Протоколирование работы пользователей с РК документа

В системе «ДЕЛО» предусмотрена автоматическая регистрация изменений, вносимых в РК, а также фактов чтения, печати и выгрузки информации, содержащейся в РК. С этой целью для каждой РК ведется протокол изменений основного раздела РК, протоколы изменений множественных реквизитов РК, протоколы изменений поручений и отчетов об их исполнении, протокол чтения, печати, выгрузки данных.

В протокол записываются:

дата и время выполнения операции;
название операции;
ФИО пользователя, выполнившего операцию;
Примечание.

Заголовки граф являются кнопками сортировки.

Внимание. Настройка протоколов (определение протоколируемых действий, очистка от лишних записей) осуществляется системным технологом в модуле «Справочники».

Если пользователь выполняет одинаковые операции для одной и той же РК в течение одного сеанса работы, в протокол вносится только одна запись о выполнении операции.

Чтобы просмотреть протокол изменений основного раздела РК, откройте РК документа в режиме просмотра или редактирования и выберите команды Реквизиты, Протокол или нажмите клавишу F11. Откроется окно протокола, содержащее две закладки: Протокол изменений и Протокол просмотра. На первой закладке фиксируются изменения, вносимые в РК, а на второй – просмотры РК, печать, экспорт данных и т.д.

В заголовке окна протокола РК отображается системный номер РК.

Для просмотра протокола того или иного множественного реквизита, откройте окно этого реквизита и нажмите клавишу F11. Протоколы множественных реквизитов не содержат закладки Протокол просмотра.

Чтобы просмотреть протокол какого-либо поручения, откройте поручение в режиме просмотра или редактирования и нажмите клавишу F11. В заголовке окна протокола поручения отображается системный номер этого поручения. По системному номеру можно осуществлять поиск поручения в окне быстрого поиска.

Чтобы просмотреть протокол какого-либо отчета исполнителя, откройте этот отчет в режиме просмотра или редактирования и нажмите клавишу F11.

В случае удаления поручения или значений множественного реквизита, протокол работы с этим поручением (множественным реквизитом) не сохраняется, а запись об удалении вносится в протокол работы с РК.

Удаление самой РК также фиксируется системой. Однако просмотреть протокол удаления РК может только пользователь, обладающий правами системного технолога.

Записи, вносимые в протокол изменений основного
раздела РК

Текст записи	Выполненные операции
Регистрация РК	Создание новой РК документа с заполненными полями
Ред. основного раздела РК	Внесение изменений в следующие поля РК: Для входящего документа: Дата регистрации Вид доставки Примечание Признак коллективности Для исходящего документа: Дата регистрации Кто подписал Кто исполнил Примечание
Изменение Рег. №	Изменение регистрационного номера документа. В примечании отображается предыдущее значение поля «Рег. №»
Ред. аннотации РК	Внесение изменения в поле «Краткое содержание»
Изменение экз. №	Внесение изменения в поле «Экз.№».
Ред. Кому адресован	Внесение изменения в поле «Кому» входящего документа или письма
Ред.грифа доступа	Внесение изменения в поле «Гриф доступа»
Ред.Состава	Внесение изменения в поле «Состав»
Уд. Корреспондента	Удаление корреспондента. В примечании отображается наименование организации или ФИО гражданина
Уд. сопр. документа	Удаление сопр. документа. В примечании отображается наименование организации
Уд. адресата	Удаление адресата. В примечании отображается наименование организации, ФИО гражданина или имя внутреннего адресата
Уд. тем. кода	Удаление тем. кода В примечании отображается наименование рубрики
Уд. визы	Удаление визы. В примечании отображается ФИО визировавшего
Уд. соисполнителей	Удаление соисполнителей. В примечании отображается наименование организации
Уд. связки	Удаление связки. В примечании отображается регистрационный номер и дата связанной РК. Аналогичная запись создается и для связываемой РК
Уд. файла	Удаление файла. В примечании отображается имя файла
Удаление записи о РК	Удаление записи об РК документа из папок «Поступившие» и «На исполнении» функции Кабинеты по команде Управление, Удалить запись. В примечании отображается наименование кабинета, в котором была произведена это операция
Уд. записи в ЖПД	Удаление записи из ЖПД с заполненным полем Дата и время. В примечании отображается ФИО должностного лица или наименование подразделения.
Уд. отметки ознакомления	Удаление записи из Журнала ознакомления с документом. В примечании отображается ФИО должностного лица.
Отмена пересылки	Удаление записи из Журнала пересылки документа. В примечании отображается ФИО должностного лица.
Удаление резолюции	Удаление резолюции. В примечании отображается ФИО автора резолюции. Все записи протокола, относящиеся к данной резолюции – удаляются
Удаление проекта резолюции	Удаление проекта резолюции. В примечании отображается ФИО автора резолюции. Все записи протокола, относящиеся к данной резолюции – удаляются
Редактирование доп. реквизитов РК	Редактирование доп. реквизитов. В примечании указывается перечень наименований отредактированных реквизитов
Выгрузка РК или вложений	Выгрузка РК или ее прикрепленных файлов. В примечании отображается тип экспорта и результат.

