выделена в отдельную строку. Поле используется при оформлении командировочных, прочих расходов, а также расходов, относимых на затраты.

Рис. 6-6 – Диалоговое окно "Наименование аванса"

Каждой строке авансового отчета будет соответствовать своя хозяйственная операция.

В табличной части документа (наименование аванса) указываются только произведенные расходы. Недопустимо указывать в табличной части приходные или расходные ордера на возврат или возмещение сумм аванса.

После сохранения документа в реестре авансовых отчетов в поле "КОплате" можно увидеть, сколько осталось оплатить по авансовому отчету:

Рис. 6-7 – Реестр авансовых отчетов, поле "КОплате"

Если сумма произведенных затрат превышает сумму ранее выданного аванса или авансовый отчет не оплачен, в поле "КОплате" будет выведена сумма перерасхода или сумма, подлежащая оплате. Нулевая сумма поля "КОплате" говорит о том, что авансовый отчет полностью оплачен.

Печать авансового отчета выполняется из реестра документов, по клавише <F4>. По документу формируется типовая унифицированная форма авансового отчета № АО-1.

Рис. 6-8 – Печатная форма документа "Авансовый отчет"

Рис. 6-9 – Оборотная сторона печатной формы документа "Авансовый отчет"