Адресаты–организации

 

Замечание. Если при настройке справочника Группы документов для какой-либо группы документов были указаны рекомендуемые внешние адресаты-организации, они будут автоматически внесены в список адресатов при регистрации РК данной группы. При необходимости значения, установленные по умолчанию, можно дополнить или отредактировать.

Добавление организации в список адресатов:

  1. Находясь в окне множественного реквизита Адресаты, щелкните кнопку  на панели инструментов или нажмите клавишу F2.
  2. В открывшемся окне выбора значений из справочника Список организаций выберите нужные организации. Если адресатами являются конкретные представители организации и информация о них введена в справочник, выберите этих представителей.

Внимание.  Если организация отсутствует в справочнике, следует либо добавить ее туда (если у Вас есть  соответствующее право), либо обратиться за помощью к системному технологу. 

Выбранные значения будут скопированы в таблицу, расположенную в верхней части окна Адресаты. Количество сформированных строк таблицы будет соответствовать количеству выбранных организаций и их представителей.

При выделении строки того или иного адресата под таблицей открывается набор полей, в которые можно вводить дополнительную информацию, относящуюся к этому адресату. 

Поля Город, Индекс, Регион, e-mail, Адрес и Название полное будут заполнены значениями соответствующих реквизитов, установленных при создании записи организации в справочнике.

Если при настройке параметров текущего пользователя на закладке Корр./адресаты был установлен флажок Заполнять поле «Кому» (Адресат) из справочника (см. гл. «Установка параметров группы «Корреспонденты/адресаты» ), в поле Кому будет скопирована фамилия представителя организации, стоящего первым в списке контактных лиц организации. Кроме того, при выборе в качестве адресата конкретного представителя организации, данное поле также заполняется автоматически. И в том, и в другом случае, если в записи представителя организации заполнено поле ФИО, дательный падеж, в поле Кому его фамилия будет указана в дательном падеже. 

Если же в записи организации нет информации о представителях, поле Кому следует заполнить вручную, указав в нем должность, фамилию и инициалы должностного лица организации-адресата, которому адресован документ.


  1. Для всех адресатов (если их несколько) заполните поля:
  • Вид отправки – способ, которым текущий документ должен быть отправлен адресату;
  • Состав – справочная информация о составе документа (например, «5 листов, Приложение»). Заполняется вводом с клавиатуры. Если в поле Состав основного раздела РК была введена какая-либо информация, она будет автоматически скопирована в это поле;
  • Прим. – произвольная справочная информация.
  1. Если документ должен быть отправлен нескольким представителям организации-адресата, можно скопировать запись этой организации и в поле Кому полученной копии указать ФИО должностного лица, которому направляется документ. 

Чтобы скопировать запись адресата, выделите ее строку в таблице и щелкните на кнопке , расположенной на панели инструментов окна, столько раз, сколько требуется создать копий. 

  1. Если требуется сделать отметку об отправке документа какому-либо адресату, выделите запись этого адресата в таблице и щелкните кнопку  на панели инструментов (или нажмите сочетание клавиш Ctrl + F9). Откроется окно Параметры отправки.

При необходимости, в полях Дата … в отредактируйте дату и время отправки документа (по умолчанию, в них установлены текущие дата и время).

В поле Вид отправки установлено выбранное ранее значение.

Завершив установку параметров отправки, щелкните на кнопке ОK. Установленные значения будут скопированы в поля Дата… в и Вид отправки, соответствующие выбранному адресату.

После регистрации отправки документа он исключается из списка Неотправленные документы функций Реестры внешней отправки документов и Отправка документов (см. разделы «Отправка исходящей корреспонденции. Реестры внешней отправки» и «Отправка документов»).

Внимание.  Сделать отметку об отправке или отменить отправку документа могут только пользователи, обладающие соответствующим правом. Право на редактирование РК для этого не требуется.

  1. Если отметка об отправке документа какому-либо адресату сделана ошибочно, ее можно отменить, выделив этого адресата в списке и щелкнув на кнопке  на панели инструментов (или нажав сочетание клавиш Shift+F9). Снятие отметки об отправке стирает значения в полях Дата и в и возвращает документ в список Неотправленные документы функций Реестры внешней отправки документов и Отправка документов.
  2. В полях Рег. № и Рег. дата устанавливаются регистрационный номер и дата регистрации текущего документа, присвоенные ему при его регистрации в системе «ДЕЛО» адресата. Данные поля заполняются вручную или автоматически в процессе обработки квитанции о регистрации документа, полученной от адресата (см. гл. «Обработка квитков о регистрации»). 
  3. Если требуется удалить какого-либо адресата из списка, выделите его запись в списке адресатов и щелкните кнопку  на панели инструментов (или нажмите сочетание клавиш Ctrl+D).

Внимание.  Удалить внешнего адресата можно, только если у него нет отметки об отправке. Если у внешнего адресата проставлена отметка об отправке, то для того, чтобы его удалить, нужно сначала отменить отправку.

Отменить отправку можно только адресату, не включенному в реестр внешней отправки. Если адресат включен в реестр, то отменить отправку можно только путем исключения его из реестра.

  1. Завершив формирование списка адресатов, щелкните кнопку ОК. Произойдет возврат в окно основного раздела РК, при этом:
  • в РК исходящих (внутренних) документов в поле Адр. появится название первого по списку адресата. Если список адресатов содержит несколько строк, то в скобках рядом с наименование поля будет указано количество адресатов;
  • в РК входящих документов, а также писем и обращений граждан рядом с кнопкой Адресаты в скобках будет указано количество адресатов, а название раздела изменит цвет: