«Сопроводительный документ»

При регистрации входящего документа (письма гражданина), в случае наличия сопроводительных документов, в разделе Сопр. документ указываются информация об этих документах и их авторах.

Ввод информации в раздел «Сопроводительные документы»:

  1. Щелкните на названии раздела Сопр. документ  или выберите команды Реквизиты, Сопроводительные документы (или нажмите сочетание клавиш Ctrl + I). Откроется окно данного множественно реквизита. 

Щелкните кнопку  на панели инструментов и в открывшемся окне выбора значений из справочника Список организаций выберите названия организаций – авторов сопроводительного документа. 

Если авторами являются конкретные представители организации, и информация о них введена в справочник, выберите этих представителей.

Указанные значения будут скопированы в таблицу, расположенную в верхней части окна Сопроводительные документы. Количество сформированных строк таблицы будет соответствовать количеству выбранных элементов справочника.

 

Замечание.  Если в справочник Список организаций введены фамилии представителей организации, то при выборе этих представителей в качестве авторов сопроводительного документа, в разделе Сопроводительные документы сформируется одна запись, в которой будет указано название организации и, через запятую, перечислены все выбранные представители этой организации. Если же фамилии каких-либо контактных лиц не были введены в справочник (указаны только их должность и/или подразделение), то для каждого из них сформируется отдельная запись, содержащая лишь название организации.

При выделении строки того или иного автора сопроводительного документа под таблицей открывается набор полей, в которые можно вводить дополнительную информацию (краткое содержание сопроводительного документа, его исходящий номер, дата регистрации в данной организации и т.д.).

  1. При необходимости, укажите в этих полях нужные значения:
  • Содерж. – краткое содержание сопроводительного документа. Заполняется вводом с клавиатуры или выбором нужного значения и списка стандартных текстов;
  • Исх № – исходящий номер сопроводительного документа. Вводится с клавиатуры;
  • Дата – дата регистрации сопроводительного документа в организации-авторе. Вводится с клавиатуры, либо выбирается из календаря;
  • Подписал – ФИО должностного лица, подписавшего документ. При заполнении этого поля нужное значение можно выбрать из списка ранее заданных в этом поле значений. Для этого введите в поле Подписал первые буквы нужной фамилии и нажмите клавишу Enter. Откроется окно, содержащее список ранее введенных значений, начинающихся с указанной последовательности букв. Выберите нужную фамилию и щелкните на кнопке Записать (или одновременно нажмите клавиши Ctrl + Enter). Выбранное значение скопируется в поле Подписал. Если требуемой фамилии в списке нет, введите ее полностью с клавиатуры.

Внимание.  Если при настройке параметров пользователя на закладке Корр./адресаты был установлен флажок Заполнять поле «Подписал» (Корреспондент) из справочника  (см. гл. «Установка параметров группы «Корреспонденты/адресаты» раздела «Настройка параметров пользователя»), то при заполнении поля Корр. автоматически будет установлено значение поля Подписал. В него будет скопирована фамилия представителя организации-корреспондента, стоящего первым в списке ее контактных лиц.

  • Состав – состав сопроводительного документа. Вводится с клавиатуры;
  • Прим. – свободный текст примечания. Поле заполняются вводом с клавиатуры.
  1. Чтобы просмотреть подробную информацию о той или иной организации, приславшей сопроводительный документ, выделите в таблице строку, соответствующую этой организации, и щелкните на кнопке , расположенной справа от поля Корр.
  2. При необходимости информацию о сопроводительных документах можно ввести без указания корреспондента. Для этого щелкните кнопку  на панели инструментов. В таблице, содержащей перечень организаций-авторов сопроводительного документа, сформируется пустая строка, а под таблицей появится новый набор полей, соответствующих этой строке. 
  3. Введите в этих полях необходимую информацию (см. п.3). Поле Корр. при этом будет недоступно для внесения данных.
  4. При необходимости, с помощью кнопок  расположите записи таблицы в нужном порядке.
  5. Если требуется удалить запись какой-либо организации-корреспондента, выделите в верхней части окна строку этой организации и щелкните на кнопке .

Указав реквизиты всех организаций-корреспондентов, щелкните на кнопке ОК. Произойдет возврат в окно РК. Название раздела Сопр. документ будет выделено цветом, а в скобках будет показано количество авторов сопроводительных документов.