Папка «Неотправленные документы»

Чтобы открыть папку Неотправленные документы, выберите в меню Открыть одноименную команду или щелкните кнопку  на панели инструментов. Откроется окно данной папки.

Помимо кнопок, общих для всех панелей, панель инструментов папки Неотправленные документы содержит кнопки  (Принять к отправке) и  (Принять в «закрытый» реестр) которые дублируют команды сортировки документов по реестрам (меню Управление). Эти кнопки активны в том случае, если выделена хотя бы одна запись.

Окно содержит оформленный в виде таблицы список записей о неотправленных документах (не включенных в текущие или закрытые реестры), в дополнительном разделе РК Адресаты которых содержатся реквизиты внешних адресатов (организаций или граждан), а признак отправки не проставлен (документы не входят ни в один из отправленных реестров).

Если один и тот же документ имеет нескольких внешних адресатов, то в списке записей о неотправленных документах такой документ будет представлен несколько раз – по количеству адресатов.

Таблица неотправленных документов имеет следующие графы:

  • Графа типа документа – тип документа обозначается определенным значком:  – входящий,  – исходящий,  – письма и обращения граждан;
  • № РК – регистрационный номер документа;
  • Дата – дата регистрации документа;
  • Вид отправки – способ отправки документа;
  • Адресат – реквизиты адресата документа. Если адресат – организация, то в графу выводятся значения реквизитов адресата Адресат (краткое наименование) и Кому. Если адресат – гражданин, то в графу выводятся фамилия и город проживания гражданина.

Внимание.  Если в меню Вид вместо признака Адресат установлен признак Краткое содержание, то вместо реквизитов адресатов в последнюю графу таблицы будет выводиться текст краткого содержания документа.

Наименования граф таблицы одновременно являются кнопками для сортировки списка по содержимому соответствующих граф.

Смена категории адресата:

  1. Выделите в списке записи о документах, адресатам которых требуется изменить категорию.
  2. Выберите из меню Управление команду Сменить категорию или щелкните на кнопке  на панели инструментов. Откроется окно списка возможных категорий.
  3. Выделите в списке требуемую категорию (для снятия категории выберите строку «<нет категории>»).
  4. Щелкните на кнопке Записать. Для адресатов выделенных неотправленных документов установится выбранная категория.

Внимание.  С помощью команд Подготовить E-mail и Отправить E-mail меню Управление РК, выделенные в списке окна Неотправленные документы, можно отправить адресатам при помощи электронной почты. Подробнее о работе с электронной почтой см. посвященный этому раздел.

Система поддерживает возможность отсылки сразу нескольких РК, записи о которых выделены в списке. Если выделенные записи соответствуют одной РК, направляемой нескольким разным адресатам, то формируется одно окно сообщения, где в поле Кому перечислены все адресаты. Если выделенные записи соответствуют нескольким РК и у них один адресат, то сообщения формируются для каждой РК отдельно. Перед формированием нескольких сообщений появляется предупреждение, в котором указывается количество сообщений.