Регистрация документов, созданных на основе проектов документов

Пользователь, являющийся исполнителем проекта документа и имеющий право регистрировать документы той группы, к которой относится созданный им проект, может зарегистрировать РК документа, сформированного на основе этого проекта, непосредственно из окна РКПД.

Если же пользователь не имеет права регистрировать документы данной группы, он отправляет утвержденный проект документа на регистрацию. 

Подготовленные для регистрации РКПД поступают в раздел Проекты функции Регистрация документов.

Регистрация документа, созданного на основе утвержденного проекта документа:

  1. Закройте все специальные и рабочие окна, которые были открыты при работе с функцией Регистрация документов (в частности, окно Выбор группы документов). Останется окно, содержащее перечень документов, зарегистрированных в определенный период времени.
  2. В строке меню этого окна щелкните пункт Проекты (при отсутствии готовых к регистрации проектов данный пункт будет неактивен). Откроется окно, содержащее перечень проектов документов, готовых к регистрации.
  3. Щелчком мыши выделите в этом списке строку РКПД, на основе которой требуется зарегистрировать РК документа, и выберите из меню Файл команду Регистрировать проект (или щелкните кнопку  на панели инструментов). В зависимости от настроек пользователя, следующим шагом будет либо п.4, либо п.5. Если в настройках пользователя на закладке Регистрация, на подзакладке Доп. операции переключатель Регистрация РК из РКПД установлен в положение:
  • С диалогом, то см. п.4;
  • Без диалога, то см. п.5.
  1. Откроется диалоговое окно Копирование реквизитов. В этом окне отметьте флажками реквизиты, значения которых должны быть скопированы из РКПД в создаваемую РК и Щелкните кнопку Продолжить (кнопка Отменить служит для отказа от создания РК).

 

Замечание. При щелчке на кнопке Продолжить установленные настройки копирования сохраняются и будут использованы в последующем при автоматической регистрации РК из РКПД и/или ручной регистрации без диалога. Последнее осуществится, если пользователь изменит в своих настройках значение параметра Регистрация РК из РКПД на Без диалога.

  1. Откроется окно РК документа, относящегося к той же группе документов, что и проект. 

Часть реквизитов РК (основных и дополнительных) автоматически заполняется значениями, установленными в РКПД (в последней версии проекта). Копирование реквизитов выполняется по следующим правилам:

  • Если при регистрации открывалось диалоговое окно, копирование реквизитов выполняется в соответствии с настройками, сделанными в этом окне. 
  • Если при регистрации диалоговое окно не открывалось, но у пользователя имеются сохраненные настройки копирования (они сохраняются при щелчке на кнопке Продолжить в окне Копирование реквизитов, см. выше), то копирование реквизитов выполняется в соответствии с сохраненными настройками копирования. То есть, используются настройки, сделанные пользователем при последнем открытии окна Копирование реквизитов. Такое происходит в случае, если пользователь ранее регистрировал РК из РКПД с настройкой С диалогом, а затем изменил настройку на Без диалога.  
  • Если при регистрации диалоговое окно не открывалось, и у пользователя нет сохраненных настроек копирования, то в РК копируются значения следующих полей РКПД: «Доступ», «Состав», «Исполнитель», «Содержание», «Рубрики», «Связки», «Адресаты», «Визы», «Подписи», «Файлы».
  • Если в диалоговом окне или в сохраненных настройках копирования задано копирование доп. реквизитов (флажок Доп. реквизиты), то в создаваемую РК будут копироваться значения доп. реквизитов РКПД. Но, если на какой-либо доп. реквизит в справочнике Настройка реквизитов установлена защита от копирования (флажок Не копировать от других РК(РКПД)), то значение этого доп. реквизита не будет копироваться даже при установленном флажке Доп. реквизиты.

Если РКПД сохраняется в БД системы, то РК документа, созданного на основе проекта, связывается с ней связкой, имеющей категорию «Проекты». 

ФИО и должности лиц, подписавших проект документа становятся значениями реквизита Подписал, а завизировавших проект – реквизита Визы.

  1. Файлы, прикрепленные к РКПД исполнителем проекта, прикрепляются к РК документа. ЭЦП файлов (если эти файлы были заверены ЭЦП) сохраняются и могут быть проверены. Для каждого файла по умолчанию устанавливается запрет на редактирование, вне зависимости от того, установлен ли в параметрах пользователя на закладках Регистрация; Доп. операции флажок Запрет на редактирование прикрепляемых файлов. Запрет на редактирование файла можно отменить, сняв флажок Запрещено редактировать в разделе Файлы.
  2. Введите недостающие реквизиты РК.
  3. Завершите регистрацию документа, сохранив введенную информацию.