Групповое удаление РК или файлов РК

Процедура группового удаления позволяет удалять из БД системы большие массивы РК документов (например, «отработанные» РК прошлых лет). Кроме того, по выбору пользователя, возможно удаление не самих РК, а только прикрепленных к ним файлов. Это позволяет освободить часть места в базе данных системы.

Данная процедура осуществляется в личных папках пользователя, предназначенных для хранения РК документов. 

Выполнять групповое удаление РК или файлов РК может только пользователь, наделенный абсолютным правом Групповое удаление РК.

Прежде чем удалить РК документов или файлы РК из БД, система проверяет возможность выполнения удаления данным пользователем. Пользователь может выполнить групповое удаление только в отношении тех РК, которые отвечают следующим условиям:

  • РК доступны пользователю для просмотра (т.е. относятся к разрешенным ему группам документов и имеют один из грифов доступа, с которыми данный пользователь может работать);
  • Пользователь обладает правом Удаление РК хотя бы в одной из картотек, которым принадлежат удаляемые РК документов.

Доступные пользователю для удаления РК проверяются, также,  на наличие в них записи о списании документа в дело. Если документ списан в дело, которое подлежит сдаче в архив, но не имеет отметки о сдаче, то удалять РК (или файлы РК) такого документа не рекомендуется. При обнаружении РК документов, подлежащих сдаче в архив, система выдает предупреждающее сообщение.

Удаление РК или файлов РК из БД системы:

  1. Откройте личную папку, содержащую РК документов.
  2. Выделите РК, подлежащие удалению (или файлы которых подлежат удалению), и выберите из меню Управление команду Групповое удаление РК (данная команда присутствует в меню только в том случае, если пользователь обладает соответствующим абсолютным правом). На экране появится окно.

Если среди отмеченных для процедуры будут обнаружены РК, в отношении которых данный пользователь не имеет права выполнения группового удаления, или РК документов, подлежащих сдаче в архив, но еще не переданных на архивное хранение, в строках Недоступно вам для удаления … РК и Подлежат сдаче в архив, но не сданы … РК будет указано их количество. 

  1. Пользователь может исключить записи о таких РК из списка отмеченных для процедуры или изъять их из текущей личной папки. Для выполнения одного из этих действий щелкните на кнопке Снять отметку или Изъять из папки, расположенной справа от соответствующей строки.
  2. Завершив подготовку к групповому удалению РК, нажмите кнопку Удалить отмеченные РК или Удалить файлы отмеченных РК для запуска соответствующей процедуры:
  • Удалить отмеченные РК - все выделенные в папке РК, доступные пользователю для удаления, будут удалены из БД системы. РК, недоступные для удаления, не удаляются. При удалении РК, подлежащих сдаче в архив, выдается предупреждающее сообщение.
  • Удалить файлы отмеченных РК – все файлы (включая файлы отчетов исполнителей), прикрепленные к отмеченным РК, будут удалены из БД системы. При этом сами РК в БД останутся. В РК, недоступных для удаления, файлы не удаляются. При удалении файлов из РК, подлежащих сдаче в архив, выдается предупреждающее сообщение.

Протокол группового удаления выводится в файл, находящийся в папке, указанной в поле Файл отчета. 

Если в процессе подготовки к групповому удалению, какие-либо записи об РК были исключены из списка отмеченных для процедуры, но оставлены в личной папке пользователя, то при выделении в папке этих записей об РК в области комментария будет отображаться  соответствующая информация: «РК не доступна для удаления» или «Документ не сдан в Архив (дело № …)».