Закрытие документа

Бумажный документ становится документом только после того, как на нём появятся соответствующие печати и подписи. Иначе это просто исписанный кусок бумаги. В программе аналогом процедуры проставления подписи и печати служит процедура закрытия документа.

Что происходит при закрытии документов

При закрытии документа происходит следующее:

•  Во-первых, документ фиксируется, то есть защищается от дальнейших изменений. Удалить или изменить такие документы можно будет, только заново открыв их.

•  Во-вторых, по нему формируются бухгалтерские проводки, которые помещаются в общий журнал хозяйственных операций. Подробнее о процессе формирования проводок мы поговорим чуть позже.

•  В-третьих, для некоторых документов выполняются специфические действия, так, например, при закрытии расходной накладной происходит списание товара со склада и расчёт себестоимости.

Как закрыть, открыть документ

Чтобы закрыть документ, нужно, находясь в соответствующем реестре, выбрать необходимый документ и нажать на нём <Ctrl+Z>. Если нажать <Ctrl+Z> на закрытом документе, то он откроется. Для открытия или закрытия группы документов, необходимо сначала отметить нужные документы (как это делать, было сказано в предыдущей главе в разделе "Операции с группами записей"), а затем нажать <Ctrl+Z>.

Как определить, закрыт документ или нет

Если документ закрыт, то слева от даты появляется галочка:

Рис. 5-17 – Наличие флажка у документа указывает на его закрытие

К тому же суммы закрытых документов в реестре выделены жирным шрифтом.

Кроме этого, если на закрытом документе нажать <F3> (попробовать его изменить), то появится диалоговое окно серого цвета, и все поля будут недоступны для редактирования:

Рис. 5-18 – Просмотр документа в режиме чтения