Регистрация связанного документа

Для упрощения процедуры регистрации документов, связанных каким-либо образом с документами, ранее зарегистрированными в системе «ДЕЛО», используется так называемый режим регистрации связанного документа. 

Данный режим позволяет при работе с РК документа (при просмотре или редактировании РК) зарегистрировать новый документ, связанный с текущим документом. При этом часть реквизитов РК нового документа будет автоматически сформирована на основании реквизитов РК исходного документа.

Режим регистрации связанного документа удобен, например, в случае регистрации ответа на ранее поступивший входящий документ, что подразумевает установку связки между данными документами.

Открыть РК ранее зарегистрированного документа можно:

  • при регистрации РК;
  • из списка записей о документах, зарегистрированных в текущий день;
  • из списков записей об РК документов, хранящихся в папках кабинетов  № 1 – 6;
  • из списка записей об РК документов, отобранных в результате поиска;
  • из списков записей об РК документов, хранящихся в личных папках пользователя.

Регистрация связанного документа:

  1. Найдите и выделите в одном из перечисленных списков строку, которая соответствует документу, с которым требуется связать вновь регистрируемый документ.
  2. Выберите одну из команд Файл, Просмотреть РК или Файл, Редактировать РК (либо щелкните на кнопках панели инструментов, соответствующих этим командам). Откроется окно выбранной РК. 

Внимание.  Регистрация связанного документа из окна Документы, зарегистрированные ДД/ММ/ГГГГ может осуществляться без открытия РК документа. Достаточно выделить строку нужной РК документа и щелкнуть кнопку  на панели инструментов. 

  1. Из меню Файл выберите команду Создать связанную РК или щелкните кнопку  на панели инструментов. Откроется окно Выбор группы нового документа. 
  2. Окно содержит следующие элементы:
  • Список групп документов, доступных для регистрации данному пользователю в текущей картотеке;
  • Поля для установки значений прямой и обратной связок между текущим и регистрируемым документами;
  • Группу флажков Копировать реквизиты, устанавливающих правила копирования реквизитов текущей РК в новую РК. Состав флажков зависит от вида текущей РК (РК входящего или исходящего документа);
  • Поле Дата РК, в котором устанавливается дата регистрации;
  • Кнопки:
    • Отметить все/Снять отметку – для установки сразу всех флажков или для снятия всех флажков (кнопка меняет название после щелчка на ней);
    • Выбрать – для входа в режим регистрации связанного документа;
    • Отменить – для отмены регистрации нового документа.
  1. Измените, если требуется, дату регистрации документа (поле Дата РК) и выберите группу документов, к которой будет отнесен новый документ.
  2. Установите значения прямой и обратной связок между текущим и новым документом.
  3. Если необходимо, установите флажки, соответствующие реквизитам текущей РК, значения которых необходимо скопировать в РК нового документа. Если связываются документы разных видов, то несовпадающие реквизиты связываемых РК игнорируются. Исключение составляет случай, когда текущим документом является входящий. При этом значения реквизитов входящей РК Корреспондент и Сопроводительный документ (наименование организации и фамилия сотрудника, подписавшего документ) копируются в раздел исходящей РК Адресаты (наименование организации–адресата и фамилия адресата). При установке флажка ЖПД будут копироваться записи ЖПД, относящиеся к текущей картотеке пользователя, включая как записи текущего кабинета пользователя, так и записи, относящиеся к другим кабинетам данной картотеки. В связанной РК все копируемые записи ЖПД будут помечены текущим кабинетом пользователя.


 

Замечание. При установке флажка Доп. реквизиты в создаваемую РК будут копироваться значения доп. реквизитов. Но, если на какой-либо доп. реквизит в справочнике Настройка реквизитов установлена защита от копирования (флажок Не копировать от других РК(РКПД)), то значение этого доп. реквизита не будет копироваться даже при установленном флажке Доп. реквизиты.


  1. Сделав необходимые установки, щелкните кнопку Выбрать. Откроется окно РК нового документа, связанного с исходным документом. 
  2. Поля основных и дополнительных реквизитов РК, соответствующие установленным флажкам, будут заполнены значениями, скопированными из РК исходного документа. В разделе Связки РК нового документа и РК исходного документа будет указан тип установленной между ними связки и номер РК связанного документа.

Внимание.  В РК нового документа будут скопированы ссылки только на те прикрепленные файлы, которые доступны данному пользователю. Файлы будут скопированы без изменения грифов доступа.

Внимание.  Существует возможность регистрации связанного документа со значениями реквизитов уже зарегистрированного в системе документа без установления связки. Для этого в окне Выбор группы документов выберите требуемую группу документов, нажмите кнопку Отметить все и удалите вид связки (выделите его и нажмите клавишу Del). После этого нажмите кнопку Выбрать. Откроется РК нового документа с заполненными реквизитами, где поле Связки будет пустым.

10. Если требуется отредактировать сформированную по умолчанию связку, щелкните на названии поля Связки и в открывшемся окне раздела внесите необходимые изменения. 

11. Укажите недостающие значения реквизитов новой РК и сохраните введенную информацию.