Работа с папками

Записи в таблице можно размещать в папках, которые, в свою очередь, могут находиться в других папках. Причём, вложенность таких папок ничем не ограничивается.

Таблицы, позволяющие создавать папки, принято называть иерархическими: папки, вложенные друг в друга, образуют иерархию записей таблицы. Практически все таблицы программы являются иерархическими – это и реестры документов, и журналы лиц, и справочники.

Все вышеперечисленные команды работы с таблицами – создание, удаление, редактирование записей, печать и так далее – применимы и к иерархическим таблицам. Кроме того, окна с такими таблицами содержат некоторые специальные элементы и "понимают" ряд дополнительных команд, позволяющих работать с папками.

Просмотр всех папок

Все папки, которые вы создали в таблице, можно посмотреть, вызвав команду "Показать/ Скрыть дерево" в программной группе "Изменить формат отображения"  на панели инструментов окна, либо в контекстном меню, или нажать <Ctrl+T>.

Рис. 4-40 – Иерархия справочника организаций

"Дерево иерархии" наглядно показывает уровень вложенности той или иной папки. Первый (самый верхний) уровень называется корневой папкой.

Чтобы понять в какой папке вы находитесь в данный момент работы с таблицей, в строке, находящейся под строкой заголовка окна, отображается название текущей папки.

Как отличить папку от простой записи

Перед названиями папок всегда указывается значок . Кроме того, чтобы различать папки и простые записи таблицы, принято (но не обязательно) указывать названия папок заглавными буквами.

В большинстве случаев названия папок перечисляются в самом начале таблицы перед простыми записями.

Рис. 4-41 – Как видно из рисунка, в таблице присутствуют и записи, и папки

Как видим из рисунка, запись "01 - Республика Адыгея" является папкой в таблице "Организации". В отличие от предыдущей записи, запись "Тестовая налоговая" не является папкой.

Переход между папками

Чтобы переместиться в нужную папку, выберите строку с названием этой папки и нажмите <Enter>, либо щёлкните на ней двойным щелчком левой кнопки мыши.

Если же вы находитесь в какой-то папке таблицы и хотите выйти из неё (подняться на уровень выше), нажмите <Backspace>, либо <Esc>. Эту же команду вы можете выполнить, если нажмёте кнопку("Перейти на уровень выше").

Если этой кнопки нет, то вы уже находитесь в корневой (самой верхней) папке таблицы.

Управление  папками

Все команды работы с отдельной записью – вставка, удаление, редактирование, печать и т.д. – применимы и к папкам.

Команды управления папками, доступные в данной таблице можно вызвать, щёлкнув правой кнопкой мыши в области дерева иерархии папок.

Создание, изменение и удаление папок

Чтобы создать новую папку в таблице, достаточно нажать кнопку "Добавить папку" (или <Ctrl+Ins>), либо в контекстном меню выполнить соответствующую команду. После чего откроется диалоговое окно ввода параметров папки (окно "Папка").

Рис. 4-42 – Параметры папки "Наши организации"

Для создания папки с целью простой группировки данных, достаточно в этом окне ввести название папки в поле "Название" и нажать "Сохранить". После этого окно "Папка" закроется, а в таблице появится созданная вами папка.

Изменение и удаление папок происходит так же, как и для обычных записей, – клавишами <F3> и <Del> соответственно (либо командами из контекстного меню).

Следует учесть тот факт, что при удалении папки все записи из этой папки будут перенесены в корневую папку таблицы.

Перемещение записей из одной папки в другую

Допустим, вам необходимо переместить записи из одной папки таблицы в другую. Для начала вы должны отметить записи, которые необходимо переместить в другую папку. После этого перейдите в нужную папку, и выполните команду "Переместить запись", либо просто нажмите <Ctrl+M>. После этого появится запрос:

Рис. 4-43 – Запрос на перемещение записей

При подтверждении нажатием кнопки "Да" записи будут перемещены в данную папку.

Учтите, что записи именно перемещаются, а не копируются.

Просмотр содержимого всех папок

Для того, чтобы просмотреть все записи, которые находятся в папках, необходимо нажать <Ctrl+V>. Те же самые действия можно выполнить при нажатии на кнопку  и выбрав вариант "Разворот без папок", либо в контекстном меню выполнить команду "Операции с деревом/ Развернуть без папок". На экране списком будет выведено содержимое текущей и всех вложенных в неё папок, сами строки с названиями папок, однако, отображаться не будут.

Рис. 4-44 – Так выглядит справочник при отображении содержимого без папок

Для того, чтобы вернуть таблицу к исходному состоянию, поочередно нажимайте <Esc>.

А вот при нажатии <Ctrl+B>, либо кнопки  (команда "Разворот с папками") вместе с обычными строками будут выведены и названия папок:

Рис. 4-45 – Фрагмент отображения элементов справочника с папками

Такой же вид таблицы мы можем получить при выполнении в контекстном меню команды "Операции с деревом/ Развернуть с папками".

Если же вы хотите посмотреть содержимое только текущей папки, то нажмите <Shift+Ctrl+B>, либо в контекстном меню выберите команду "Развернуть одну папку":

Рис. 4-46 – Отображение содержимого папки "Казначейства"

Повторное выполнение команды вернёт таблицу к первоначальному виду.