Реквизиты РК исходящих (внутренних) документов

В процессе регистрации исходящего документа при открытии окна РК в нем автоматически заполняются поля:

  • № – регистрационный номер документа (если шаблон номера не содержит элемент {@} – «Свободный номер»). Номер формируется автоматически по шаблону, заданному для выбранной группы документов технологом системы. Регистрационный номер можно изменить в режиме редактирования РК (для РК, зарегистрированных в текущий день, редактирование регистрационного номера не допускается). Редактирование номера РК доступно только тем пользователям, которым системный технолог в списке абсолютных прав назначил право Редактирование регистрационного номера РК;
  • от – дата регистрации документа. Автоматически устанавливается в соответствии со значением поля Дата РК в окне Выбор группы нового документа. При необходимости, установленное значение можно отредактировать – изменить число и месяц. Год изменению не подлежит (год можно изменить только при выборе группы нового документа);
  • Экз. № – номер экземпляра оригинала документа. По умолчанию устанавливается равным 1, что означает существование единственного экземпляра оригинала документа. Если требуется, данное значение можно изменить. 

В поле Экз. № допускается ввод любого значения от 1 до 9999, а также диапазон значений в указанных пределах. Если отслеживается движение нескольких нумерованных экземпляров, следует указать их номера, например, 1–3 или 1, 3, 5–7. 

Изменить номер и количество экземпляров в РК возможно только при отсутствии записей в Журнале передачи документа во всех картотеках;

  • Доступ – гриф доступа документа. По умолчанию устанавливается значение Общий (гриф, стоящий первым в списке элементов справочника Грифы доступа). При необходимости, установленное по умолчанию значение можно отредактировать, выбрав другой гриф из раскрывающегося списка, содержащего элементы линейного справочника Грифы доступа.

Если значение поля Доступ было изменено, то при регистрации следующей РК (независимо от группы документов) в поле Доступ будет установлено то же значение, что и в предыдущей РК.

Внимание. Если системный технолог при формировании справочника Группы документов для каких-либо групп исходящих документов установил рекомендуемые умолчательные значения тех или иных реквизитов, то при открытии РК этих групп поля данных реквизитов по умолчанию будут заполнены указанными значениями. 

К основным реквизитам РК исходящих (внутренних) документов относятся:

  • Подп. – фамилии и инициалы должностных лиц, подписавших документ. Данный реквизит обязателен для заполнения.

Нужные значения выбираются из иерархического справочника Подразделения или из стандартного списка. Значения поля должны соответствовать листьям данного справочника. При заполнении поля Подп. можно воспользоваться функцией контекстного автопоиска;

После заполнения поля Подп. кнопка , расположенная справа от поля, будет заменена кнопкой . При щелчке на кнопке  открывается окно, содержащее подробную информацию о должностном лице, ФИО которого находится в данный момент в поле.

Значение, введенное в поле Подп. с клавиатуры, имеет синий цвет, а выбранное из справочника – черный. Если значение было введено с клавиатуры без обращения к справочнику Подразделения, то при сохранении РК система выведет на экран следующее сообщение:

Щелкните на кнопке ОК и выполните проверку введенного значения.

  • Содерж. – краткое содержание документа. Заполняется вводом с клавиатуры или выбором нужного значения из списка стандартных текстов;
  • Исполн. – наименование подразделения или ФИО и должность лица, подготовившего документ. Данный реквизит обязателен для заполнения.

Нужное значение выбирается из иерархического справочника Подразделения или из стандартного списка. 

В поле можно ввести только одно значение, соответствующее вершине или листу справочника (подразделению или должностному лицу соответственно). 

При заполнении поля Исполн. можно воспользоваться функцией контекстного автопоиска. 

После заполнения поля кнопка , расположенная справа от него, будет заменена кнопкой . При щелчке на кнопке  открывается окно, содержащее подробную информацию о должностном лице, ФИО которого находится в поле.

  • Прим. –  дополнительная справочная информация. Заполняется вводом с клавиатуры или выбором нужного значения из списка стандартных текстов;
  • Адр. – организации, граждане или должностные лица вашего предприятия, которым адресуется документ. Заполняется выбором из справочников Список организаций, Граждане или Подразделения соответственно;

Внимание.  Указание в качестве адресата должностного лица или подразделения вашего предприятия переводит документ в разряд внутренних документов.

  • Состав – справочная информация о составе документа (например, 5 листов, Приложение). Заполняется вводом с клавиатуры или выбором нужного значения из списка стандартных текстов;
  • Визы – должности, фамилии и инициалы должностных лиц, завизировавших документ. Заполняется выбором из иерархического справочника Подразделения или из стандартного списка. Можно ввести несколько значений, соответствующих листьям справочника;
  • Рубр. – список тематических рубрик, к которым относится документ. Заполняется выбором из иерархического справочника Рубрикатор или из стандартного списка. Можно ввести несколько значений, соответствующих как листьям, так и вершинам справочника;
  • Связки – сведения и связке текущего документа с другими документами или проектами документов (например, текущий документ является ответом на ранее зарегистрированный документ).

Дополнительные разделы РК содержат следующую информацию:

  • Соисполнители – сведения о соисполнителях текущего документа;
  • Журнал передачи документа – сведения о факте передачи документа внутри организации (см. раздел «Движение бумажного документа внутри организации»). При наведении указателя мыши на кнопку Журнал передачи появляется окно подсказки, содержащее информацию о местонахождении документа (это может быть фамилия владельца, номер дела, в которое списан документ; дата уничтожения);
  • Файлы – раздел содержит файлы, содержащие электронные образы документа.