«Адресаты»

Множественный реквизит Адресаты является одним из основных реквизитов РК как исходящих (внутренних) документов, так и входящих документов, а также писем и обращений граждан.

Значениями данного реквизита могут быть:

  • внешние адресаты – организации (их представители) и граждане, которым должен быть отправлен исходящий или, в ряде случаев, входящий документ;
  • внутренние адресаты – должностные лица или подразделения вашей организации, которым должен быть передан внутренний документ. 

 

Замечание. Если в раздел Адресаты добавляется внешний адресат, РК автоматически копируется в список Неотправленные документы (см. описание функций Реестры внешней отправки документов и Отправка документов), т. е. попадает в разряд документов, подлежащих отправке в другие организации (или гражданам).

Значения реквизита Адресаты можно вводить только в окне данного множественного реквизита.

Чтобы при регистрации исходящего (внутреннего) документа ввести адресатов, щелкните на названии поля Адр. или выберите из меню Реквизиты команду Адресаты или нажмите одновременно клавиши Ctrl + Е. 

При регистрации входящего документа (письма гражданина) для перехода к заполнению реквизита Адресаты, щелкните на кнопке с именем Адресаты или выберите команды Реквизиты, Адресаты, или нажмите одновременно клавиши Ctrl + Е.

В обоих случаях открывается окно множественного реквизита Адресаты.

Панель инструментов данного рабочего окна содержит следующие кнопки:

Кнопка

Название или действие

Добавить организацию – внешнего адресата в список;

Добавить гражданина – внешнего адресата в список;

Добавить внутреннего адресата (подразделение или должностное лицо) в список;

Переместить выделенный элемента списка на позицию верх/вниз;

Отметить отправку документа адресату;

Снять отметку отправки документа адресату;

Удалить адресата из списка;

Скопировать записи выбранных адресатов.


Сведения об имеющихся адресатах отображаются в таблице, расположенной в верхней части окна. Заголовки граф таблицы одновременно являются кнопками сортировки адресатов по тому или иному признаку. Графы можно менять местами, выделяя и перетаскивая их заголовки.

В таблице есть графы, в которых отображаются значения, присваиваемые пакетам отправляемых по реестрам документам:

  • № реестра;
  • Тип реестра;
  • № пакета;
  • Почтовый код.

Графы «№ реестра», «Тип реестра», «№ пакета» содержат информацию о реестрах и пакетах, в которые входят документы. Наличие значений в этих графах является признаком того, что документ включен в реестр внешней отправки.

В графе «Почтовый код» значение присутствует только у документов, отправленных по реестрам партионной почты (см. п. «Партионная почта»).