Записи, вносимые в протокол изменений
множественных реквизитов РК

Текст записи	Выполненные операции
Создание	Создание новой записи раздела
Редактирование	Редактирование записи раздела
Изменение файла	Внесение изменений в разделе Файлы в текст прикрепленного файла
Установка защиты	Установление в разделе Файлы защиты прикрепленного файла
Снятие защиты	Снятие в разделе Файлы защиты прикрепленного файла

Записи, вносимые в протокол изменений поручения

Текст записи	Выполненные операции
Ввод резолюции (пункта)	Ввод новой резолюции (пункта).
Ввод проекта резолюции	Ввод проекта резолюции.
Ввод исполненной резолюции (пункта)	Ввод исполненной резолюции (пункта).
Рассылка проекта резолюции	Перевод проекта резолюции в «обычную» резолюцию (указывается дата рассылки)
Ред. резолюции (пункта)	Внесение изменений в поля: Текст резолюции (пункта), от (Дата резолюции), примечания.
Ред. автора	Внесение изменений в поле Автор.
Ред. категории	Внесение изменений в поле Категория.
Ред. основания для снятия с контроля	Внесение изменений в поле Основание для снятия с контроля.
Ред. план. даты	Внесение изменений в поле Дата исполнения / Плановая, включая ее удаление.
Ред. промежуточной даты	Внесение изменений в поле Промежуточная.
Изменение контрольности	Изменение признака контрольности поручения, включая снятие с контроля.
Установил флаг конфиденциальности / Снял флаг конфиденциальности	Изменение флага конфиденциальности резолюции
Ред. контролера	Внесение изменений в поле Контролер.
Ред. факт. даты	Внесение изменений в поле Дата исполнения / Фактическая, кроме введения даты.
Изменение состава исполнителей	Добавление или удаление исполнителя, изменение ответственного исполнителя
Изменение отв. исполнителя	Добавление или удаление отв. исполнителя поручения
Ред. хода исполнения	Внесение изменений в поле Ход исполнения.

Записи, вносимые в протокол изменений отчета исполнителя поручения

Текст записи	Выполненные операции
Ред. состояния исполнения	Внесение изменений в поле «Состояние исполнения».
Ред. даты исполнения	Внесение изменений в поле «Дата».
Ред. текста отчета исполнителя	Внесение изменений в поле «Текст отчета».

Записи, вносимые в протокол просмотра

Текст записи	Выполненные операции
Просмотр РК	Открытие РК
Просмотр РКПД	Открытие РКПД
Просмотр поручения	Открытие поручения
Просмотр проекта резолюции	Открытие проекта резолюции
Просмотр файла	Открытие прикрепленного к РК файла
Печать РК	Вывод на печать РК или РК в составе списка из любой задачи системы
Печать РКПД	Вывод на печать РКПД или РКПД в составе списка
Печать поручения	Вывод на печать поручения или поручения в составе списка
Экспорт данных	Экспорт из окна Экспорт РК списанных в дело (функция Опись дел)
Сохранение файла на диск	Команда Сохранить файл на диске из окна Файлы
Выгрузка РК/РКПД и файлов	Команда Действия - Выгрузка РК / РКПД и файлов в окне РК / РКПД