Внутренние адресаты

Адресаты–подразделения или должностные лица вашей организации называются внутренними адресатами.

 

Замечание.  Если при настройке справочника Группы документов для какой-либо группы документов были указаны рекомендуемые внутренние адресаты, они будут автоматически внесены в список адресатов при регистрации РК данной группы. При этом распределение оригиналов и копий документа между этими адресатами будет произведено по правилу, заданному технологом системы для данной группы документов. При необходимости, значения, установленные по умолчанию, можно дополнить или отредактировать.

Добавление подразделений и должностных лиц в список адресатов:

  1. Щелкните кнопку  на панели инструментов или нажмите сочетание клавиш Shift + F2. В открывшемся окне выбора значений из справочника Подразделения найдите и выберите нужные подразделения и/или должностные лица (требуемые элементы можно выбрать и из стандартного списка). 

Указанные значения будут скопированы в таблицу, расположенную в верхней части окна Адресаты. Количество сформированных строк таблицы будет соответствовать количеству выбранных подразделений и/или должностных лиц.

При выделении строки того или иного адресата под таблицей открывается набор полей, в которые можно вводить дополнительную информацию, относящуюся к этому адресату. 

Адресаты, являющиеся владельцами кабинетов, обозначаются иконкой с буквой «К» - , не являющиеся владельцами кабинетов – иконкой без буквы - .

Внимание.  Если должностное лицо выбиралось из стандартного списка, то в поле Прим. по умолчанию будет скопировано значение поля Примечания, установленное при формировании данного списка.

  1. Для всех адресатов (если их несколько):
  • установите значение поля Оригинал/Копия, определив тем самым, что именно передается адресату –  оригинал внутреннего документа или его копия (по умолчанию устанавливается значение, выбранное при настройке параметров данного пользователя);
  • Прим. – произвольная справочная информация.

Внимание.  Установка отметки об отправке документа внутреннему адресату приводит к следующим результатам:

  • РК документа попадает в папку Поступившие кабинета, владельцем которого является внутренний адресат –должностное лицо. Если внутренним адресатом является подразделение, то РК попадает в кабинет руководителя подразделения;
  • В Журнале передачи документов автоматически формируются записи о передаче оригинала или копии внутренним адресатам и, как следствие, документ попадает в реестр передачи документов.