Выгрузка РК и прикрепленных файлов

В системе «ДЕЛО» существует возможность выгружать РК и их прикрепленные файлы во внешний каталог или в сообщение электронной почты. При этом можно выбирать объекты выгрузки:

  • РК и их прикрепленные файлы, удовлетворяющие заданным условиям (определенный формат, наименование и т.п.);
  • РК без прикрепленных файлов;
  • Прикрепленные файлы без РК.

Из окна РК можно выполнить выгрузку данных этой РК, из окна со списком записей РК можно выполнить групповую выгрузку данных выбранных РК.

Отметим, что пользователь может выгружать только доступные ему РК и прикрепленные файлы.

Чтобы выгрузить информацию об РК и/или прикрепленных к ним файлах:

  1. При работе с РК документа: находясь в РК, выполните команды: Действия → Выгрузка РК и файлов.
  2. При работе со списком РК документов выделите записи РК, подлежащих выгрузке и выберите команду выгрузки:
  3. Если вы находитесь в задаче «Регистрация документов», выберите из меню Действия → Выгрузка РК и файлов.
  4. Если вы находитесь в задачах «Кабинеты», «Поиск», «Отправка документов», выберите из меню Управление → Выгрузка РК и файлов.

Откроется соответсвующее окно.

  1. В открывшемся окне задайте параметры выгрузки:
  • Тип экспорта - «Локальный» – экспорт в назначаемую пользователем папку на своем компьютере или в сети; «Электронная почта» – экспорт в новое почтовое сообщение Microsoft Outlook. Отметим, что тип экспорта «Электронная почта» доступен только пользователям, имеющим картотечное право Отправка по e-mail в данной картотеке. В случае отсутствия такого права пользователь может выгрузить РК только локально.
  • Папка – каталог, в который будут выгружаться данные РК и помещаться протокол выгрузки. При типе экспорта «Электронная почта» в этот каталог будет помещен только протокол выгрузки. Для выбора каталога щелкните на кнопке со стрелкой, расположенной справа от поля. В открывшемся стандартном окне выбора каталога выберите нужный каталог, доступный вам для записи. Путь к каталогу будет отображен в поле. Поле «Папка» обязательно для заполнения.
  • Выгружать РК (РКПД) в формате – если требуется выгружать данные РК, установите данный флажок и в поле справа выберите формат файла выгрузки РК. Если данный флажок не установлен, РК выгружаться не будет.
  • Формат – если требуется выгружать прикрепленные к РК файлы, отметьте флажками форматы, файлы в которых требуется выгружать. В поле содержится перечень всех расширений файлов, которые присутствуют у выгружаемых РК. Будут выгружаться файлы только отмеченных форматов. Если ни один формат не отмечен, файлы выгружаться не будут.
  • Описание – описание файла. Задайте фрагмент описания файла и условие вхождения фрагмента в описание. В этом случае выгружаться будут только файлы, в описании которых содержится указанный фрагмент на заданных условиях. Если значение описания не задано, выгружаться будут все файлы отмеченных форматов.
  • Сохранять имена файлов - порядок именования выгружаемых файлов. Если данный флажок установлен, то выгружаемым файлам будут присваиваться имена, соответствующие их описанию. Если флажок не установлен, то при выгрузке файлам будут присваиваться имена следующего формата: «<номер РК>_<дата регистрации РК>_<описание файла>».
  1. Задав параметры выгрузки, щелкните на кнопке ОК. Информация будет выгружена в соответствии с заданными параметрами. Если в указанном каталоге выгрузки уже имеются какие-либо файлы, перед выгрузкой появится сообщение об этом с предложением очистить папку. При отказе от очистки  будет осуществлена выгрузка без удаления старой информации из каталога. При подтверждении очистки будет осуществлена выгрузка с удалением старой информации из каталога. Если из каталога выгрузки нельзя удалить какие-либо файлы, появится сообщение об этом.

Если в папке, выбранной пользователем для выгрузки или временной папке для выгрузки в электронную почту, уже присутствует один или несколько файлов, имена которых совпадают с выгружаемыми файлами, то при обнаружении первого файла с совпадающим именем появится сообщение с предложением заменить существующий файл и другие файлы с совпадающими именами. При подтверждении замены операция будет продолжена. Информация о файлах с совпадающими именами будет занесена в протокол совпадений. При отказе от замены операция прервется и произойдет возврат к окну Параметры выгрузки. 


По окончании выгрузки появится системное сообщение о завершении операции.

Для операции выгрузки могут возникнуть следующие препятствия:

  • Пользователь указал недоступный ему для записи каталог экспорта;
  • Пользователь пытается выгрузить недоступные ему РК;
  • Настройкам выгрузки и/или правам доступа пользователя не удовлетворяет ни один файл выбранных РК;


В этих случаях появятся сообщения.

При типе экспорта «Локальный» в указанный каталог выгрузки выгружаются файлы с данными выбранных РК и/или их прикрепленные файлы. По результатам выгрузки формируется файл протокола выгрузки формата *.log. 

При типе экспорта «Электронная почта» формируется бланк пустого электронного сообщения, к которому прикрепляются файлы с данными выбранных РК и/или их прикрепленные файлы. Далее необходимо указать адресата и отправить сообщение. В указанном каталоге выгрузки формируется файл протокола выгрузки формата *.log.

Если при выгрузке выполнялась замена файлов с совпадающими именами (см. выше), в каталоге выгрузки будет дополнительно сформирован протокол совпадений, содержащий информацию об этих файлах.