Создание и редактирование счетов и субсчетов

Счета и субсчета имеют одинаковый набор свойств, поэтому для создания и редактирования счетов и субсчетов предусмотрен один и тот же диалог:

Рис. 3-24 – Диалог счета или субсчета

Диалог содержит следующие поля:

•  "Номер счета" – полный номер счета с разделителем субсчетов "-". В названии номера счета могут использоваться и буквы, и цифры. Длина номера может быть любой, хотя для удобства в работе лучше использовать короткие числовые номера по два символа, такая нумерация соответствует инструкции Минфина по применению Плана счетов. При создании субсчета достаточно в номер счета указать только номер субсчета, тогда при сохранении программа сама определит уровень вложенности и добавит перед номером субсчета номер счета.

•  "Название" – название счета или субсчета.

•  "Виды аналитик"  – согласно нормативным документам на некоторых счетах учета должен вестись аналитический учет. Причем у одного счета может быть несколько уровней аналитик. Например, на счете 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" учет ведется в разрезе контрагентов, договоров и документов.

В плане счетов у каждого счета можно задать виды его аналитик. Каждая аналитика выбирается из справочника "Виды аналитик", который содержит список всех видов аналитик, используемых в программе. Подробнее про справочник  "Виды аналитик" будет сказано позже.

Если все субсчета какого-то счета имеют одинаковые виды аналитик, то эти виды аналитик достаточно установить для счета и при создании субсчетов у них автоматически установятся соответствующие виды аналитик.

•  Флаг "Только обороты" – устанавливается, если по данной аналитике не требуется получать развернутое сальдо, но требуется анализировать обороты.

Например, учет на счете 90 "Продажи" ведется в разрезе видов деятельности и видов ставок НДС, потому что для расчета НДС требуется получить выручку как оборот по кредиту 90 счета в разрезе ставок НДС. Но в конце месяца счет 90 закрывается на счет 99 "Прибыли и убытки", при этом формируются проводки только в разрезе видов деятельности без учета ставок НДС, то есть в этих проводках в качестве третьей аналитики по 90 счету указывается пустое значение. Поэтому, чтобы на 90 счете не было отрицательного сальдо без аналитики и положительного по отдельным ставкам НДС, по аналитике "Виды ставок НДС" установлен этот флаг.

•  "Признаки" – в этой части диалога указываются признаки счетов.  Признаки копируются со счета на создаваемые в нем субсчета.

•  "Активный", "Пассивный" – счет может быть активный, пассивным и активно-пассивным. В программе также есть возможность установить тип счета "не активный, не пассивный". Этот тип используется для технических счетов, и крайне не рекомендуется применять его к обычным счетам.

Тип счета определяет его отношение к балансу, а также влияет на тип сальдо.

•  "Забалансовый" – для балансовых счетов программа не допускает формирование односторонних проводок, то есть проводки без корреспондирующего счета. А забалансовые счета не попадают в баланс, поэтому, для них допустимы односторонние проводки. Например, счет 001 "Арендованные основные средства" является забалансовым, так как арендованные основные средства не должны числиться на балансе организации.

Этот признак наследуется от счета ко всем его субсчетам, поэтому у субсчетов в диалоге данный флаг недоступен для редактирования.

•  "Взаиморасчетный" – к взаиморасчетным относятся все счета, на которых ведется учет расчетов с контрагентами. Например, счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками", 66 "Расчеты по краткосрочным кредитам и займам", 67 "Расчеты по долгосрочным кредитам и займам", 71 "Расчеты с подотчетными лицами", 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", 75 "Расчеты с учредителями", 79 "Внутрихозяйственные расчеты" являются взаиморасчетными.

Флаг "Взаиморасчетный" используется программой при построении отчета "Взаиморасчеты", в диалоге которого в этом случае достаточно установить флаг "Взаиморасчетные", и отчет будет построен по всем счетам, у которых установлен флаг "Взаиморасчетный".

•  "Используется" – по  умолчанию этот флаг всегда установлен. Снятие этого флага означает, что счет больше не используется. Неиспользуемые счета в плане счетов отмечаются серым цветом. По умолчанию неиспользуемые счета не показываются программой в списке счетов. Для того, чтобы  они были видны в общем списке счетов, необходимо в параметрах выборки установить переключатель "Показывать счета" в положение "Все".

Рис. 3-25 – Диалог параметров выборки планов счетов

•  "Рублевый", "Валютный" – установка этих флагов определяет, какое сальдо может быть на счете: рублевое, валютное или оба. Этот флаг также используется при закрытии документа "Фиксация остатков на счетах". Если какой-то из флагов не установлен, то при закрытии счетов соответствующее сальдо станет нулевым. Поэтому очень важно правильно установить эти флаги, в противном случае информация по счету при закрытии может быть потеряна.   

•  "Тип сальдо" – тип сальдо устанавливается автоматически в зависимости от состояния флагов "Активный" и "Пассивный", и наоборот.

Последний тип используется для внутренних технических счетов и не должен устанавливаться у обычных балансовых счетов.  Это случай, когда сальдо по счету может быть или дебетовым, или кредитовым в зависимости от того, какое сальдо больше – дебетовое или кредитовое. Если больше дебетовое, то сальдо по такому счету вычисляется как разница между дебетовым и кредитовым. Если, наоборот, больше кредитовое – как разница между кредитовым и дебетовым. При таком алгоритме вычисления сальдо по счету никогда не будет отрицательным.

Закладка "Архив остатков"

Закладка "Архив остатков" содержит информацию об остатках по данному счету, зафиксированных с помощью документа "Фиксация остатков на счетах".

Рис. 3-26 – Закладка "Архив остатков" диалога "Счет"

В поле "Остатки на дату" указывается дата, на которую выводятся остатки. Если еще не было создано ни одного документа "Фиксация остатков на счетах", то список дат будет пустой. Если такие документы в программе уже были заведены, то в списке появятся даты документов, и при выборе даты из списка в таблице будут отображаться остатки, зафиксированные соответствующим документом.