Организация справочников

Организация содержимого справочников важный вопрос, от его решения зависит правильность учёта и удобство работы.

Настройка конкретного справочника имеет свои особенности, и рассматривается в руководстве пользователя конкретной программы СБиС++, но при настройке любого справочника нужно помнить о целях:

•  Информативность отчётности по справочнику.

•  Удобство поиска и просмотра информации в справочнике.

На основании справочника можно строить отчётность в различных разрезах, отбирать, сортировать записи, но отбор, сортировка требует усилий (дополнительных действий), поэтому структура справочника должна обеспечивать построение основных (часто используемых) отчётов без дополнительных действий. Например, большинство отчётов по справочнику сотрудников строится в разрезе подразделений, поэтому в большинстве организаций справочник сотрудников содержит папки по подразделениям, в этом случае отчётность можно построить по отдельному подразделению (папке) или в целом по справочнику с расчётом итогов по подразделениям.

Для удобства поиска и просмотра информации можно выделить несколько принципов организации структуры справочника:

•  Желательно, чтобы записи (особенно папки) справочника можно было просмотреть на одном экране (не листая).

Рис. 5-5 – Все папки справочника помещаются на один экран

•  Конечные записи справочника, например, товары или организации уместить на один экран невозможно и добиваться этого не нужно. Есть способы быстрого перемещения курсора к нужной записи, но, например, список всех складов организации хотелось бы видеть на одном экране. В случае, если складов в организации много и они не помещаются на экран, склады объединяются в группы.

•  Вложенность папок справочника должна быть минимальной, это ускоряет работу, т.к. уменьшается количество нажатий клавиш при движении по справочнику.

•  Вот пример, как не нужно оформлять справочник:

Рис. 5-6 – Излишне большая вложенность папок

•  При такой структуре, чтобы добраться до покупателей нужно пройти два уровня вложенности, при этом первый экран используется только на половину, на втором и того меньше (2 строки).

•  Ту же информацию можно было бы расположить на одном экране:

Рис. 5-7 – Минимальная вложенность папок

•  Наиболее часто используемые папки должны находиться в начале справочника. Этого можно добиться, называя папки определенным образом.

•  Большинство справочников по умолчанию сортируются в алфавитном порядке, поэтому пробел, поставленный в начале названия, поднимает запись вверх. Названия с двумя пробелами будут выше названий с одним пробелом.

Рис. 5-8 – Сортировка справочника с использованием пробелов

•  В некоторых случаях нужно расположить папки в строго определенной последовательности, для этого можно начинать названия с цифр:

Рис. 5-9 – Сортировка справочника с использованием цифр