Интерфейс журнала передачи документа

Если окно журнала открыто в режиме просмотра, в нижней части окна будут находиться кнопки Редактировать и Закрыть. При щелчке на кнопке Редактировать журнал передачи документа будет переведен в режим редактирования, кнопка Редактировать, при этом, будет заменена кнопкой Записать, а кнопка Закрыть – кнопкой Отменить.

При открытии журнала передачи документа в режиме редактирования (например, при открытии журнала из окна РК, находящейся на редактировании) в нижней части окна будут находиться кнопки ОК и Отмена.

Сведения о передачи документа представлены в виде таблицы, в графах которой содержится следующая информация:

• Признак оригинала или копии переданного экземпляра документа ( и – оригинал,  и – копия);
• Держатель документа – должностное лицо или подразделение, которым передан документ;
• № – номер экземпляра. Графа формируется только для документа, принадлежащего группе, для которой указан признак нумерации копий (см. руководство технолога), а также при указании в поле № основного раздела РК нескольких экземпляров документа;
• Дата/время – дата и время передачи документа;
• Примечание – текст комментария.

Ячейки таблицы заполняются автоматически при вводе значений в поля, расположенные в нижней части окна журнала. Чтобы ознакомиться с полной информацией о передаче документа должностному лицу (подразделению) или о списании документа в дело выделите нужную строку в таблице. При этом в нижней части окна отобразится набор полей, соответствующий выделенной строке. 

Если дело, в которое списан документ, было затем передано в архив, то при выделении в журнале передачи записи об этом деле, в нижней части окна рядом с полем Примечание появляется дополнительное поле Передано в архив. Данное поле носит информационный характер и недоступно для редактирования.

При необходимости, можно просмотреть более подробную информацию о подразделении, в которое передан документ, а в случае списания документа в дело – о деле, в которое списан документ. Для этого щелкните на кнопке , расположенной справа от соответствующего поля. Откроется окно, содержащее полную информацию о выбранном объекте.

Заголовки граф №, Держатель документа и Дата/время одновременно являются кнопками сортировки. Щелчок на заголовке-кнопке приводит к сортировке записей таблицы в соответствии со значениями данной графы. При этом сортировка производится по алфавиту (от А до Я) для буквенных значений и в порядке возрастания для числовых. 

По умолчанию список владельцев оригиналов/копий и кандидатов сортируется по графе Дата/время. Первыми в списке будут указаны кандидаты (в их записях отсутствует дата и время передачи документа).

На панели инструментов окна журнала находятся следующие кнопки:

В правом углу панели инструментов находится поле фильтра (Журнал передачи), с помощью которого можно отбирать для показа в журнале только те записи, которые соответствуют определенному условию:

• Все записи – показывать все записи о передаче текущей РК;
• Владельцы – показывать только записи, соответствующие  держателям документа (тем, у кого копии и оригиналы документа находятся в текущий момент времени). Такие записи отмечены красными галочками: , ;
• Записи тек. картотеки – показывать только записи о передаче документа в текущей картотеке;
• Записи тек. кабинета – показывать только записи о передаче документа в текущем кабинете;
• Ваши записи – показывать записи о передаче документа в текущей картотеке, сформированные только данным пользователем.

Справа от поля фильтра в скобках указывается количество записей, находящихся в текущем (отфильтрованном) списке, и общее количество записей, содержащихся в журнале передачи документа (например, «3 из 5»).