Функция «Реестры внешней отправки документов»

Запуск функции «Реестры внешней отправки документов»:

  1. Запустите модуль «Документы». Откроется начальное окно системы «ДЕЛО».
  2. Щелкните на кнопке РЕЕСТРЫ внешней отправки документов. Откроется главное окно функции, содержащее рабочее окно Неотправленные документы.

Внимание.  Записи обо всех РК документов, у которых в дополнительный раздел Адресаты вводятся записи о внешних адресатах, а отметка об отправке не установлена, автоматически копируются в папку Неотправленные документы.

Неотправленный документ может быть включен в один из реестров рассылки. Основными критериями при определении того или иного реестра, в который включается документ, являются:

  • Категория адресата – признак, присваиваемый внешнему адресату (организации или гражданину) при включении его в системный справочник или при установлении категории в режиме Неотправленные документы задачи Реестры. Данный признак объединяет внешних адресатов по, например, принадлежности к одному региону (Москва, СНГ, Дальний Восток) или к одному ведомству (Минобороны, Минэкономики) и т. п.;
  • Вид отправки – способ отправки документа. Все возможные способы отправки документа должны быть включены в справочник Виды доставки;
  • Тип реестра – признак реестра рассылки, устанавливающий, что в реестр с данным типом должны попадать документы, направленные адресатам определенной категории и с помощью определенного вида отправки. Все возможные типы реестров должны быть включены в справочник Типы реестров.

Первоначально запись об РК отсылаемого документа перемещается в реестр из числа текущих реестров. Сортировка документов по текущим реестрам происходит в зависимости от того, к какой категории относится адресат, а также от вида отправки документа.

После того, как текущие реестры рассылки сформированы, им следует придать статус Закрытых реестров. Такие реестры могут быть напечатаны и, при необходимости, дополнены новыми документами. На данном этапе рекомендуется редактирование реестров, включая перераспределение документов между пакетами – группами документов, отправляемых в один и тот же адрес.

Факт отправки реестра должен сопровождаться переводом реестра в статус Отправленных реестров. Такие реестры могут быть доступны для редактирования. Это сделано на случай крайней необходимости, когда требуется отправить дополнительные документы именно по данному реестру.