Добавление гражданина в справочник

Добавлять в справочник информацию о новых гражданах могут только пользователи, обладающие абсолютным правом Добавление организаций и граждан. 

Чтобы добавить нового гражданина в справочник, откройте окно Выбор из справочника «Граждане». Для этого:

  1. Находясь в окне РК:
  • введите в поле Гражд. фамилию гражданина (можно указать несколько первых букв) и нажмите клавишу Enter. Откроется окно выбора значений из справочника Граждане;
  • или щелкните на кнопке , расположенной справа от поля Гражд. Откроется окно выбора значений из справочника Граждане. Если поле Гражд. уже заполнено, данная кнопка будет отсутствовать. Следует создать новое поле для записи. Для этого установите курсор в поле Гражд. и нажмите сочетание клавиш Ctrl + Insert. Откроется новое поле. Справа от него будет находиться кнопка .
  1. Находясь в окне Корреспонденты, щелкните на кнопке , расположенной на панели инструментов этого окна. Откроется окно выбора значений из справочника Граждане.

В окне выбора значений из справочника, щелкните на кнопке , расположенной в левом верхнем углу. Откроется соответствующее окно.

Заполните поля окна (при отсутствии каких-либо сведений оставляйте соответствующие поля незаполненными):

  • Фамилия – фамилия, имя и отчество гражданина;
  • Город:
  • для жителей административных центров субъектов РФ – название административного центра (например, Москва, Казань);
  • для остальных – название субъекта РФ (например, Московская обл., Татарстан), которые рекомендуется дублировать в поле Регион (при этом эти данные должны быть заранее внесены в справочник Регионы).
  • Индекс – почтовый индекс;
  • Телефон – номер контактного телефона;
  • Адрес – почтовый адрес гражданина;
  • Регион – название региона. Поле заполняется выбором нужного значения из справочника Регионы или с помощью автопоиска.
  • Статус – значение статуса заявителя (правила заполнения поля аналогичны правилам заполнения поля Регион);

Внимание. Заполнение полей Регион и Статус в дальнейшем даст возможность проводить анализ документооборота по различным характеристикам заявителей.

  • Категория – категория адресата, к которой относится гражданин. Нужное значение выбирается из раскрывающегося списка, содержащего элементы справочника Категории адресатов. Значение категории адресата определяет тип реестра рассылки, в который попадает документ, отправляемый данному гражданину;
  • Пол – пол гражданина. Задается установкой соответствующего переключателя (Муж., Жен.). По умолчанию установлен переключатель Не указан;
  • ИНН – идентификационный номер налогоплательщика;
  • Паспорт серия, № и выдан – паспортные данные гражданина;
  • Е-mail – адрес электронной почты гражданина, по которому будет осуществляться отправка документов, зарегистрированных в системе;
  • ЭЦП и Шифрование – данные флажки неактивны в окне с реквизитами гражданина при работе в модуле Документы. Изменять значение данных флажков может только системный технолог, редактируя реквизиты организации в модуле Справочники. 

Внимание. «ЭЦП и шифрование» является дополнительно закупаемой опцией и не входит в стандартный комплект поставки системы «ДЕЛО».

  • В формате – положением переключателя укажите, в каком формате следует отправлять гражданину документы в электронном сообщении:
  • «Старый паспорт» - будет формироваться паспорт РК старого образца - служебный файл regcard.txt;
  • «Паспорт XML» - будет формироваться паспорт РК нового образца - служебный файл passport.xml. Значение установлено по умолчанию;
  • DOCX – паспорт РК в формате xml и прикрепленные к РК файлы «упаковываются» в документ pack.docx, в котором паспорт РК имеет более удобное для пользователя представление.

Внимание. При работе на ОС Windows 2000 отправка документов в формате DOCX невозможна.

Внимание. При сохранении элемента система проверяет значение реквизитов «E-mail» и «В формате» на совпадение с аналогичными реквизитами других элементов справочников «Граждане» и «Список организаций». Если обнаруживается еще один элемент с таким же значением E-mail, но другим форматом сообщения, появляется системное предупреждение, в котором требуется подтвердить сохранение информации. 

Завершите формирование записи гражданина, щелкнув на кнопке Записать для сохранения внесенных данных. 

Если требуется добавить еще один элемент в справочник, вместо кнопки Записать щелкните кнопку Добавить. При этом информация, введенная в текущем окне, будет сохранена, окно закроется. Откроется новое окно для формирования реквизитов очередного элемента справочника. Повторите процедуру заполнения полей.