Функция «Кабинеты»

Функция Кабинеты используется для работы с документами, требующими исполнения, а также для работы с проектами документов.

В терминах системы кабинет – это совокупность папок, в которые поступают записи о документах, поручениях и проектах документов, направляемых для работы должностным лицам, приписанным к данному кабинету (или направляемых в подразделение, руководитель которого приписан к кабинету). 

Все приписанные к кабинету должностные лица называются владельцами кабинета. Должностное лицо может быть владельцем только одного кабинета. 

Доступ к тому или иному кабинету и отдельным папкам этого кабинета предоставляется пользователю при назначении картотечных прав пользователя. Если пользователь имеет полномочия для работы с каким-либо кабинетом, ему обязательно должна быть доступна хотя бы одна папка этого кабинета.

При установке пользователю доступа к кабинету указывается, следует ли в нем учитывать ограничение доступа по грифам и группам документов. Если не задано ограничение доступа по грифам и группам документов, то в доступном кабинете пользователю будут доступны все РК, даже недоступные ему по грифам и группам документов. Следует отметить, что если РК доступна пользователю в одном кабинете, то она будет доступна ему и в других доступных кабинетах. 


Пример:

  • Пользователь имеет доступ к кабинету А (без учета ограничения доступа) и кабинету Б (с учетом ограничения доступа по грифам и группам документов;
  • РК недоступна пользователю по грифу и группе документов;
  • РК находится и в кабинете А, и в кабинете Б.


В этом случает РК будет доступна пользователю и в кабинете А, и в кабинете Б.


В функции Кабинеты записи об РК исполняемых документов распределены по папкам:

  1. Поступившие
  2. На исполнении
  3. На контроле
  4. У руководства
  5. На рассмотрении
  6. В дело

Для работы с проектами документов используются папки:

  1. Управление проектами
  2. На визировании
  3. На подписи

 

Внимание.  Приведенная выше нумерация папок используется в изображениях кнопок панели инструментов, предназначенных для перехода к работе с документами той или иной папки.

При исполнении документов действия пользователя можно разделить на два этапа:

  • поиск документа в «своем» кабинете, что сводится к просмотру РК, записи о которых хранятся в какой-либо папке кабинета;
  • внесение изменений в РК, связанных с очередным этапом исполнения документа (ввод текста поручений, отчетов исполнителей поручений и т. п.).

При работе с проектами документов пользователь, если он наделен соответствующими правами, может регистрировать проекты документов, согласовывать и утверждать проекты, а также регистрировать готовые документы, созданные на основе проектов.

 

Внимание.  В папках кабинетов находятся не сами РК (РКПД), а только лишь записи о них. Сами РК (РКПД) хранятся в БД системы «Дело». Поэтому удаление записи об РК (РКПД) из папки кабинета не приводит к удалению самой РК (РКПД) из БД системы, а приводит к удалению только данной записи из текущей папки.

 

Замечание.  Следует отметить, что папки кабинетов предназначены для записей об РК (РКПД), находящихся в оперативной работе. Рекомендуется своевременно удалять из папок кабинетов записи об отработанных РК (РКПД), т.к. увеличение количества записей в данных папках может привести к понижению быстродействия системы.