Интерфейс функции «Отправка документов»

При запуске функции Отправка документов главное окно функции открывается в режиме Неотправленные документы. 

Строка меню окна функции в режиме Неотправленные документы имеет следующие пункты:

  • Открыть – содержит команды перехода к режимам функции;
  • Управление – содержит команды работы с РК в текущем режиме (команду просмотра РК, команду отметки отправки документов, команды подготовки и отправки e-mail, команду добавления записи об РК в личную папку, команду отключения автоматического обновления экрана и проч.);
  • Вид – Содержит команды выбора окна открывающегося первым, а также – команды включения / исключения из таблицы, содержащей список записей о неотправленных документах, таких граф, как Краткое содержание, Адрес, Состав, Примечание адресата, Файлы и проч.
  • Окно – содержит команды управления положением  рабочих окон на экране;
  • Справка – включает в себя команды вызова справочной информации;
  • Выход – команда завершения работы с функцией.

Если для какой-либо команды установлены «горячие» клавиши, то они указываются в меню рядом с ней.

На панели инструментов окна функции находятся следующие кнопки: 

Кнопка

Название или Действие

Перейти к режиму Неотправленные документы;

Перейти к режиму Контроль над квитками о регистрации;

Просмотреть РК, запись которой выделена в списке (на просмотр, кроме того, РК можно открыть двойным щелчком мыши); 

Перейти к редактированию данных адресата;

Отметить отправку;

Перейти к поиску записи об РК в списке;

Перейти к установке параметров фильтра. После применения установленных параметров кнопка становится красного цвета: ;

Поместить выделенные в списке записи об РК в личную папку пользователя;

Обновить содержимое экрана;

Выделить все строки списка;

Отменить выделение.

В рабочей области окна находится список записей о документах, готовых к отправке, но еще не отправленных адресатам.

Под документами, готовыми к отправке, подразумеваются документы, имеющие внешних адресатов и не отмеченные как отправленные.

В списке будут представлены записи об РК, доступных данному пользователю для просмотра, зарегистрированных в текущей картотеке. 

Список неотправленных документов оформлен в виде таблицы, каждая строка которой соответствует одной записи о внешнем адресате документа. Если документ должен быть отправлен нескольким адресатам, то одна и та же РК будет представлена в списке несколькими записями (по количеству внешних адресатов, имеющих соответствующий тип отправки). 

Графы таблицы содержат следующую информацию:

  • Идентификатор группы документов, показывающий, какой именно группе соответствует РК:  – входящие,  – письма и обращения граждан,  – исходящие документы
  • № РК – регистрационный номер документа
  • Дата – дата регистрации документа
  • Адресат – сведения об адресате (для организаций – наименование и кому адресован документ; для граждан – ФИО гражданина и город)
  • Вид отправки – способ, которым документ должен быть отправлен адресату
  • Краткое содержание – краткое содержание документа
  • Состав – состав документа
  • Файлы – количество файлов, прикрепленных к РК 
  • Примечание адресата – дополнительная информация, введенная для данного адресата
  • Адрес – почтовый адрес адресата
  • Индекс – почтовый индекс адресата
  • Город – город адресата
  • Регион – регион адресата
  • Гриф доступа – гриф доступа документа

Графы Краткое содержание, Адрес, Состав, Примечание адресата и Файлы отображаются в таблице только в том случае, если в меню Вид отмечены соответствующие пункты.

Заголовки граф таблицы одновременно являются кнопками сортировки. Щелчок на заголовке-кнопке приводит к сортировке записей таблицы в соответствии со значениями данной графы. При этом сортировка производится по алфавиту (от А до Я) для буквенных значений и в порядке возрастания для числовых. Повторный щелчок на названии графы меняет порядок сортировки на противоположный текущему (от Я до А для буквенных значений и в порядке убывания для числовых).

Чтобы выполнить то или иное действие с записью перечня, ее следует предварительно выделить в списке записей о неотправленных документах (возможно выделение нескольких записей одновременно). Если требуется выделить все записи, выберите из меню Управление команду Отметить все или щелкните кнопку  на панели инструментов. Чтобы снять выделение со всех записей в перечне, выберите из меню Управление команду Снять отметку или щелкните кнопку .

Внимание.  Пользователь сам может выбрать режим, окно которого будет открываться первым при запуске функции Отправка документов. Для этого нужно в меню Вид отметить либо команду Открывать экран контроля за квитками при входе в задачу, либо Открывать экран неотправленных документов при входе в задачу. В зависимости от установленных отметок при следующем входе в задачу система открывает указанный экран. Если оба пункта не отмечены, тогда задача начинается с пустого экрана.

Внимание.  Пользователь может по необходимости отключать автоматическое обновление экрана. Для этого нужно в меню Управление отметить команду Отключить автоматическое обновление экрана. Для включения автоматического обновления экрана отметку с этой команды нужно снять.