Групповое списание документов в дело

Групповое списание документов в дело можно осуществлять:

• В функции Поиск при работе со списком записей о документах, отобранных в результате поиска, и списками записей об РК, находящимися в личных папках пользователя;
• В функции Кабинеты, при работе со списком записей об РК документов, хранящихся в папках кабинетов № 1 – 2 и 4 - 6;
• В функции Опись дел.

Списание документов в дело:

1. В списке записей о документах (см. выше) выделите строки документов, подлежащих списанию в одно дело.
2. Выберите из меню Управление или из контекстного меню команду Списать в дело. Откроется соответствующее окно.

Если в настройках пользователя на подзакладке Прочие → Адресаты док-та установлен флажок Заполнять информацию о томах, то в окне будут отображены поля Том №, Стр., в таблице будет присутствовать графа Листов, а на панели инструментов – кнопки перемещения записей об РК по списку.

Окно имеет собственную панель инструментов, на которой находятся следующие кнопки:

В рабочей области окна располагается список выбранных записей о документах.

Красным цветом в списке выделяются записи об РК, оригинал или нумерованная копия которых уже списаны в дело в любой картотеке. 

Если в системе используется второе правило контрольности, то в списке записей о документах будет отображаться дополнительный столбец КР, в котором маркером  отмечаются РК, имеющие хотя бы одно контрольное поручение. 

3. В поле Дело № установите реквизиты дела, в которое должны быть списаны указанные документы. Нужное значение выбирается из справочника Номенклатура дел. Документы можно списать только в открытое дело.
4. В полях Том № и Стр. укажите номер тома и номер страницы. Эти значения определяют расположение в деле первого в списке документа. Расположение второго документа будет автоматически определено с учетом местоположения первого документа и количества листов в нем (поле Листов); расположение третьего документа – с учетом расположения второго документа и количества листов в нем и т.д.  

Красным цветом выделяются еще не существующие номера томов.

Чтобы расположить документы в нужном порядке – воспользуйтесь кнопками , .

5. В графе Вид для каждого документа укажите оригинал или копия этого документа списываются в дело. По умолчанию в каждой строке установлено значение «Оригинал № 1».

Если для какого-либо документа требуется ввести другое значение, щелкните на кнопке , расположенной в строке этого документа, и выберите из раскрывшегося списка нужное значение.

Если все документы, находящиеся в списке, должны быть отмечены как оригиналы, щелкните на кнопке , расположенной на панели инструментов окна, если как копии – на кнопке .

6. В графе Листов для каждого документа укажите количество содержащихся в нем листов. По умолчанию устанавливается количество листов, указанное в поле Состав РК документа.

Если какой-либо документ ошибочно был занесен в список, удалите его (можно удалить несколько документов одновременно). Для этого выделите строку этого документа (документов) и щелкните на кнопке .

На экран будет выведен запрос на подтверждение удаления. Щелкните кнопку Да.

7. При необходимости отредактируйте значения полей Дата и в (по умолчанию, в этих полях устанавливаются текущие дата и время).
   
   

Если требуется, чтобы записи об РК документов, списанных в дело, автоматически удалялись из папок Поступившие, На исполнении или В дело текущего кабинета, установите соответствующие флажки в секции Удалять записи из папки. Флажки могут быть неактивны, если у пользователя нет доступа к каким-либо папкам.

8. Завершив формирование списка документов, щелкните на кнопке Записать, расположенной в нижней части окна.

Окно Списание в дело закроется, произойдет возврат к исходному списку документов.

В журнале передачи списанных документов автоматически появится запись о списании в дело.

Если какие-либо из находящихся в списке РК имеют неисполненные неконтрольные поручения с исполнителями, являющимися владельцами данного кабинета, система отбирает те из них, для которых у текущего пользователя есть право на исполнение поручений за должностное лицо – исполнителя, и предлагает ввести для них отчеты:

При отрицательном ответе отчеты не вводятся и записи из папок Поступившие и На исполнении не удаляются.

При положительном ответе открывается окно ввода отчета, заполнив которое, щелкните кнопку ОК. Отчеты будут введены ко всем выбранным поручениям и соответствующие записи будут удалены из папок.